Framsida » Avgöranden » Användning av telefax vid sändande av journalhandlingar

Användning av telefax vid sändande av journalhandlingar

Dataombudsmannens ställningstagande 26.10.2000
Dnr 925/41/2000

Ärende:

Kan uppgifter i journalhandlingar sändas per telefax?

Ställningstagande:

Journalhandlingar är sekretessbelagda i enlighet med lagen om patientens ställning och rättigheter. Vid överlåtande och sändande av patientuppgifter skall därför följas de handlingssätt som förutsätts av sekretessbestämmelserna och skydds- och aktsamhetsprincipen enligt personuppgiftslagen.

Översändande av patient uppgifter i det allmänna nätet och genom oskyddad telefax kan enligt utgångspunkt inte ses uppfylla kraven för dataskydd.

Förutsatt att de rättsliga kraven på patientuppgifterna uppfylls kan telefax allmänt anses uppfylla kravet för sekretess- och skyddskravet, ifall följande punkter uppfylls:

1) De sända uppgifterna skyddas under översändandet

2) sändande och mottagande av journalhandlingarna skall ske så att handlingarna kan skickas och sändas till endast den eller de personer som är berättigade därtill m.a.o. skall de som enligt patientlagen är utomstående inte få ta del av uppgifterna

3) sändande och mottagande av journalhandlingarna och personuppgifterna skall märkas och sakliga anteckningar skall göras i journalhandlingarna

4) översändande av patientuppgifterna med hjälp av fax sker planmässigt och behärskat som en del av användningen av patienthandlingarna och datasystemet

5) det finns föreskrifter för förfarandet

6) vid behandlingen av patienthandlingarna sörjs också för övrigt om skydds- ja aktsamhetsprincipen

7) vid behov skall förfaringssättet kunna förhandlas fram med motparten.

I brådskande fall kan telefax vara nödvändigt och därmed välgrundat. Också då är det skäl att på förhand (t.ex. genom telefon) komma överens om försändelsen så att adressaten kan sörja för det på ett korrekt sätt. I sista hand skall i vart fall sörjas för att adressatens nummer knäpps in korrekt.

Tillämplig lag:

Personuppgiftslag: 5 §, 32 §
Speciallag: Lag om patientens ställning och rättigheter

 
Publicerad 6.2.2014