Framsida » Avgöranden » Vad avses med personregister i skolans verksamhet

Vad avses med personregister i skolans verksamhet

Dataombudsmannens ställningstagande 13.12.2001
Dnr 1153/41/2001

Ärende:

Vad avses med personregister i skolans verksamhet? Är t.ex. en tabell över sina elever som en lärare upprätthåller och i vilken denne antecknar uppgifter gällande kursprestationer ett personregister?

Ställningstagande:

Till samma personregister hör alla de uppgifter som med hänsyn till sitt användningsändamål hör ihop. En del av personuppgifterna kan behandlas med hjälp av automatisk databehandling och en del kan finnas i pappersformat, t.ex. på blanketter.

Ändamålet med behandlingen av den studerandes personuppgifter är anordnande av undervisning. Lärarna behandlar den studerandes personuppgifter i detta hänseende i samband med sina arbetsuppgifter. Uppgifter som lärarna har antecknat hör till det logiska personregister som läroverket upprätthåller.

Vad avses med en personuppgift?

Med personuppgifter avses alla slags anteckningar som beskriver en fysisk person eller hans egenskaper eller levnadsförhållanden som kan hänföras till honom själv eller till hans familj eller någon som lever i gemensamt hushåll med honom. Exempelvis den studerandes namn och uppgift om att denne har genomfört en viss kurs eller dennes vitsord är personuppgifter.

Vad är ett personregister?

Enligt det logiska registerbegreppet i enlighet med personregister definitionen hör till samma personregister alla de uppgifter som används i samma anslutning oberoende av vart de har sparats. En del av uppgifterna kan behandlas med hjälp av automatisk databehandling. Till samma personregister kan också höra anteckningar som är i pappersform (t.ex. på en blankett). Det logiska registerbegreppet betyder också att kortvariga dokument som uppkommer vid databehandling, inte anses vara separata personregister då de är i den registeransvariges besittning och de används för personuppgifternas bestämda användningsändamål.

Mellan ett läroverk och en elev finns ett sakligt samband som kan jämföras med ett kundförhållande, på vilket behandlingen av elevens personuppgifter grundar sig. I läroverk är ändamålet med behandlingen av elevernas personuppgifter att ordna undervisning. Till elevregistret hör alltså alla elevens uppgifter som används vid anordnandet av undervisningen. Då lärarna i sitt undervisningsarbete antecknar någonstans t.ex. om elevernas prestationer i övningsarbeten, är anteckningarnas syfte uppenbarligen att kontrollera görandet av övningsarbeten. När övningsarbetena har gjorts flyttas anteckningarna till elevdatasystemet som uppgifter om utförda arbeten och i dem erhållna vitsord. Med beaktande av det logiska registerbegreppet hör sådana tillfälliga anteckningar som uppkommer i undervisningsarbetet, och som skall utplånas när de inte längre är behövliga med hänsyn till den registeransvariges verksamhet, till elevregistret.

Tillämpade bestämmelser:

Personuppgiftslagen: 3 § 1 och punkt 3, 6 §, 8 § 1 momentets 5 punkt, 34 §

 
Publicerad 6.2.2014