Framsida » Avgöranden » Inskrivning av en myndighets diarie uppgifter till internet

Inskrivning av en myndighets diarie uppgifter till internet

Dataombudsmannens ställningstagande 7.12.2007
Dnr 2235/49/2007

Ärende
Staden frågar angående publicering av diarie uppgifter, som finns i programmet för hantering av ärenden, i internet. Publiceringen skulle gälla sådana ärenden som har skrivits in i centralförvaltningen och som kommer upp till behandling i stadsstyrelsen eller fullmäktige. Till diariet uppdateras bl.a. uppgifter som anknyter till organens eller tjänsteinnehavarnas beslut samt behandlingsuppgifterna från det beredande skedet. Till diariet antecknas även uppgifter som angår privatpersoner. Publiceringen motiveras med förverkligandet av offentlighetslagens syften.

Dataombudsmannens anvisningar
Förverkligandet av offentlighetslagens syfte inbegriper inte i regel att de handlingar som innehåller privatpersoners uppgifter, som anknyter till det ärende som behandlas, skall aktivt publiceras. Oftast räcker det med att de handlingar som innehåller offentliga uppgifter finns till påseende och att kopior vid behov kan fås ur dem.

I personuppgiftslagens 3 § definieras begreppet personregister. Med personregister avses en datamängd som innehåller personuppgifter och som består av anteckningar som hör samman på grund av sitt användningsändamål, och som helt eller delvis behandlas med automatisk databehandling (3 § 1 momentet 3 punkten). Systemet för hantering av ärenden är ett datasystem som har utarbetats för förvaltningen och uppföljningen av ärendens behandling. Till systemet för ärendens hantering kan höra ett diarum. Diariet är ett personregister, till den del som det innehåller uppgifter om fysiska personer och som upprättas för en specifik i personuppgiftslagen stadgad uppgift.

Överföring av personuppgifter, som ingår i personregistret, till myndighetens hemsidor är elektronisk överlämning av personuppgifter. Därmed skall offentlighetslagens 16.3.§ tillämpas. Överföring av personuppgifter till hemsidan (ett öppet Internet-nät) innebär att:

  • den registeransvarige som överlämnar personuppgifterna, kan inte längre kontrollera användningen av de ifrågavarande uppgifterna.
  • förvärvare är alla de som kan använda sig av internet samt titta på hemsidorna. Förvärvarnas användningsändamål kan inte utredas.

På grund av de ovan nämnda orsakerna uppfylls inte i 16.3 § offentlighetslagen stadgade förutsättningarna för utlämning av personuppgifter.

Med grund i det ovan anförda kan konstateras att ett diarium som tillhör ett system för hantering av ärenden, är ett, i personuppgiftslagen avsett, personregister, till den del som det innehåller uppgifter om fysiska personer. Personuppgifter, som tillhör ett personregister som myndigheten upprätthåller, kan utlämnas till internet endast med den ifrågavarandes ensidiga samtycke samt i stöd av en uttrycklig bestämmelse som gäller ärendet. Den allmänna informationsskyldigheten som framgår ur offentlighetslagen eller den informationsskyldighet som stadgas om i 29 § i kommunallagen, berättigar inte till dylik utlämning.

Tillämpade lagbestämmelser
Personuppgiftslagen 3.1:3 §
Offentlighetslagen 16.3 §, 18.1 §
Offentlighetsförordningen 5 §

 
Publicerad 6.2.2014