Registerbeskrivning

Vad är en registerbeskrivning, vilka uppgifter framgår av den och var kan jag bekanta mig med den?

En registerbeskrivning görs upp över alla personregister. Av den framgår vem som är den registeransvarige som svarar för behandlingen av personuppgifterna. Av beskrivningen framgår också vilka personuppgifter som ingår i registret, för vilket ändamål de används och vart uppgifter regelmässigt lämnas ut, samt principerna för skydd av uppgifterna.

Som hörande till samma personregister räknas alla de uppgifter som används för samma ändamål. Till samma register kan höra uppgifter som behandlas med hjälp av adb samt t.ex. på pappersblanketter förekommande uppgifter, om alla dessa uppgifter används för samma ändamål hos den registeransvarige.

Registerbeskrivningen skall hållas tillgänglig för alla på den registeransvariges verksamhetsställe. Ifall den registeransvarige har flera verksamhetsställen, skall beskrivningen finnas tillgänglig på alla verksamhetsställen. Ifall tjänsten används på datanätet, skall registerbeskrivningen fogas till tjänsten på nätet.

Om du önskar kan du till den registeransvariges företrädare framställa begäran att få se de registerbeskrivningar som har gjorts upp av den registeransvarige. Om du inte får beskrivningen till påseende, kan du vända dig till dataombudsmannen.

Får man ändra uppgifter i en registerbeskrivning?

En registerbeskrivning är ett dokument som beskriver den behandling av personuppgifter som den registeransvarige utövar. Syftet med beskrivningen är att berätta åt personen som bekantar sig med den, vilka uppgifter som är sparade i registret i fråga, ändamålet med behandlingen av uppgifterna, vart uppgifterna lämnas ut osv.

Ifall den registeransvarige ändrar på den behandlingen av personuppgifter som den registeransvarige utövar, bör den registeransvarige också komplettera eller uppdatera registerbeskrivningen i samma mån. Den registeransvarige skall vara angelägen om att beskrivningen är uppdaterad och att den ger en sanningsenlig bild av behandlingen av personuppgifter. Den registeransvariges kontaktuppgifter och information om kontaktpersonen skall även hållas uppdaterade.

En ändring eller uppdatering av registerbeskrivningen ger inga rättigheter till behandling av personuppgifter åt den registeransvarige. Det här betyder t.ex. att den registeransvarige inte får utvidga användningsändamålet av uppgifterna eller lämna ut uppgifter endast på basis av att man berättar om det i registerbeskrivningen.

Innan den registeransvarige gör ändringar i behandlingen av personuppgifter skall den bedöma med vilka förutsättningar ändringarna är möjliga. Är det nödvändigt att få de registrerades samtycke till ändringarna eller räcker det att man informerar dem på förhand om ändringarna? Vid behov av rådgivning i ärendet kan man kontakta dataombudsmannens byrå.

Om plikten att göra upp en registerbeskrivning och beskrivningens innehåll stadgar personuppgiftslagen (523/1999) 10 §. Dataombudsmannens byrå har en modellblankett , som man kan använda när man gör upp en registerbeskrivning.

 
Publicerad 13.11.2014