Framsida » Avgöranden » Rätt att medta patientregister då hyres tandläkare flyttar bort mottagningsverksamheten

Rätt att medta patientregister då hyres tandläkare flyttar bort mottagningsverksamheten

Dnr 1674/451/2009 (28.6.2010)

Ärendet:

Dataombudsmannen har fått uppgifter om att tandläkarstationen X Ab har vägrat överlämna patientregister som uppkommit genom patientbesök i deras verksamhets utrymmen, även om hyrestandläkarna nu flyttar bort sin verksamhet från X Ab:s utrymmen. Dessutom har man i patienternas kundförhållande ingripit så att patientuppgifterna överförts till de tandläkare som stannar kvar i verksamhetsutrymmena, fastän dessa går att jämställa med utomstående personer i förhållande till patienterna.

Tandläkarstationen X Ab har fört ärendet till Uleåborgs länsstyrelses uppmärksamhet. De har bett länsstyrelsen ta ställning till att tandläkarstationens föredetta hyrestandläkare tar med patientregistren från läkarstationen då de flyttar bort från stationen.

Erhållen utredning:

I klagomålet som gjorts av hyrestandläkarna till dataombudsmannens byrå, framkommer att tandläkarna hade verkat som hyrestandläkare i tandläkarstation X Ab vars verksamhet finns i Uleåborg. Tandläkarna har verkat som enskilda näringsidkare och därmed varit registeransvariga för sina egna journalhandlingar. Det praktiska upprätthållande av registren har på basis av hyresavtal getts i uppdrag till X Ab. Journalhandlingarna har sparats i ett gemensamt patientregister.

Av klagan framkommer att då hyrestandläkarna skulle flytta sin verksamhet från X Ab:s utrymmen, hade hyresvärden hindrat dem att ta med patientjournalena. Detta förklarades med att hyrestandläkarnas patientregister är bolagets egendom och de skyddas av principen om affärshemlighet.

Tandläkarstationen X Ab har flyttat hyrestandläkarnas patienters uppgifter till tandläkare som fortfarande stannar kvar i bolagets utrymmen, till den del som patienternas vård var på hälft. Detta har lätt till att personer utanför vårdförhållandet har haft insikt i uppgifterna och ingripit i vårdförhållandet. Hyrestandläkarna har krävt att X Ab överlämnar journalhandlingarna och raderar uppgifterna från X Ab:s system. Detta har X Ab inte gått med på.

Uleåborgs länsstyrelse har svarat på brevet som X Ab sände länsstyrelsen. Dessa har konstaterat i enlighet med social- och hälsovårdsministeriets förordning (99/2001) 22 § att den verksamhetsenhet för hälso- och sjuk-vård eller den självständiga yrkesutövare inom hälso- och sjukvården inom vars verksamhet handlingarna och materialet har uppkommit, ansvarar förvaringen av journalhandlingar och annat material som gäller vården. En enskild näringsidkare som utövar sitt yrke, så som lkare som arbetar i ett hyrt utrymme på en läkarstation, kan på basis av ett skriftligt avtal ge patientuppgifterna till den hos hyresvärden som ansvarar för patientregistren, för att där sparas och arkiveras. Ett sådant ansvar byter inte registeransvarig eller minskar på den registeransvariges skyldigheter vid behandlande av handlingarna. Patientregistren förblir på den registeransvariges skyldighet i vilkens verksamhet de har uppkommit.

Dataombudsmannens anvisningar:

Dataombudsmannen höll med Uleåborgs länsstyrelse bl.a. i att hyrestandläkarna så som enskilda näringsidkare är förpliktade att själva svara för sina patienters journalhandlingar. Näringsidkaren är registerförare i förhållande till sina egna patienter. På basis av avtal kan man ge upprätthållandet av registren i uppdrag till tandläkarstationen. Detta betyder ändå inte att den enskilda näringsidkaren så som registeransvarig kan undkomma sina skyldigheter så som registerförare genom att sluta avtal med uppdragstagaren. Patienten har rätt att välja i vilken enhet han uträttar tjänsterna. Journalhandlingarna skall förbli på den registeransvariges ansvar, i vars verksamhet de uppkom. Dataombudsmannen håller även med i fråga om de övriga ärendena som lyftes fram av länsstyrelsen.

Som allmän anvisning konstaterade dataombudsmannen att i enlighet med Social- och hälsovårdsministeriets förordning om journalhandlingar (298/2009) 5 §, att när en verksamhetsenhet för hälso- och sjukvård eller en yrkesutbildad person inom hälso- och sjukvården som självständigt utövar sitt yrke anskaffar service från någon annan, ska verksamhetsenheten eller yrkesutövaren i ett skriftligt avtal med tjänsteleverantören komma överens om de åligganden och det ansvar som hänger samman med registerföringen av uppgifterna i journalhandlingarna och behandlingen av uppgifterna samt försäkra sig om att bestämmelserna om sekretess och tystnadsplikt iakttas i fråga om uppgifterna i journalhandlingarna.

Enligt den ovan nämnda författningens 22 § ansvarar den verksamhetsenhet för hälso- och sjukvård eller den självständiga yrkesutövare inom hälso- och sjukvården inom vars verksamhet handlingarna och materialet har uppkommit, för förvaringen av journalhandlingar och annat material som gäller vården, om inte något annat följer av lagen om elektronisk behandling av klientuppgifter inom social- och hälsovården.

Rättsskyddscentralen för hälsovård (numera Valvira) har sammanställt en broschyr 5.9.2007 "Privatpersons hälsovårds journalhandlingar" av vilken det framkommer att en registerförare svarar för journalhandlingssystemets planering, förverkligande, förvaring samt för de skyldigheter som kommer av behandling av personuppgifter. Registerföraren kan inte delegera sina skyldigheter till andra, detta även om vissa av registerförarens uppgifter kan ges i uppdrag åt andra på basis av avtal. Om registeransvariges skyldigheter stiftas närmare i personuppgiftslagen.

Enligt centralens anvisningar kan enskilda näringsidkare och serviceproducenter inom hälsovården, vilka arbetar t.ex. i utrymmen som de hyr av en läkarstation, ge i uppdrag som baserar sig på ett skriftligt avtal mellan denna och läkarstationen att sköta delar av den registeransvariges uppgifter. Sådana uppgifter kan t.ex. vara sparande och arkivering av patientjournaler. Ett sådant avtal leder ändå inte till byte av registeransvarig. Det leder inte heller till att den enskilda näringsidkarens förpliktelser försvinner i förhållande till skyldigheten att behandla uppgifterna. Av detta kommer bl.a. att man då ändå inte kan överföra patientuppgifterna till någon utomstående, t.ex. en annan som jobbar på hälsocentralen, utan att patienten har gett sitt samtycke till detta. Ifall att en enskild näringsidkare på ovan nämnt sätt ger sparande och arkivering av journalhandlingar i uppdrag t.ex. till läkarstationen, så bör de informera om detta till sina patienter (personuppgiftslagen 24 §). Registren är ändå fortsättningsvis den enskilda näringsidkarens patientjournal-register, och de bör även t.ex. datatekniskt hållas som ett enskilt register, och deras innehåll får inte under några omständigheter överlåtas till utomstående om inte patienten gett sitt samtycke (eller det kommer något annat av annan lag).

Vidare konstaterade dataombudsmannen som allmän anvisning att enligt lagen om patientens ställning och rättigheter (785/1992) 13 § är uppgifter i journalhandlingarna sekretessbelagda. En yrkesutbildad person inom hälso- och sjukvården eller någon annan som arbetar vid en verksamhetsenhet för hälso- och sjukvård eller utför uppdrag för den får inte utan patientens skriftliga samtycke till utomstående lämna sådana uppgifter som ingår i journalhandlingarna. Om patienten saknar förutsättningar att bedöma betydelsen av ett sådant samtycke, får uppgifterna lämnas med skriftligt samtycke av patientens lagliga företrädare. Med utomstående avses i denna lag personer som inte vid verksamhetsenheten eller på uppdrag av den deltar i vården av patienten eller i andra uppgifter i samband med vården. Tystnadsplikten kvarstår efter det anställningsförhållandet eller uppdraget har upphört.

Om personuppgifter behandlas i strid med personuppgiftslagen eller någon speciallag, så kommer detta att avgöras med beaktan av strafflagen (39/1889)

 
Publicerad 6.2.2014