Framsida » Avgöranden » Behandlingen av socialvårdens klient- och patientuppgifter i socialvården

Behandlingen av socialvårdens klient- och patientuppgifter i socialvården

Dataombudsmannens ställningstagande 23.10.2009
Dnr 1773/49/2009

Enligt 2 § i lagen om klientens ställning och rättigheter inom socialvården (812/2000; socialvårdens klientlag) tillämpas lagen inom socialvården. Enligt lagens 3 § avses med klient, den som ansöker om eller anlitar socialvård. Med handling avses en sådan handling som innehåller uppgifter om en klient eller någon annan enskild och som ansluter sig till socialvård som ordnas av myndigheter eller privata. I ifrågavarande lag finns även bestämmelser om bl.a. sekretess och förutsättningarna för utlämnande av socialvårdens klientuppgifter. Bestämmelser som påverkar behandlingen av socialvårdens klientuppgifter finns dessutom bl.a. i socialvårdslagen och speciallagarna gällande socialvårdstjänster och – förmåner.

Enligt 2 § i lagen om patientens ställning och rättigheter (785/1992; patientlagen) avses med en patient den som anlitar hälso- och sjukvårdstjänster eller som annars är föremål för sådana tjänster. Med hälso- och sjukvård avses sådana åtgärder för fastställande av patientens hälsotillstånd eller för återställande eller upprätthållande av hälsan som vidtas av yrkesutbildade personer inom hälso- och sjukvården eller som vidtas vid en verksamhetsenhet för hälso- och sjukvård. Med en yrkesutbildad person inom hälso- och sjukvården avses en person som avses i 2 § lagen om yrkesutbildade personer inom hälso- och sjukvården (559/94). Med journalhandlingar avses handlingar eller tekniska dokument som används, uppgörs eller inkommer i samband med att en patient får vård eller vården ordnas och som innehåller uppgifter om patientens hälsotillstånd eller andra personliga uppgifter. Patientlagen har dessutom bestämmelser om bl.a. sekretess och förutsättningar för utlämnande av patientuppgifter. Social- och hälsovårdsministeriet har också gett en förordning (298/2009) om journalhandlingar. Förordningen tillämpas enligt dess 1 § på upprättandet av de handlingar som används för att ordna och genomföra en patients vård samt på förvaringen av dessa handlingar och annat material som hänför sig till vård och behandling. Förordningen tillämpas på yrkesutbildade personer inom hälso- och sjukvården när de ger hälso- och sjukvård, oberoende av hos vem de är anställda eller av om de är självständiga yrkesutövare.

Både vid behandling av socialvårdens klientuppgifter samt patientuppgifter skall beaktas bestämmelserna i lagen om elektronisk behandling av klientuppgifter inom social- och hälsovården, personuppgiftslagen (523/1999) och lagen om offentlighet vid myndigheters verksamhet (621/1999, offentlighetslagen).

Enligt ovan nämnda lagbestämmelser tillämpas på socialvårdens klientuppgifter och patientuppgifter bl.a. olika bestämmelser om sekretess, utlämnande av uppgifter och lagringstider. Därför skall de patientuppgifter som uppkommer i socialvårdstjänster förvaras som en egen del i ett register om socialvårdens vederbörliga service, så att bestämmelser som avviker sig från behandlingen av socialvårdens klientuppgifter kan efterlevas. Detta är nödvändigt också för att användarrättigheterna till uppgifter skall kunna ges sakenligt. Sådan service är t.ex. i socialvårdens lagstiftning definierade rådgivning i uppfostrings- och familjefrågor, missbrukarvård, handikappvård, sammansatt hemvård och hemtjänst samt anstaltvård i åldringshem. I sådan socialvårdsservice arbetar också yrkesutbildade personer inom hälsovården, som ger undersökning och vård och vars utarbetade handlingar är journalhandlingar. På dem tillämpas bestämmelser gällande patientuppgifter. Registeransvarig för uppgifterna är socialvårdens ansvariga organ eller en privat socialvårdstjänstegivare.

Är allt arbete som en yrkesutbildad person inom hälsovården utför alltid hälsovård?

Exempelvis är en närvårdare på basis av utbildningen i registret för yrkesutbildade personer inom hälsovården, men en stor del arbetar i socialtjänsten, d.v.s. med socialvårdsuppgifter. Handledning för formandet, antecknandet och förvarandet av klient- och patientuppgifter behövs.

Dataombudsmannens svar:

Nej, det är det inte. Om en yrkesutbildad person inom hälsovården arbetar helt och hållet eller delvis med andra uppgifter än sådana som hänför sig till patientens vård och undersökning, är anteckningar som görs på basis av sådant arbete inte patientuppgifter. I socialvården är de socialvårdens klientuppgifter. Enligt patientlagen och förordningen om journalhandlingar är anteckningar som en yrkesutbildad person inom hälsovården har gjort patientuppgifter då denne ger undersökning eller vård, oberoende av i vilken organisation denne arbetar. Också i socialvården, t.ex. vid rådgivning i uppfostrings- och familjefrågor, där också yrkesutbildade personer inom hälsovården arbetar, bildas patientuppgifter för de anteckningars del som har gjorts i samband med undersökning eller vård. På samma sätt är t.ex. anteckningar som läkare och sjuksköterskor har gjort i samband med undersökningar eller vård i ett åldringshem patientuppgifter. Övriga uppgifter gällande klienterna i åldringshemmet eller familjerådgivningen är socialvårdens klientuppgifter. I oklara situationer är det social- och hälsovårdsministeriets eller social- och hälsovårdsministeriets övervakningsbyrås uppgift att definiera vad som är hälsovård.

I socialvårdsenheten skall socialvårdens klientuppgifter och patientuppgifter sparas i registret så att man vet vilka uppgifter som är socialvårdens klientuppgifter och vilka som är patientuppgifter. Detta är nödvändigt för att man annars inte kan följa de för socialvårdens klientuppgifter respektive patientuppgifter skilda bestämmelserna gällande uppgifternas förvaring, sekretess, utlämnande och sparande. Åtskillnaden är viktig också med tanke på beviljandet av användarrättigheter eftersom patientuppgifterna bildar i socialvårdens klientregister en egen del.

Behandling av uppgifter i en enhet där både social- och hälsovårdens personal arbetar

Rådgivning i uppfostrings- och familjefrågor är socialtjänst enligt socialvårdslagen, men redan en stor del av arbetstagarna kan vara yrkesutbildade personer inom hälsovården (t.ex. psykolog, läkare, terapeut). Är klientuppgifterna socialvårdens klientuppgifter eller hälsovårdens patientuppgifter? Till vilket register hör uppgifterna och hurudana lagringstider har de? Finns det skäl att bedöma bestämmelsernas funktion?

Dataombudsmannens svar:

Eftersom rådgivning i uppfostrings- och familjefrågor grundar sig på socialvårdslagen och är enligt utgångspunkten socialvård, så är de uppgifter som där samlas socialvårdens klientuppgifter, som skall sparas i klientregistret för rådgivning i uppfostrings- och familjefrågor. På socialvårdens klientuppgifter tillämpas socialvårdens uppgifters lagringstider och övriga bestämmelser. Till den del som i uppfostrings- och familjerådgivningen arbetande yrkesutbildade personer inom hälsovrden gör anteckningar i samband med vård och undersökningar uppstår patientuppgifter. Patientuppgifterna bildar en egen del i uppfostrings- och familjerådgivningsregistret och på dem tillämpas bestämmelserna om patientuppgifter, bl.a. gällande lagringstiden. Dataombudsmannen anser det vara nödvändigt med en bedömning av bestämmelsernas funktion samt ett förtydligande av bestämmelserna.

Dataombudsmannen har ansett att socialvårdens klientuppgifter och patientuppgifter vilka uppkommer vid uppfostrings- och familjerådgivning, har ett gemensamt användningsändamål, nämligen rådgivning i uppfostrings- och familjefrågor (socialvårdslag 17 §, 19 §, A 8 §; 1994/05/2008). Detta leder till att uppgifterna får ses inom rådgivningen m i den omfattning som arbetsuppgifterna förutsätter. På motsvarande sätt har ansetts för missbrukarvårdenheters uppgifters del (dataombudsmannens ställningstagande 285/41/2009). Om missbrukarvård stadgas i lagen om missbrukarvård.

Andra multidisciplinära grupper och sparandet av uppgifter som har samlats i dem

En multidisciplinär arbetsgrupp (2-3 arbetstagare) träffar en klient bl.a. i missbrukarvården och mentalvårdstjänster. En del är arbetstagare inom socialvården och andra inom hälsovården. Det kan även finnas sakkunniga inom t.ex. arbetsförvaltningen. Vart hör de antecknade uppgifterna? Vems uppgifter är de, till vilken tjänst och vilket register hör de?
Klienten kan ha ett förhållande till både hälsovården och socialtjänsterna. Är uppgiften/tjänsten eller antecknarens yrkesmässiga ställning som grund till behandlingen av uppgifterna och förvarandet? Hur är det då missbrukarvården kan vara både social- och hälsovård?

Dataombudsmannens svar:

Ifall det är frågan om verksamhet som har stadgats om separat, skall man följa den ifrågavarande speciallagstiftningen (t.ex. lag om klientsamarbete inom rehabiliteringen). För övrigt antecknar envar deltagare de behövliga uppgifterna i registret för ifrågavarande ärenden i den egna organisationen om skyldigheten och en laglig grund för antecknandet av uppgifterna finns (t.ex. klient- eller patientförhållande). Både antecknarens yrkesmässiga ställning som uppgift påverkar på antecknandet av uppgifterna. Om t.ex. en hälsovårdscentrals inom hälsovården yrkesutbildad person verkar i gruppen i en hälsovårdsuppgift, antecknar denne de behövliga uppgifterna i hälsovårdscentralens patientjournalhandlingar. Om en inom hälsovården yrkesutbildad person arbetar t.ex. i en missbrukarvårdstjänst som hör till socialvården, antecknar denne de behövliga uppgifterna i missbrukarvårdsregistrets del för patientuppgifter. Också en socialarbetare inom missbrukarvården antecknar uppgifterna i missbrukarvårdsregistret, men uppgifterna som denne antecknar är socialvårdens klientuppgifter.

Behandlingen av personuppgifter i åldringshem, handikappanstalter och i en del boendetjänster

Tjänsten är socialtjänst men i synnerhet i anstaltvård är personalen nu delvis yrkesutbildade personer inom hälsovården. Skillnaden mellan det som skall antecknas i socialvården och vad som är patientuppgifter verkar ibland vara väldigt svårt att begripa och varierar.

Dataombudsmannens svar:

Det är frågan om tjänster som stadgas om i socialvårdens lagstiftning och i vilka det bildas socialvårdens klientuppgifter och register. Dessutom uppkommer det patientuppgifter som sparas i socialvårdens sakenliga register som en egen del. Patientuppgifter uppkommer till den del som en yrkesutbildad person inom hälsovården ger vård eller undersökning, i en socialvårdsenhet.

I tjänster som ges enligt lagen angående specialomsorger om utvecklingsstörda (519/1977) kan enligt dataombudsmannens uppfattning anses bildas ett gemensamt användningsändamål för socialvårdens klientuppgifter och patientuppgifter. Detta grundar sig på att i ifrågavarande speciallag har stadgats om att till specialvården hör hälsovård samt socialvårdstjänster. Uppgifterna är i registret för omsorg av utvecklingsstörda och en del av registrets uppgifter är socialvårdens klientuppgifter och en del patientuppgifter. De kan hos samma registeransvariga ses i den omfattning som arbetsuppgifterna förutsätter. För övrigt tillämpas på register för omsorg av utvecklingsstörda bestämmelser om patientuppgifter på patientuppgifter och bestämmelser om socialvårdens klientuppgifter på socialvårdens klientuppgifter.

Enligt socialvårdslagens 17 §, har den myndighet som svarar för socialvården en skyldighet att ordna bl.a. anstaltvård och boendetjänster. Enligt dataombudsmannens uppfattning skulle det kanske kunna vara möjligt för ett åldringshems del att anse att de socialvårdens klientuppgifter och patientuppgifter som uppkommer i ett åldringshem har det gemensamma användningsändamålet att ge anstaltvård. Då skulle de kunna behandlas inom åldringshemmet i den omfattning som arbetsuppgifterna förutsätter. En motsvarande tolkning skulle vara möjlig också för sådana boendetjänsters del i samband med vilka det uppkommer patientuppgifter.

Behandling av personuppgifter i hemvården (sammansatt hemtjänst och hemsjukvård)

Det har uppstått praktiska problem då organisationer har tagit i bruk ett gemensamt datasystem för hemvården (vanligtvis som en del av hälsovårdens datasystem). Dä antecknar hemtjänsten sina uppgifter i det och det finns inte nödvändigtvis någon skild del för det, för att inte tala om delregister. Ärendet har också betydelse med tanke på förvarandet och lagringstiderna för uppgifterna . Nu 25 år / 112 år. Hurudan handledning ges till behandlingen av uppgifterna?

Dataombudsmannens svar:

Även om olika verksamheter, t.ex. en hemtjänstsverksamhet som hör till socialvården och en hemsjukvårdstjänst som hör till hälsovården, funktionsmässigt skulle sammanslås berättigar det inte till att få registeruppgifter från ett register till ett annat utan den berördas samtycke eller en grund i lagstiftningen. Med klientens samtycke kan dock bildas ett gemensamt register för hemtjänsten och hemsjukvården till den del som det är verksamhetsmässigt motiverat och nödvändigt. För de uppgifters del som används gemensamt bör framgå om de hör till hemtjänstregistret eller ett patientregister som är förenligt med folkhälsolagen eller båda. Ifall uppgifterna bildar ett helt nytt gemensamt register för hemvården, skall det framgå ur de sparade uppgifterna vilka uppgifter som är socialvårdens klientuppgifter och vilka som är patientuppgifter. För patientuppgifternas del tillämpas bestämmelser om patientuppgifter, bl.a. gällande lagringstider, sekretess och utlämnande. För socialvårdens klientuppgifters del tillämpas de bestämmelser om lagringstider, sekretess och utlämnande som gäller dem.

I kommuner som hör till området för försök med åldringars sammansatta hemvård (socialvårdslagens 2 a kap. och folkhälsolagens 2 a kap.) kan utan klientens eller patientens samtycke bildas ett gemensamt hemvårdsregister, i vilket det dock skall vara bestämt vilka uppgifter som är patientuppgifter och vilka som är socialvårdens klientuppgifter. Enligt 12 f § i 2a kapitlet i socialvårdslagen tillämpas på upprättande, förvaring och hemlighållande av hemvårdshandlingar som gäller hälso- och sjukvård för hemvårdsklienter samt utlämnande av uppgifter bestämmelserna om journalhandlingar. På upprättande, förvaring och hemlighållande av andra handlingar som gäller klientens hemvård samt utlämnande av uppgifter tillämpas bestämmelserna om socialvårdshandlingar. Dessutom kan man med stöd i och i enlighet med försökets lagstiftning bl.a. få uppgifter utan klientens samtycke från hälsovårdscentralen och ge uppgifter dit. Försökslagen berättigar också till att använda uppgifter inom den gemensamma hemvården i den omfattning som arbetsuppgifterna förutsätter.

 
Publicerad 6.2.2014