Hurudana personuppgifter får behandlas

Personuppgiftslagen ställer också krav på de personuppgifter som samlas in och behandlas.

Kravet på behövlighet och felfrihet

De i lagen fastslagna kraven på behövlighet och felfrihet hör till de viktigaste förutsättningarna för att en god informationsbehandling och informationshantering skall uppnås.

I varje behandlingssyfte får behandlas för ifrågavarande ändamål behövliga uppgifter, men inte andra uppgifter. Inte ens samtycke åsidosätter kravet på behövlighet.

T.ex.

  • För skötseln av ett arbets- och tjänsteförhållande får insamlas endast sådana uppgifter om arbetstagaren som behövs för att sköta ifrågavarande åliggande.
  • En hälsocentral kan samla in och i patientregistret lagra endast uppgifter som är behövliga för att ordna och genomföra vården.
  • En läroinrättning kan i elevregistret samla in och lagra endast sådana uppgifter om eleven som behövs för att sköta elevförhållandet.

Varje registeransvarig, (t.ex. en hälsocentral, arbetsgivare eller läroinrättning) definierar själv hur behövliga uppgifterna är, men behövligheten bör kunna motiveras med en objektiv måttstock. På definitionen av datainnehållet kan inverka eventuella bestämmelser om saken som ingår i speciallagar. T.ex. grundskolans uppgifter bestäms enligt grundskolelagen. De behövliga uppgifterna definieras enligt de bestämmelser som gäller ordnandet av denna undervisning. I lagen om integritetsskydd i arbetslivet ingår bestämmelser om de uppgifter som får samlas in om arbetstagare och arbetssökande samt om förutsättningarna för insamlande av uppgifter.

Kravet på felfrihet innebär att den registeransvarige bör sörja för att de personuppgifter han samlar in och lagrar för ifrågavarande ändamål är felfria; med hänsyn till registrets användningsändamål felaktiga, ofullständiga eller föråldrade uppgifter får inte insamlas. Också onödiga uppgifter är sådana felaktiga uppgifter som avses i lagen.

När kravet på felfrihet bedöms beaktas ändamålet med behandlingen av personuppgifter samt behandlingens betydelse för integritetsskyddet. T.ex. vid behandlingen av olika förmånsärenden är det med tanke på den registrerades rättsskydd särskilt viktigt att kravet på felfrihet blir uppfyllt.

Den registeransvarige bör se till att en felaktig uppgift rättas, antingen på tjänstens vägnar eller på yrkan av den registrerade.

Behandling av känsliga uppgifter

Att samla in och behandla i 11 § i personuppgiftslagen uppräknade känsliga personuppgifter är som regel förbjudet. Om undantag stadgas i lagens 12 §.

Undantagen gäller bl.a. sådana för ett fungerande samhälle viktiga funktioner, där det inte är möjligt att sköta åliggandena utan att känsliga uppgifter lagras (t.ex. ordnande av hälsovården, ordnande av socialtjänster).

I lagen avsedda känsliga uppgifter är

  • ras eller etniskt ursprung
  • någons samhälleliga eller politiska uppfattning eller religiösa övertygelse eller medlemskap i ett fackförbund
  • en brottslig gärning eller ett straff eller någon annan påföljd för ett brott
  • någons hälsotillstånd, sjukdom eller handikapp eller vårdåtgärder eller därmed jämförbara åtgärder som gäller honom
  • någons sexuella inriktning eller beteende, eller
  • någons behov av socialvård eller de socialvårdstjänster, stödåtgärder och andra förmåner inom socialvården som någon erhållit.

Behandling av personbeteckningar

Personbeteckningar får behandlas endast under i personuppgiftslagens 13 § stadgade förutsättningar. Den allmänna förutsättningen är, att lagrande av personbeteckningen är viktigt för att den registrerade skall kunna entydigt identifieras.

Det är då i allmänhet fråga om både den registrerades och den registeransvariges rättsskydd. Uppgiften behövs för att uppgifterna om de registrerade inte skall blandas samman med varandra. Ifall någon annan uppgift är tillräcklig för identifiering av den registrerade, bör personbeteckningen inte insamlas.

God informationshantering förutsätter att ingens integritet omotiverat får kränkas eller riskeras. Detta innebär i praktiken, att det alltid är skäl att redan i planeringsskedet utreda alternativen till att samla in personbeteckningar och övriga behov av att behandla personbeteckningar i fråga om alla skeden av behandlingen.

I personuppgiftslagens 13 § stadgas om vissa situationer som berättigar till att insamla personbeteckningar. Vidare skall varje registeransvarig enligt bestämmelsen se till att personbeteckningen inte onödigt antecknas i handlingar som skrivs ut eller upprättas på basis av personregistret.

 
Publicerad 8.11.2013