Framsida » Avgöranden » Arbetstagarens e-post och mobiltelefon vid arbetsförhållandets upphörande

Arbetstagarens e-post och mobiltelefon vid arbetsförhållandets upphörande

Ärendet:

En arbetsgivare hade av ekonomiska och administrativa skäl sagt upp arbetsförhållandet, vilket innefattat en personlig e-postadress förnamn.efternamn@OyAb.fi i arbetsgivarens datasystem och arbetsgivarens mobiltelefon med abonnentnummer. Arbetstagaren ansåg att arbetsgivaren inte hade rätt att läsa arbetstagarens e-post och undrade om han
1. kan förstöra e-posten i inkorgen och i filen för de sända posterna och
2. är berättigad att kräva att arbetsgivaren stänger e-postkontot, alltså att det stängs totalt och inte så att det införs en vidarebefordrings mekanism.

Eftersom mobiltelefonnumret hade spridits brett också bland personliga kontakter undrade arbetstagaren vidare,
3. är han berättigad att kräva att få telefonnumret för eget bruk och
4. är han berättigad att kräva att det ifrågavarande abonnentnumret stängs.

Dataombudsmannens svar:

1.
Varken i lagen om integritetsskydd i arbetslivet (arbetsskyddslagen) eller personuppgiftslagen föreskrivs om det förfaringssätt på vilket en arbetstagare bör förfara i relation till e-postadressen då arbetsförhållandet upphör. Tillämplig blir då arbetsskyddslagens 18-21 § och lagen om dataskydd vid elektronisk kommunikation (513/2004), allmänna rättsförpliktelser samt arbetslagstiftning. Den elektroniska dataskyddslagens 4 § föreskriver om den elektroniska kommunikationens förtroendeskydd. Enligt de allmänna behandlingsreglerna i samma lags 8 § kan meddelandets avsändare eller den till vilken det är ämnat, behandla sina egna meddelanden och därtill hörande identifikationsuppgifter, om inte annat stadgas i annan lag.

Enligt dataombudsmannen skall parten som mottar ett meddelande själv bestämma hur meddelandet behandlas, t.ex. om den sänder meddelandet vidare, raderar det eller förstör det. Till denna del kan arbetstagaren självständigt avgöra hur han hanterar e-post som anlänt till kontot på arbetsplatsen. I motiveringarna för arbetsskyddslagen (RP 162/2003, 19 § detaljmotivering) konstateras att arbetsgivaren vid arbetsförhållandets upphörande skall erbjuda alternativ (t.ex. svar om frånvaro, vidarebefordrande av meddelande till annan eller fullmakt om att annan får läsa meddelanden) förrän meddelandena söks fram. På detta sätt kan arbetstagaren självmant påverka att pålitligt skydd av e-posten finns, t.ex. genom att radera meddelanden. Enligt dataombudsmannen är det ändamålsenligt från arbetsgivarens sida att låta arbetstagaren gå igenom e-postmeddelanden bl.a. för att radera privata och konfidentiella meddelanden.

Dataombudsmannen fäste vidare uppmärksamhet vid att arbetsgivaren på basis av lednings- och övervakningsrätten har rätt att bestämma hur och på vilket sätt arbetstagaren sköter arbetsuppgifterna. Arbetsgivaren kan beordra arbetstagaren att sköta brevväxlingen med sina kunder färdigt genom e-post samt att sända bilagor och annat till arbetet relaterat material till organisationen (den juridiska personen). Sådan post som kommit till arbetstagaren men som hör till organisationen får inte förstöras med risk att arbetstagaren gör sig skyldig till brott mot arbetsrättsliga förpliktelser eller förstörande av arbetsgivarens egendom. Arbetstagaren är bunden att fylla dessa krav för arbetsgivarens del, samt att han inte gör sig skyldig till något brott som är straffbart i förhållande till strafflagen.

Till ärendet hör vidare speciellt samarbetsförfarande enligt arbetsskyddslagens 21 § i förhållande till e-post och datanätets användning på arbetsplatsen. Enligt lagen är arbetsgivaren skyldig att meddela arbetstagaren om samarbetsförfarandet och förfarandet för hörande i enlighet med lagen om samarbete inom företagen (725/1978). Enligt dataombudsmannens uppfattning skall arbetsgivaren också vid arbetsförhållandets upphörande definiera de tillämpliga förfarandena samt hur arbetstagarnas e-postmeddelanden kan gås igenom och förstöras samt hur de som hör till arbetsgivaren får behandlas. Bestämmelsen ämnar ge tydliga och öppna spelregler redan från början angående e-post och förfaringssätt bl.a. organisationens affärskorrespondens, handlingarnas samt kundkommunikationens behandling.

2.
Arbetstagaren har rätt att kräva att arbetsgivaren stänger e-postkontot totalt. Till denna del hänvisar dataombudsmannen till sitt tidigare avgörande 10.09.2004 dnr 1278/452/2004. I det har konstaterats att det vid upphörandet av arbetsförhållandet inte längre finns motiverade grunder i enlighet med personuppgiftslagens 8.1 § 5 p. att behandla arbetstagarens e-post, således skall arbetsgivaren för att minimera kommunikationen stänga den avskedade arbetstagarens e-post. Arbetstagaren skall först och främst vända sig till den före detta arbetsgivaren och kräva att e-postkontot stängs i enlighet med personuppgiftslagens 29.1 §. Dataombudsmannen poängterade vidare att utgångspunkten för att arbetsgivaren skall kunna hålla kontot i kraft med funktionen "vidarebefordrar", i enlighet med arbetsskyddslagens 18-20 §§ är att arbetstagaren ger sitt samtycke då det är frågan om arbetsförhållandets upphörande. Att e-postkontot skall upphöra bör krävas av arbetsgivaren (registerföraren).

3. och 4.
Angående mobiltelefon som på basis av arbetsavtalet getts till arbetstagaren av arbetsgivaren finns inga föreskrifter i personuppgiftslagen eller i arbetsskyddslagen. Tillämpliga blir då bestämmelser i lagen om dataskydd vid elektronisk kommunikation (516/2004). Enligt dennas 2 § 10-11 punkt fungerar arbetsgivaren som abonnent och/eller samarbetsabonnent. Enligt dataombudsmannens uppfattning fungerar arbetsgivaren som beställare av mobilabonnent och/eller samarbetsabonnent och har därmed rätt att besluta om öppnande, stängning och överförande av egna mobilabonnemang. Om själva mobiltelefonen är införskaffad av arbetsgivaren så hör den som egendom oftast till arbetsgivaren. Arbetstagaren har därmed varken rätt att kräva telefonen, abonnemanget eller numret i eget namn fastän han besuttit dessa under arbetsförhållandet. Arbetstagaren kan ändå försöka förhandla med arbetsgivaren om att förflytta eller stänga av numret. Om arbetsgivaren går med på detta kan parterna vidta avtalsrättsliga åtgärder. Tolkningen av lagstiftningen som begränsar abonnenten och samarbetsabonnenten samt lagen om dataskydd i elektronisk kommunikation hör såtillvida till kommunikationsverkets behörighet.

 
Publicerad 6.2.2014