Framsida » Avgöranden » Dagvårdens faktureringsuppgifter och loggregister

Dagvårdens faktureringsuppgifter och loggregister

Dnr 181/41/2009 05.06.2009

Alla uppgifter som anknyter sig till barns dagvård har hittills skötts i samband med socialvårdens klientdatasystem, från vilket också klienternas räkningar skickas och via det bildas uppgifter om inkomna prestationer till försäljningsreskontran. Faktureringen planeras att flyttas till stadens centraliserade ekonomiservicecentral. Avsikten är att dagvårds- och betalningsbeslut fortfarande skulle fattas i klientdatasystemet och dit också skulle samlas uppgifter om ett barns frånvaro, vilket pverkar faktureringen. När materialet skulle vara färdigt, förutom för faktureringens del, skulle det flyttas till stadens verksamhetsstyrningssystems faktureringsenhet, varifrån räkningarna skulle göras upp och alla uppgifter som gäller pengatrafik så som påminnelseräkningar och indrivning skulle skötas. Av dataombudsmannen frågades ifall lagen om elektronisk behandling av klientuppgifter inom social- och hälsovården tillämpas på denna del av faktureringen och ifall faktureringssystemet br kunna producera användar- och utlämningsloggregister, som stadgas om i ifrågavarande lag eller ifall producerandet av fakturorna kan anses vara en ren ekonomiförvaltningsuppgift.

Erhållen utredning:

En arbetsgrupp inom social- och hälsovårdsministeriet utarbetar ett förslag till förvaringstider för socialvårdens klienthandlingar. I detta samband är det inte meningen att definiera förvaringstiderna för faktureringsuppgifterna. Enligt den uppgift som erhållits av Finlands Kommunförbund har faktureringsuppgifter på alla olika verksamhetsområden inom kommuner ansetts vara en del av ekonomiförvaltningen och bokföringsmaterial och inte egentliga klientregisteruppgifter. I socialvårdens datateknologi-projekt som lyder under ministeriet definieras bl.a. olika uppgifter som samlas i socialvårdstjänster. I samband med detta arbete har inte nämnts fakturerings- eller betalningsuppgifter. Enligt uppgifter från social- och hälsovårdsministeriet anses faktureringsuppgifter inte vara patientjournaler eller socialvårdens klienthandlingar, utan de hör till ekonomiförvaltningen.

Dataombudsmannens ställningstagande:

Till dataombudsmannens behörighet hör inte att ge ett rättsligt bindande beslut i det ifrågavarande ärendet, utan allmän rådgivning.

Enligt lagen om elektronisk behandling av klientuppgifter inom social- och hälsovården (den elektroniska klientlagen), skall den som erbjuder social- och hälsovårdstjänster för varje klientregisters del samla logguppgifter gällande all användning av klientuppgifter och varje utlämning av klientuppgifter till ett loggregister för uppföljning. Ifrågavarande lag gäller elektronisk behandling av klientuppgifter inom social- och hälsovården. Enligt samma lag avses med klientuppgifter patientuppgifter samt uppgifter om en klient som ingår i en handling i enlighet med klientlagen.

Samma registers uppgifter kan finnas i olika datasystem. Enligt personuppgiftslagen avses med personregister en datamängd som innehåller personuppgifter och som består av anteckningar som hör samman på grund av sitt användningsändamål, och som helt eller delvis behandlas med automatisk databehandling eller har ordnats som ett kartotek, en förteckning eller på ett annat motsvarande sätt så att information om en bestämd person kan erhållas med lätthet och utan oskäliga kostnader.

Uppgifterna som utgör grunden till faktureringen, t.ex. uppgifter om ett barns frånvaro och uppgifter gällande bestämmande av betalning, hör till dagvårdens klientregister och socialvårdens handlingar. Dessa omfattas således av kraven gällande logguppgifter i den elektroniska klientlagen.

Social- och hälsovårdsministeriet har gett en förordning (99/2001) om upprättande av journalhandlingar samt om förvaring av dem och annat material som hänför sig till vård samt en ny förordning om journalhandlingar (298/2009). Dessa förordningar innehåller detaljerade bestämmelser om de uppgifter som skall antecknas i journalhandlingar samt om förvaringstider. I ifrågavarande förordningar nämns dock inte uppgifter gällande fakturering. Således har uppgifter gällande fakturering inte d förordningarna utarbetades ansetts höra till journalhandlingarna. Eftersom den elektroniska klientlagen gäller både patientuppgifter och socialvårdens klientuppgifter finns det inte skäl enligt dataombudsmannens uppfattning att tolka fakturerings- och bokföringsuppgifternas ställning olika på dessa sektorer. Motsvarande förordning finns inte ännu för socialvårdens klienthandlingars del, men en sådan förbereds. Till förordningen om socialvårdens klientuppgifter har dock inte enligt erhållen information avsetts ta med faktureringsuppgifter, eftersom de har ansetts vara en del av ekonomiförvaltningen och bokföringsmaterial. Också i socialvårdens datateknologi-projekt som lyder under social- och hälsovårdsministeriet (www.tikesos.fi) och i vilket definieras olika uppgifter som samlas i socialvårdstjänster har inte definierats fakturerings- och betalningsuppgifter.

Grund för behandling av känsliga uppgifter kan vara bl.a. en lag eller i lag angiven uppgift och behandlingen skall för övrigt också vara sakligt motiverad för den registeransvarigas verksamhets del. I den elektroniska klientlagen stadgas om elektronisk behandling av klientuppgifter och bl.a. om en särskild skyddsplikt. Ändamålet med behandlingen av personuppgifterna, de uppgifter som skall behandlas och rättsgrunden för behandlingen framgår ur övrig lagstiftning gällande socialvården. I dessa lagar eller exempelvis i van nämnda förordning finns inga bestämmelser gällande fakturering. Dataombudsmannen anser att det för den registeransvariges verksamhets del finns en saklig grund att behandla personuppgifter för fakturering. I faktureringen är ändamålet med behandlingen av personuppgifter ändå annan än i socialvårdens lagstiftning stadgade givande av tjänster och förmåner. Det hur faktureringen verkställs och hur ekonomiförvaltningens funktioner förverkligas är en annan fråga än tillämpningen av den elektroniska klientlagen.

På ovan nämnda grunder anser dataombudsmannen att den särskilda loggbestämmelsen i den elektroniska klientlagen inte blir tillämplig på fakturerings- och bokföringsuppgifter. De egentliga fakturerings- och bokföringsmaterialets uppgifter finns inte i socialvårdens handlingar och hör inte till dagvårdens register. Således behöver man inte samla nämnda logguppgifter från dem.

Dataombudsmannen uppmärksammar dock att på behandling som sker i faktureringssyfte tillämpas skyddsplikten i personuppgiftslagen. Fakturerings- och bokföringsmaterial skall också behandlas så att sekretessbestämmelserna efterlevs eftersom det från fakturorna ofta framgår ett sekretessbelagt klientförhållande. På bokföringsmaterial tillämpas bokföringslagstiftning.

Tillämpade bestämmelser:

Lagen om elektronisk behandling av klientuppgifter inom social- och hälsovården (159/2007) 2 § 1 mom., 3 § 4 k och 5 §
Social- och hälsovårdsministeriets förordning om journalhandlingar (298/2009) 1 §, 2 § och samma paragrafer i den tidigare förordningen (99/2001)
Personuppgiftslag (523/1999) 3 § 3 punkt, 32 § och 33 §

 
Publicerad 6.2.2014