Framsida » Frågor » Arbetsliv

Arbetsliv

Vilka personuppgifter får arbetsgivaren behandla om sina arbetstagare?

Om behandlingen av de anställdas personuppgifter stadgas det i lagen om integritetsskydd i arbetslivet (759/2004). Enligt denna lag får arbetsgivaren endast behandla personuppgifter som är omedelbart nödvändiga för den anställdas arbetsförhållande och som anknyter sig till

  • utövning av rättigheterna och förpliktelserna av arbetsförhållandets parter eller
  • förmåner som arbetsgivaren erbjuder åt sina anställda eller
  • beror på arbetsuppgifternas skärskillda natur.

Avvikelser från relevanskravet kan inte göras med arbetstagarens samtycke. Arbetsgivaren får alltså inte behandla vad som helst för personuppgifter om sina anställda.

Det stadgas dessutom skilt om uppgifter om hälsotillstånd och personkreditupplysningar i lagen om integritetsskydd i arbetslivet (5 § och 5 a §).

Läs mer: Arbets- och näringsministeriets broschyr Integritetsskydd i arbetslivet

Får arbetsgivaren läsa sina anställdas e-postmeddelanden?

Kommunikation per e-post är konfidentiellt. Arbetsgivaren får dock under de förutsättningar som det stadgas om i lagen om integritetsskydd i arbetslivet (759/2004) hämta eller öppna elektroniska meddelanden som arbetstagaren tagit emot eller skickat på en e-postadress som arbetsgivaren ställt till arbetstagarens förfogande.

Som förutsättning är att arbetsgivaren har strävat efter att det inte skulle tillkomma ett behov att behandla e-postmeddelanden. För detta bör arbetsgivaren ge arbetstagaren en möjlighet till följande åtgärdar:

- arbetstagaren kan skicka med hjälp av den automatiska svarsfunktionen i det elektroniska postsystem som används avsändaren en anmälan om sin frånvaro och om hur länge frånvaron fortgår samt information om den person som sköter uppgifter som hör till den frånvarande arbetstagaren.

- arbetstagaren kan styra meddelandena till en annan av arbetsgivaren för denna uppgift godkänd person eller till en annan av arbetsgivaren godkänd adress i arbetstagarens eget bruk, eller

- arbetstagaren kan ge sitt samtycke till att i hans eller hennes frånvaro någon annan av honom eller henne utsedd person som arbetsgivaren godkänt för uppgiften kan ta emot meddelanden som skickats till arbetstagaren för att reda ut om det meddelande som skickats till arbetstagaren klart är avsett för arbetsgivaren för utförande av arbetsuppgifter och som arbetsgivaren för att kunna ordna verksamheten eller arbetsuppgifterna på ett ändamålsenligt sätt måste få vetskap om.

Hämtning av elektroniska meddelanden som tillhör arbetsgivaren

Arbetsgivaren har på basis av uppgifter om meddelandets avsändare, mottagare eller rubrik rätt att ta reda på om arbetstagaren i sin frånvaro har mottagit eller omedelbart före frånvaron har skickat eller mottagit meddelanden som hör till arbetsgivaren och som det är nödvändigt att arbetsgivaren får vetskap om för att kunna slutföra förhandlingar i anslutning till sin verksamhet, betjäna kunder eller i övrigt trygga sina funktioner, om:

  1. arbetstagaren sköter sina uppgifter självständigt för arbetsgivarens räkning och arbetsgivaren inte har något system med hjälp av vilket de ärenden som sköts av arbetstagaren och deras behandlingsskeden antecknas eller på annat sätt kan klarläggas;
  2. det på grund av arbetstagarens uppgifter och de ärenden som är anhängiga är uppenbart att meddelanden som hör till arbetsgivaren har skickats eller mottagits;
  3. arbetstagaren tillfälligt är förhindrad att utföra sina arbetsuppgifter och arbetsgivaren inte får tillgång till de meddelanden som hör till denna, trots att arbetsgivaren sörjt för sin omsorgsplikt, och
  4. arbetstagarens samtycke inte kan erhållas inom rimlig tid och utredningen av ärenden inte får fördröjas.

Med hjälp av den person som har befogenheter som systemadministratör kan arbetsgivaren hämta den ovan nämnda utredningen. Uppgifter om meddelandets avsändare, mottagare eller rubrik får inte behandlas i större omfattning än vad som är nödvändigt för syftet med hämtningen av meddelandet.

Leder hämtningen av meddelandet inte till att meddelandet öppnas skall om hämtningen utarbetas en rapport som undertecknas av de personer som deltagit i hämtningen. Från rapporten bör det framgå varför meddelandet hämtades, tidpunkten och vem som utförde hämtningen. Rapporten skall utan obefogat dröjsmål tillställas arbetstagaren vars e-post har behandlats.

Öppnande av elektroniska meddelanden som tillhör arbetsgivaren

Är det på basis av det ovan skildrade hämtningen av meddelandet uppenbart att ett meddelande som arbetstagaren mottagit eller skickat klart hör till arbetsgivaren och att arbetsgivaren måste få vetskap om innehållet för att kunna slutföra förhandlingar i anslutning till sin verksamhet, betjäna kunder eller trygga sina funktioner och det inte går att få kontakt med avsändaren eller mottagaren för att ta reda på meddelandets innehåll eller för att få det sänt till en annan adress som arbetsgivaren uppger, får arbetsgivaren öppna meddelandet.

Arbetsgivaren får öppna meddelandet med hjälp av den person som har befogenheter som systemadministratör och i närvaro av en annan person.

Över öppnandet skall utarbetas en rapport som undertecknas av de personer som deltagit i öppnandet och av vilken framgår vilket meddelande som öppnats, varför meddelandet öppnats, tidpunkten och vem som utförde öppnandet samt till vem uppgift om meddelandets innehåll har givits. Rapporten skall utan obefogat dröjsmål tillställas arbetstagaren.

Ett öppnat meddelande skall sparas och uppgifter om meddelandets innehåll och avsändare får inte behandlas i större omfattning än vad som är nödvändigt för syftet med öppnandet av meddelandet.

De personer som har deltagit i hämtningen och/eller öppnandet av e-postmeddelandet får inte röja meddelandets innehåll för utomstående medan arbetsavtalsförhållandet pågår eller efter att det har upphört.

Behandling av arbetstagarnas e-post skall enligt lagen om samarbete inom företag behandlas vid samarbetsförhandlingar. I företag som inte är beträffade av lagen om samarbete inom företag och i offentligrättsliga samfund, skall arbetsgivaren innan beslutsfattande bereda åt sina anställda eller deras representanter tillfälle att bli hörda om de ovan nämnda sakerna.

Efter samarbetsförfarandet eller förfarandet med hörande skall arbetsgivaren definiera användningen av e-post och datanät och informera arbetstagarna om detta. I praktiken betyder detta att arbetsgivaren bör göra upp skriftliga uppförandekodex för e-post och datanät och informera arbetstagarna om dessa.

Läs mer:

Arbets- och näringsministeriets broschyr Integritetsskydd i arbetslivet

Dataombudsmannens avgörande: Arbetstagarens e-post och mobiltelefon vid arbetsförhållandets upphörande

När och hur får arbetsgivaren behandla uppgifter om arbetstagares hälsotillstånd?

Om behandlingen av uppgifter om den anställdas hälsotillstånd stadgas det i lagen om integritetsskydd i arbetslivet (759/2004) samt i särskilda lagar.

Arbetsgivaren har rätt att behandla uppgifter om en arbetstagares hälsotillstånd (t.ex. diagnosuppgifter), om behandlingen av uppgifterna behövs för

  • utbetalning av lön för sjukdomstid eller
  • därmed jämställbara förmåner i anslutning till hälsotillståndet eller
  • för utredning av om det finns grundad anledning till frånvaro från arbetet eller
  • om arbetstagaren uttryckligen önskar att hans eller hennes arbetsförmåga utreds på basis av uppgifterna om hälsotillstånd.

Arbetsgivaren har rätt att samla in uppgifter om arbetstagarens hälsotillstånd hos arbetstagaren själv eller med arbetstagarens skriftliga samtycke hos någon annan

Arbetsgivaren skall förvara arbetstagarens läkarintyg och -utlåtande samt andra dokument som innehåller uppgifter om hälsotillstånd åtskilt från andra personuppgifter om arbetstagaren. Anteckningar om hälsotillstånd får inte heller sparas i samband med arbetsgivarens andra personregister, t.ex. löneförvaltningens register.

Arbetsgivaren och de som möjligtvis behandlar uppgifter om hälsotillstånd för arbetsgivarens räkning har tystnadsplikt och får inte röja uppgifterna för utomstående.

Ett sådant läkarintyg eller läkarutlåtande om arbetsförmågan som arbetstagaren lämnat till arbetsgivaren får dock lämnas till den som producerar företagshälsovårdstjänster, om inte arbetstagaren har motsatt sig detta.

Läs mer:

Arbets- och näringsministeriets broschyr Integritetsskydd i arbetslivet

Dataombudsmannens avgörande Behandlande av uppgifter om arbetstagares hälsotillstånd och sjukfrånvaron på arbetsplatsen samt överlämnandet av dessa uppgifter i samarbetet mellan arbetsgivaren och företagshälsovården

Dataombudsmannens avgörande Yppande av uppgifter om sjukfrånvaro på jobbet

Får man ha kameraövervakning på arbetsplatsen?

Om kameraövervakning som utförs på arbetsplatser regleras det i lagen om integritetsskydd i arbetslivet (759/2004).

Arbetsgivaren får utöva kameraövervakning som kontinuerligt förmedlar bild eller spelar in, ifall det är frågan om

  • tryggande av säkerheten av de anställda och andra personer som vistas i utrymmena
  • skyddande av egendom
  • övervakning av vederbörlig funktion av produktionsprocesser eller
  • förebyggning eller utredning av situationer som äventyrar säkerheten, egendom eller produktionsprocesser.

Kameraövervakning får inte utövas på en toalett, i ett omklädningsrum eller på någon annan motsvarande plats eller i andra personalutrymmen eller i ett arbetsrum som har getts åt den anställdas till hans eget bruk.

Kameraövervakning får inte användas för observation av en viss arbetstagare. Arbetsgivaren får dock rikta kameraövervakning mot ett visst arbetsställe där arbetstagare arbetar, om observationen är nödvändig för att t.ex. hindra uppenbar risk för våld i anslutning till arbetstagarens arbete eller för att hindra och utreda brott mot egendom, om en väsentlig del av arbetstagarens arbete består i att hantera egendom som är betydande beträffande värde eller kvalitet (såsom pengar, värdepapper eller värdeföremål).

Syftet med, ibruktagandet av och metoderna för kameraövervakning, som riktar sig på de anställda, skall enligt lagen om samarbete inom företag behandlas vid samarbetsförhandlingar. I företag som inte är beträffade av lagen om samarbete inom företag och i offentligrättsliga samfund, skall arbetsgivaren innan beslutsfattande bereda åt sina anställda eller deras representanter tillfälle att bli hörda om de ovan nämnda sakerna.

Läs mer:

Arbets- och näringsministeriets broschyr Integritetsskydd i arbetslivet

Får arbetsgivaren följa eller övervaka sina anställdas användning av internet?

Arbetsgivaren har rätt att leda arbetet och utöva utsikt (s.k. direktionsrätt). På basen av detta kan arbetsgivaren definiera den enstaka arbetstagarens arbetsuppgifter, ge instruktioner om arbetet och övervaka arbetsprestationerna.

Det att arbetsgivaren har rätt att leda arbetet och utöva utsikt berättigar dock inte arbetsgivaren att övervaka, följa och iaktta arbetstagaren på så vis att arbetstagaren skulle samla in och/eller gå igenom identifieringsuppgifter som gäller arbetstagarens Internt-surfning. Arbetstagaren kan inte heller på ett hållbart sätt ge sitt samtycke till att arbetsgivaren skulle övervaka arbetstagarens Internet-surfning. I Finlands grundlag stadgas det om rätt till konfidentiell kommunikation, och detta gäller också Internet-surfning och identifieringsuppgifter som samlas i samband med surfningen.

Arbetsgivaren kan dock bestämma om användningsregler för datanät och om man överhuvudtaget får surfa på Internet på arbetsplatsen och ifall man får, på hurudana sidor. Arbetsgivaren kan möjligtvis också förhindra tillträde till vissa sidor.

Läs mer:

Dataombudsmannens avgörande Övervakning på arbetsplatsen av användning av internet och arbetstagarnas bläddrande bland nätsidor eller sk. nätsurfande

http://www.tietosuoja.fi/sv/index/ratkaisut/internetinkaytonjatyontekijoidenverkkose.html

Får arbetsgivaren lokalisera sina arbetstagare?

Lokalisering av arbetstagare är teknisk övervakning. Lokalisering är möjligt ifall arbetsgivaren kan påvisa ett behov och att det är sakligt motiverat. Som grund för lokalisering kan man t.ex. nämna tryggande av arbetstagarnas säkerhet och fördelning av resurser (t.ex. fordon) till rätt platser.

Dataombudsmannen anser som utgångspunkt att lokaliseringsuppgifter inte skall användas till övervakning av arbetsrättsliga förpliktelser, som t.ex. kontroll av arbetstid. Ett sådant användningsändamål är i vanliga fall inte motiverat.

Användning av lokalisering för övervakning och uppföljning av arbetstid kan dock vara möjligt ifall arbetstagaren arbetar helt och hållet eller till största delen annanstans än i arbetsgivarens utrymmen och ifall arbetsgivaren inte har andra metoder, som gör mindre intrång på integritetsskyddet, till sitt förfogande.

Ifall det är meningen att ett lokaliseringssystem användas till övervakning och uppföljning av arbetstid, skall arbetsgivaren på förhand definiera detta som användningsändamål för lokaliseringen. Ifall detta inte har definierats på förhand och ifall man inte har behandlat ärendet vid samarbetsförhandlingar på arbetsplatsen, bör man inte använda lokaliseringsuppgifter till övervakning av efterföljande av villkorna för arbets- eller tjänsteförhållandet.

Enligt lagen om integritetsskydd i arbetslivet (759/2004) 21 § skall lokalisering av arbetstagare behandlas vid ett samarbetsförfarande eller vid ett förfarande med hörande. Efter samarbetsförfarandet eller förfarandet med hörande skall arbetsgivaren informera arbetstagarna om ibruktagandet av övervakningen, syftet med ibruktagandet av och metoderna för övervakningen

Läs mer:

Arbets- och näringsministeriets broschyr Integritetsskydd i arbetslivet

Dataombudsmannens avgörande Lokalisering av arbetstagare

 
Publicerad 22.2.2017