Omien keskustelujen ja puheluiden nauhoittaminen työpaikalla

Ratkaistava asia
Työsuojeluvaltuutettu kysyi, saako työntekijä nauhoittaa esimiehen kanssa käytäviä suullisia keskusteluja omien muistiinpanojen tekemistä varten työpaikkakiusaamistilanteessa? Jos myöhemmin muistiinpanojen todenperäisyys kiistetään, onko mahdollista antaa esimerkiksi työsuojeluvaltuutetun ja työsuojelupäällikön kuunnella nauhoitus?

Kannanotto
Yleisenä ohjauksena tietosuojavaltuutettu totesi, että työntekijä saa nauhoittaa puhelut ja keskustelut, joihin itse osallistuu. Tällöin ei voine syyllistyä rikoslaissa tarkoitettuun salakuunteluun. Hyviin ja asianmukaisiin tapoihin työpaikalla kuulunee kuitenkin ilmoittaa toiselle osapuolelle nauhoittamisesta, varsinkin jos keskustelu on tarkoitus käydä luottamuksellisesti kahden osapuolen, esimerkiksi työntekijän ja esimiehen välillä.Omista keskusteluistaan voi myös tehdä muistiinpanoja itselleen.

Eri asia on, miten aikoo nauhoitteitaan jatkossa käyttää. Annettaessa nauhoitteita muiden kuultavaksi tulisi ottaa huomioon, ettei samalla syyllistytä toisen kunnian loukkaamiseen, yksityiselämää loukkaavaan tiedon levittämiseen tai paljasteta salassa pidettäväksi säädettyä tietoa (esim. yrityssalaisuus, terveydentilaa koskevat tiedot). Tietosuojavaltuutetulla ei ole toimivaltaa ratkaista, millä tavoin nauhoitetta voidaan käyttää tai kenelle se voidaan antaa. Työntekijän suorittama nauhoittaminen ja muistiinpanojen tekeminen jäänee yleensä henkilötietolain soveltamisalan ulkopuolelle tavanomaisiin yksityisiin tarkoituksiin suoritettuna henkilötietojen käsittelynä. Sitä vastoin työnantajan, työsuojeluvaltuutetun ja työsuojelupäällikön rekisterinpitäjinä kerätessä ja käsitellessä työntekijöiden henkilötietoja nauhoitteiden avulla, tulee ottaa huomioon henkilötietolain ja työelämän tietosuojalain velvoitteet mm. etukäteisestä informoinnista.

Työsuojeluvaltuutetulle ja työsuojelupäällikölle voidaan tehdä ilmoitus esimerkiksi työpaikalla tapahtuvasta häirinnästä siten kuin työturvallisuuslaissa (19 §, 28 §) ja laissa työsuojelun valvonnasta ja työpaikan työsuojeluyhteistoiminnasta säädetään. Harkittavaksi jää tällöin nauhoitteen käyttäminen ilmoituksen yhteydessä ja asiassa tulisi huomioida edellä mainitut seikat luottamuksellisuudesta, kunnianloukkauksesta ja salassapitosäännöksistä.

Sovelletut säännökset
Henkilötietolaki 2.3 §