Työntekijän sähköposti ja matkapuhelin työsuhteen päättyessä

1568/452/2006

Asian kuvaus:

Työnantaja oli taloudellisista ja toiminnallisista syistä irtisanonut työsuhteen, johon oli liittynyt oma sähköpostiosoite etunimi.sukunimi@OyAb.fi työnantajan tietojärjestelmässä sekä työnantajan matkapuhelin liittymänumeroineen. Työntekijä katsoi, ettei työnantajalla ole oikeutta lukea työntekijöidensä sähköpostia ja tiedusteli
1. voiko hän tuhota saapuneet ja lähteneet sähköpostinsa ja
2. onko hän oikeutettu vaatimaan työantajaa sulkemaan sähköpostitilinsä, siis
totaalisesti sulkemaan eikä mahdollisesti varustamaan sitä ”välitä edelleen”
toiminnolla.

Koska matkapuhelinnumero on levinnyt laajalti myös omien henkilökohtaisten sidosryhmien tietoon, työntekijä tiedusteli vielä,
3. onko hän oikeutettu vaatimaan matkapuhelinnumeroa itselleen ja
4. onko hän oikeutettu vaatimaan kyseisen liittymänumeron sulkemista.

Tietosuojavaltuutetun vastaus:

1.
Laissa yksityisyyden suojasta työelämässä (työelämän tietosuojalaki) tai henkilötietolaissa ei säädetä siitä menettelystä, miten työntekijän tulee toimia työpaikan sähköpostijärjestelmän sähköpostiviestinnän osalta työsuhteen päättymistilanteessa. Sovellettavaksi tulevat työelämän tietosuojalain 18-21 §:t ja sähköisen viestinnän tietosuojalaki (516/2004), yleiset velvoiteoikeudelliset säännöt sekä työlainsäädäntö. Sähköisen viestinnän tietosuojalain 4 §:ssä säädetään sähköisen viestinnän luottamuksellisuudesta. Saman lain 8 §:n yleisten käsittelysääntöjen mukaan viestin lähettäjä tai se, jolle viesti on tarkoitettu, voi käsitellä omia viestejään ja niihin liittyviä tunnistamistietoja, jollei jäljempänä laissa tai muussa laissa toisin säädetä.

Tietosuojavaltuutetun mukaan viestinnän osapuoli päättää itse, miten hän toimii vastaanottamansa viestin osalta, esim. lähettää viestin edelleen, poistaa tai hävittää/tuhoaa viestin. Tältä osin työntekijä voi itse päättää, miten hän menettelee työpaikkansa sähköpostiin tulleiden viestien osalta. Työelämän tietosuojalain perusteluissa (HE 162/2003, 19 §:n yksityiskohtaiset perustelut) todetaan, että työnantajan on tarjottava työsuhteen päättymistilanteissa lain 18 §:ssä tarkoitettuja vaihtoehtoja (esim. poissaolovastauksen asettaminen, viestien ohjaaminen toiselle henkilölle tai suostumuksen antaminen viestien avaamiseen) työntekijälle ennen viestien esille hakemisen aloittamista. Näin työntekijä voi itse omilla toimenpiteillään vaikuttaa siihen, että luottamuksellisen sähköpostiviestin suoja toteutuu, esimerkiksi poistamalla tällaiset viestit. Tietosuojavaltuutetun mielestä työnantajan taholta on asiamukaista antaa työntekijälle työsuhteen päättymistilanteissa mahdollisuus käydä läpi omat sähköpostiviestinsä mm. yksityisten luottamuksellisten viestien poistamistarkoituksessa.

Tietosuojavaltuutettu kiinnitti lisäksi huomiota siihen, että työnantajalla on työn johto- ja valvontaoikeuden eli direktio-oikeuden nojalla oikeus määrätä siitä, miten ja millä tavoin työntekijän tulee työtehtäviään hoitaa. Työnantaja voi määrätä työntekijän hoitamaan loppuun asiakassuhteen vaatiman kirjeenvaihdon myös sähköpostin osalta ja toimittamaan työtehtäviin liittyvät, organisaatiolle (oikeushenkilölle) kuuluvat asiakirjat ja liikekirjeenvaihdon organisaation käyttöön. Työntekijän sähköpostiin tulleen organisaatiolle kuuluvan liikekirjeenvaihdon tai asiakirjojen tuhoaminen saattaa puolestaan johtaa työntekijän työoikeudellisten velvoitteiden rikkomiseen tai työnantajan omaisuuden tuhoamiseen. Työntekijä vastaa työnantajalleen näiden työvelvoitteiden täyttymisestä sekä siitä, ettei syyllisty johonkin rikoslaissa rangaistavaksi säädettyyn tekoon edellä mainitun kaltaisella liikekirjeenvaihdon ja/tai asiakirjojen hävittämisellä.

Asiaan liittyy erityisesti myös työelämän tietosuojalain 21 §:n mukainen yhteistoimintavelvoite sähköpostin ja tietoverkkojen käytöstä työpaikoilla. Lain mukaan työnantaja on velvollinen määrittelemään yhteistoiminnasta yrityksissä annetussa laissa (725/1978) säädetyn yhteistoiminta- ja kuulemismenettelyn jälkeen työpaikan sähköpostikäyttösäännöt sekä tiedottamaan työntekijöille sääntöjen käytöstä. Tietosuojavaltuutetun käsityksen mukaan työnantajan tulee määritellä myös työsuhteen päättymistilanteissa sovellettavat menettelytavat sekä työntekijöiden sähköpostiviestien läpikäymisestä ja hävittämisestä että työnantajalle kuuluvien viestien ja liikekirjeenvaihdon käsittelystä. Säännös ohjaa määrittelemään etukäteen avoimet pelisäännöt sähköpostin käytön osalta sekä antamaan menettelytapaohjeet mm. organisaatiolle kuuluvan liikekirjeenvaihdon, asiakirjojen sekä asiakasviestinnän käsittelystä.

2.
Työntekijällä on oikeus vaatia työantajaa sulkemaan sähköpostitilinsä kokonaan. Tältä osin tietosuojavaltuutettu viittasi aiempaan kannanottoonsa 10.9.2004 dnro1278/452/2004. Siinä hän on todennut, että työsuhteen päättyessä ei ole enää olemassa henkilötietolain 8.1 §:n 5 kohdan mukaista asiallista perustetta käsitellä työntekijän sähköpostitiliä, joten työnantajan tulee viestinnän minimoimiseksi sulkea pois lähteneen työntekijän sähköpostiosoite. Työntekijän tuleekin ensisijaisesti kääntyä entisen työnantajansa puoleen ja vaatia tältä sähköpostin sulkemista henkilötietolain 29.1 § mukaisesti. Vielä tietosuojavaltuutettu korosti, että lähtökohtaisesti sähköpostiosoitteen auki pitäminen ja viestin kääntäminen ”välitä edelleen” toiminnolla vaatii työelämän tietosuojalain 18-20 §:n säännösten mukaisesti ensisijaisesti työntekijän suostumuksen, silloin kun kyse on työsuhteen päättymistilanteesta. Sähköpostin sulkemista on vaadittava itse työnantajalta (rekisterinpitäjä).

3. ja 4.
Työnantajan työntekijän käyttöön antaman matkapuhelimen eli työsuhdepuhelimen osalta ei säädetä henkilötietolaissa eikä työelämän tietosuojalaissa. Sovellettavaksi tulevat säännöt sähköisen viestinnän tietosuojalain (516/2004) 2 §:n 10 ja 11 kohtien mukaisesti työnantajasta tilaajan ja/tai yhteisötilaajan roolissa. Tietosuojavaltuutetun käsityksen mukaan työnantaja matkapuhelinliittymän tilaajana toimii lain tarkoittamana tilaajana ja/tai yhteisötilaajana, jolla on oikeus päättää omien liittymiensä avaamisesta, sulkemisesta ja siirtämisestä. Mikäli itse matkapuhelinlaite on työnantajan hankkima, kuuluu tämä omaisuus lähtökohtaisesti työnantajalle. Työntekijällä ei siten ole oikeutta vaatia itselleen ja omiin nimiinsä käytössään ollutta matkapuhelinta, liittymää tai numeroa eikä oikeutta vaatia sulkemaan liittymää. Työntekijä voi kuitenkin yrittää neuvotella työnantajan kanssa matkapuhelinnumeron mahdollisesta siirrosta tai sulkemisesta ja mikäli työnantaja siihen suostuu, voidaan asiasta sopia sopimusoikeudellisin keinoin. Tilaajan ja yhteisötilaajia koskevan lainsäädännön ja sähköisen viestinnän tietosuojalain tulkinta tältä osin kuuluu Viestintäviraston toimivaltaan.