Framsida » Avgöranden » Vilka uppgifter om en elev och dennes familje får en lärare fråga efter

Vilka uppgifter om en elev och dennes familje får en lärare fråga efter

Dataombudsmannens ställningstagande 13.2.2002
Dnr 95/41/2002

Ärende:

Vilka uppgifter gällande en kommuns elev, elevens föräldrar och elevens hem kan en lärare fråga efter i skolan?

Ställningstagande:

Om eleven kan i skolan samlas endast sådana uppgifter som är behövliga med hänsyn till ordnande av undervisning. Den registeransvariga bör kunna motivera behövligheten av samlade personuppgifter i ordnandet av undervisningen.

När tillämpas personuppgiftslagen

Med personuppgift avses alla slags anteckningar som beskriver en fysisk person eller hans egenskaper eller levnadsförhållanden som kan hänföras till honom själv eller till hans familj eller någon som lever i gemensamt hushåll med honom. Personuppgifter är endast sådana uppgifter som har sparats på någon plattform. På vilket sätt (med hand, maskinellt, optiskt, elektriskt, genom magnet) eller på vilken plattform uppgifterna har sparats har inte med tanke på personuppgiftsbegreppet någon betydelse. Exempelvis är uppgifter som en elevs namn och kontaktuppgifter samt uppgifter om vilka kurser denne avklarat eller vitsord som denne fått, personuppgifter. På samma sätt är uppgifter gällande elevens föräldrar eller hem personuppgifter. Lagen tillämpas inte på enbart diskussioner mellan eleven och läraren, om uppgifter som framkommer i diskussionerna inte sparas någonstans.

Vem svarar för behandlingen av personuppgifter

Med en registeransvarig avses en eller flera personer, sammanslutningar, inrättningar eller stiftelser för vilkas bruk ett personregister inrättas och vilka har rätt att förfoga över registret eller vilka enligt lag ålagts skyldighet att föra register. Exempelvis är skolnämnden i den kommun som ordnar grundundervisningen elevregistrets registeransvarig. I praktiken har skolnämnden ofta delegerat den praktiska registerföringen till skolorna. Samma kommuns grundskolors elevregister är delregister i kommunens elevregister över grundskoleelever.

Vilka uppgifter kan den registeransvarige behandla

Behandlingen av elevers personuppgifter i skolor grundar sig på det sakliga sambandet mellan skolan och eleven vilket kan jämföras med ett kundförhållande. Känsliga uppgifter som lagens 11 § stadgar om får behandlas endast på de grunder som nämns i 12 §. Känsliga uppgifter är t.ex. uppgifter som beskriver en persons religiösa övertygelse eller hälsotillstånd.

De behandlade personuppgifterna skall vara behövliga med hänsyn till det bestämda ändamålet med behandlingen av personuppgifter. Personuppgifter kan anses vara behövliga med hänsyn till behandlingens ändamål, då de är sakliga och väsentliga och inte för omfattande till det ändamål som de har samlats för och för vilket de senare behandlas. Uppgifter som samlas om en elev i skolan skall vara behövliga med hänsyn till ordnandet av undervisningen. Om föräldrarna är det vanligtvis behövligt att samla endast namn- och kontaktuppgifter. Ifall det i särskilda fall är behövligt att samla andra personuppgifter bör man kunna motivera behövligheten (varför är uppgifterna behövliga med hänsyn till ordnande av undervisning). I skolkurator- och skolpsykologverksamhet, som anknyter till förverkligandet av elevvården, kan samlas uppgifter som är behövliga för att förverkliga denna verksamhet. Man bör då bedöma i vilken mån det är behövligt att spara uppgifter som eleverna har berättat på t.ex. papper eller i elevregistret (alltså på någon plattform). Den registeransvariges uppgift är att motivera behövligheten av de sparade uppgifterna.

Den registeransvarige bör också sörja för att inga felaktiga, bristfälliga eller föråldrade personuppgifter behandlas. Uppgifter som en elev berättat är nödvändigtvis inte felfria.

Tystnadsplikt

Uppgifter om en persons egenskaper, personliga förhållanden eller ekonomiska ställning omfattas enligt lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet av tystnadsplikten. Lagbestämmelsen reglerar åt den person tystnadsplikt som vid fullgörande av åtgärder som gäller behandling av personuppgifter har fått veta om ovan nämnda uppgifter gällande en annan person. Tystnadsplikten tillämpas också i situationer där personuppgifter uttrycks muntligt.

Bestämmelser om uppgifters sekretess finns också t.ex. i 40 § i lagen om grundläggande utbildning och 24 § i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet. Sekretessen som stadgas om i lagen om grundläggande utbildning gäller det som de i lagbestämmelsen nämnda personerna (bl.a. lärarna) vid skötseln av uppgifter som gäller utbildningen har fått veta om elevernas eller familjemedlemmars personliga förhållanden och ekonomiska ställning.

Skyldigheten att skydda uppgifter

Personuppgiftslagen förpliktar den registeransvariga till att förverkliga nödvändiga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda personuppgifterna bl.a. från obehörig åtkomst. Till skyddet av känsliga uppgifter bör fästas särskild uppmärksamhet. Principen är att varje arbetstagare kan behandla endast de personuppgifter som denne behöver vid skötseln av sina arbetsuppgifter.

Tillämpade bestämmelser:

Personuppgiftslag: 2 §, 3 § 1 och 3 punkten, 8 § 1 momentets 5 punkt, 9 §, 11 §, 12 §, 33 §

 
Publicerad 6.2.2014