Framsida » Avgöranden » Lokalisering av arbetstagare

Lokalisering av arbetstagare

Drn 87/41/2010

Ärendet:

Fackförbundet bad dataombudsmannen om tolkning/utlåtande angående lokalisering av arbets­tagare samt fordon/servicebil i dennas bruk. Frågan berörde speciellt personalens representant, vil­ken enligt lagen och kollektivavtalen delvis har arbetsfrihet. Genom pågående övervakning samlas data-material och bildar ett register, i vilket det noggrant specificeras vem, när och hur länge representanten haft möten med olika personer. Bland uppgifterna som samlas i registret kan känsliga uppgifter uppkomma, och sparas för företagets bruk.

Förbundet bad även ombudsmannen ta ställning till hurudana anvisningar och utredningar före­taget bör ge sina anställda om det insamlade materialet. I det ovan nämnda fallet, förutsätts att apparaturen ständigt är aktiverad, och den får inte stängas av.

I det ovannämnda fallet handlar ärendet om montörer, vilka i sitt bruk har en servicebil med material. Servicebilen är även ofta hemma hos montörerna, eftersom arbetskommenderingar i vissa fall baseras på larm. Dessa montörer har från tidigare biltelefon samt bärbar dator, där det finns ett system där det bör skrivas in faktureringar och övriga system för resetider, när man anlänt till en arbetsplats och arbetstidens slut.

Nu kan alltså övervakningen innefatta pauser, reserutter samt var övrigt bilen rör sig både på arbetstid och utanför arbetstiden. Den jourhavande montören har rätt att använda bilen för eget bruk i ringa mått, eftersom man vid larm måst kunna åka iväg direkt till en viss plats. Tillåtna rutter under ar­betstid har varit sådana som t.ex. hör till skötsel av lov, så som körningar som hänger samman med uppgifter som sköts av huvudförtroendemannen eller arbetsskyddsombudsmannen.

Företaget har grundat orsaken på användning av lokaliseringssystemet på att säkerheten för de individuellt arbetande arbetstagarna förstärks och att kundservicen förbättras. Utredningar på hur säkerheten förstärks har inte motiverats ingående. I kundförhållandet är kunderna från tidi­gare i kundförhållande, genom att det baserar sig på ett avtalsförhållande där man kan säga att kunderna är användare av företagets fel i varan. Ifrån kontoret ges de vardagliga arbetsuppgif­terna och arbetet som baserar sig på larm är abnorma, då larmas arbetstagaren på jobb utanför arbetstiden. Förbundet frågade, vilken tid och hur var och en med hjälp av apparatur kan över­vakas och hur skall personalen informeras om liknande ärenden. Finns det något i ärendet som förutsätter personalens samtycke.

Dataombudsmannens svar:

Till dataombudsmannens behörighet hör att ge allmänna råd och anvisningar angående be­handling av personuppgifter enligt personuppgiftslagen (523/1999). Till behörigheten hör även att övervaka lagen om integritetsskydd i arbetslivet (759/2004) tillsammans med arbetsskyddsmyndigheterna. Enligt 32 § i lagen om dataskydd vid elektronisk kommunikation (516/2004) hör 4 kapitlet (16-18 §) om behandling av lokaliserings uppgifter, även till dataom­budsmannens behörighet.

Till dataombudsmannens behörighet hör inte att tolka arbetsrättsliga ärenden, dataombudsman­nen har inte heller en allmän lov- eller förbudsbehörighet.

Lokaliseringsuppgifter som personuppgifter och lokaliseringens relevanta ändamålsenlighet

Lokalisering och lokaliseringsuppgifter kan enligt personuppgiftslagens 3 § 1 mom. 1p. anses vara personuppgifter, i de fall man av dessa kan känna igen en fysisk person.

Enligt 2 § lagen om integritetsskydd i arbetslivet (arbetlivetsintegritetsskyddslag) tillämpas la­gen på arbetsgivare och arbetstagare, tjänsteman eller person i annat serviceförhållande.

Enligt arbetslivetsintegritetsskyddslags 3 §, får arbetsgivaren behandla endast sådana person­uppgifter som har direkt relevans för arbetstagarens arbetsförhållande och som har att göra med hanteringen av rättigheter och skyldigheter för parterna i arbetsförhållandet eller med de förmåner arbetsgivaren erbjuder arbetstagarna eller med arbetsuppgifternas särskilda natur. Avvikelser från relevanskravet kan inte göras med arbetstagarens samtycke.

Dataombudsmannen ansåg att ifall arbetstagaren har som syfte att lokalisera arbetstagare med hjälp av lokaliseringssystem, så bör lokaliseringen som utgångspunkt ha ett i enlighet med per­sonuppgiftslagens 6 § på förhand bestämd grund och ändamål. Sådana relevanta grunder kan vara t.ex. försäkran om arbetstagarnas säkerhet eller att rikta resurser till rätta ställe.

Arbetsgivaren har i arbetsförhållande s.k. lednings- och övervakningsrätt, alltså är arbetstagaren bunden att göra arbete under arbetsgivarens ledning och övervakning. På grund av sin led­nings och övervaknings rätt, kan arbetsgivaren bestämma hur, var och när arbetet skall utföras. Då arbetet utförs på annat håll än i arbetsgivarens utrymmen, kan lokalisering av arbetstagare vara nödvändigt för att trygga rättigheterna och skyldigheterna som kommer av arbetsförhållan­det. Om arbetet berör t.ex. service- och säkerhetstjänster, där arbetstagarna anvisas genom­larm eller reklamering, så kan lokalisering anses som en nödvändighet. Detta kommer av att man skall ge uppdraget åt den arbetstagare som befinner sig närmast uppdragsstället och är le­dig. I vissa situationer förutsätter arbetstagarnas säkerhet att de lokaliseras (t.ex. i värdetrans­portbranschen). Därav verkar det som om behandling av uppgifter angående lokalisering i vissa särskilda arbetsbranscher, är nödvändigt för parternas rättigheter och skyldigheter eller som följd av arbetsuppgifternas specialnatur.

Dataombudsmannen har i tidigare ställningstaganden tolkat, att inte användning av lokaliseringsuppgifter är ändamålsenlig för arbetsrättsliga ärenden och övervakning, så som för övervakning av arbetstid.

Till den mån som lokaliseringsuppgifterna ämnas användas för att övervaka och observera ar­betstiden, så bör man om detta på förhand bestämma i användningssyfte och finna en saklig grund, t.ex. att arbetet i huvudsak sköts utanför arbetsgivarens lokaler och att arbetstiden inte kan övervakas på ett annat, med tanke på integritetsskyddet, mindre kränkande sätt. En sådan behandling av arbetstidens observation genom lokaliseringsuppgifter, skall möjligast klart och tydligt definieras samt om möjligt behandlas i ett annat registersystem. Arbetstagarna skall ha möjligast klara anvisningar om hur arbetstiden efterföljs och vilka uppgifter som behandlas för ändamålet.

Ifall att lokaliseringssystemet på förhand inte har definierats på ovannämnda sätt med tanke på uppföljning av arbetstid, eller det inte förts samarbetsförfarande på arbetsplatsen i enlighet med lagen, ansåg dataombudsmannen att inte behandling av lokaliseringsuppgifter får användas för att övervaka att avtalen om arbets- och tjänsteförhållanden uppföljs. Behandling av sådana upp­gifter är inte med tanke på ändamålet i enlighet med lagen.

Samarbetsförfarande förrän lokalisering påbörjas

Förrän lokalisering och teknisk övervakning av arbetstagarena kan tas i bruk i en organisation, skall samarbetsförfarandet tas i beaktande i enlighet med 21 § i arbetslivetsintegritetsskyddslag angående över­vakning med hjälp av teknisk utrustning och användning av datanät:

Syftet med kameraövervakning, passerkontroll och annan övervakning med tekniska metoder av arbetstagarna, brukstagandet av dem och de metoder som används i övervakningen samt användningen av elektronisk post och andra datanät samt behandlingen av uppgifter som gäller en arbetstagares elektroniska post och annan elektronisk kommunikation omfattas av samar­betsförfarandet enligt lagen om samarbete inom företag, lagen om samarbete inom statens äm­betsverk och inrättningar samt lagen om samarbete mellan kommunala arbetsgivare och ar­betstagare. I andra företag och offentligrättsliga sammanslutningar än sådana som omfattas av samarbetslagstiftningen ska arbetsgivaren före beslutsfattandet bereda arbetstagarna eller de­ras representanter tillfälle att bli hörda i de angelägenheter som nämns ovan.

Arbetsgivaren är skyldig att på arbetsplatsen i samarbetsförfarandet gå igenom lokaliseringens bruksändamål och förfaringssätt, samt att upprätta skriftliga användningsregler för lokalisering­en. Arbetsgivaren är skyldig att informera arbetstagarna om lokaliseringen och om behandling­en av personuppgifter på det sätt som kommer av personuppgiftslagens 24 § och arbetslivetsin­tegritetsskyddslags 21 §.

Indirekt lokalisering

Då arbetstagaren har som syfte att utföra lokaliseringen så att man lokaliserar t.ex. fordon eller andra mobila objekt, så är det fråga om indirekt lokalisering. För den indirekta lokaliseringens del t.ex. när det gäller lokalisering av bilar där arbetstagaren kan kännas igen med hjälp av t.ex. arbets- eller fordonslistor, hade dataombudsmannen konstaterat att arbetslivetsdataskyddslags 21 § om samarbetsförfarande blir tillämplig eftersom det gäller teknisk övervakning som utförs av arbetsgivaren och riktar sig på arbetstagaren. Ett särskilt samtycke krävs då inte av arbetstagaren för den indirekta lokaliseringen, förutsatt att de tidigare nämnda grunderna uppfylls och principerna för lokalisering och bruksändamålet sköts på ovannämnda sätt.

Direkt lokalisering

Dataombudsmannen konstaterade att i de fall där lokaliseringen riktar sig rakt och direkt på arbetstagaren, t.ex. med hjälp av mobiltelefon, gps-lokalisering eller annan personlig apparatur, bör arbetstagarens samtycke åtnjutas. Sin tolkning baserar dataombudsmannen på 16- 18 § lagen om dataskydd vid elektronisk kommunikation, angående behandlingen av lokaliserings uppgifter.

Eftersom nästan alla lokaliseringssystem använder sig av det allmänna kommunikationsnätet för att behandla och överföra data och många interna och andra begränsade nät sammankopplade med det allmänna kommunikationsnätet, så kommer lagen om dataskydd vid elektronisk kommunikation att tillämpas.

Om inte beställaren har förbjudit det så får teleföretag behandla lokaliseringsuppgifter. Lokaliseringsuppgifter är sådan data som med hjälp av mobiltelefon uppger geografiskt läge, då dessa inte används för kommunikation. Enligt lagens 18 § skall den som tillhandahåller mervärdestjänster eller en sammanslutningsabonnent av den som skall lokaliseras begära samtycke per tjänst innan behandlingen av lokaliseringsuppgifterna inleds, om inte samtycket entydigt framgår av saksammanhanget, eller om inte annat bestäms i lag.

Innan lokaliseringsuppgifter lämnas ut till den som tillhandahåller mervärdestjänster eller till en sammanslutningsabonnent skall det försäkras att tillhandahållande av mervärdestjänsten inte förbjudits och att den grundar sig på samtycke.

I huvudregel fås samtycket av den som utför lokaliseringstjänsten. I de fall som arbetsgivaren själv förvaltar och behandlar lokaliseringen, så är denna enligt lagen sammanslutningsabonnent och skall därmed värna om att arbetstagarnas samtycke åtnjutits.

Personuppgifter som samlats in genom lokalisering

Med hänsyn till lokalisering i arbetslivet, har dataombudsmannen speciellt konstaterat att arbetsgivaren måste värna om att arbetstagaren kan koppla både av och på lokaliseringen, speciellt då apparaturen kan användas både utanför och på arbetstid (t.ex. tjänstetelefon). Arbetsgivarens ledar och övervaknings rätt sträcker sig inte utanför arbetstiden enligt dataombudsmannen.

Utöver detta bör arbetsgivaren försäkra sig om att lokalisering är nödvändigt med tanke på arbetsuppgiften, och att arbetstagaren som den riktar sig på är medveten om detta. Ifall att apparaturen kan användas utanför arbetstid på ett lagligt sätt, så bör arbetsgivaren även försäkra sig om att data inte skall behandlas av arbetsgivaren på ett orättmätigt sätt om apparatur som av misstag lämnats i aktiverat läge utanför arbetstid eller på annat sätt utanför arbetsgivarens övervaknings behörighet. Dataombudsmannen ansåg att detta även gäller indirekta lokaliserings uppgifter.

I de fall som läges- eller lokaliseringsuppgifterna och andra personuppgifter samlas in och sparas i ett automatiskt datasystem och / eller det av dessa behandlas ett personregister, så bör alla personuppgiftslagens normer beaktas. Dataombudsmannen riktade speciellt uppmärksamhet på förpliktelsen att planera i förväg, saklig definition av ändamålet samt uppgörande av registerbeskrivningen i enlighet med personuppgiftslagens 10 §. Arbetsgivaren skall även värna om skyddsprincipen som kommer av 32 § i personuppgiftslagen och tystnadsplikten vid behandling av personuppgifter som kommer av 33 §.Organisatoriska åtgärder som behövs för att skydda personuppgifter betyder bl.a. att arbetsgivaren på förhand skall definiera vem i organisationen på basis av arbetsuppgifter och / eller på basis av position som har rätt att behandla lokaliserings och andra uppgifter som berör arbetstagarna.

Uppgifterna som samlas in under arbetsförhållandet, skall gås igenom på det vis som kommer av samarbetsförfarandet i arbetslivetsintegritetsskyddslags 4 § 3 mom. Enligt personuppgiftslagens 24 § bör arbetsgivarens registerförare informera arbetstagarna om behandlingen av personuppgifter. Detta betyder att man bör informera arbetstagarna angående de uppgifter som samlas in genom lokaliseringen på arbetstid, så att alla arbetstagare är medvetna om lokaliseringens betydelse och om personuppgifternas behandling i förhållande till lokaliseringen.

 
Publicerad 6.2.2014