Framsida » Avgöranden » Kommuners behandling av invandrares personuppgifter

Kommuners behandling av invandrares personuppgifter

Dataombudsmannens ställningstagande 1.11.2010
Dnr 1804/41/2010

Ärendet:

Enligt stadsrådets beslut får kommunerna stöd av staten för de utgifter som uppkommer av flyktingar. Socialbyrån har i sin budget fastställt kostnadsställen till förfogande för de kostnader som uppkommer av flyktingarnas socialskyddsutgifter. Detta är till för att ELY-centralerna då kan fakturera de utgifter som uppkommit för tre år i taget för utkomststöd och sjukvårdskostnader.

Kommunen rådfrågade dataombudsmannen ifall det är möjligt att bilda ett personregister eller liknande register efter dessa tre år. I registret skulle framgå t.ex. på basis av nationalitet det för flyktingarna beräknade utkomststödet och det utkomststöd som skall kompletteras. Kan kommunen upprätthålla ett register angående de tjänster som flyktingarna använder sig av så som specialsjukvård, rådgivnings- och läkarbesök osv.? Bruksändamålet med uppgifterna skulle vara att man med hjälp av registret skulle kunna beräkna kostnaderna som uppkommer på ett noggrannare sätt än tidigare. Det är fråga om att utreda de direkta kostnaderna som uppkommer av immigrationen. Detta skulle förutsätta helhets förändringar i tjänster och service, i kundspecifika registersystem och data. Att ta reda på uppgifter om immigrations och flyktingbakgrunden då de uträttar ärenden, skulle vara mödosamt och troligen omöjligt på grund av författningarna. Efter att flyktingarna fått uppehållstillstånd så blir de vanliga kommunmedlemmar som använder tjänsterna på samma sätt som andra kommunmedlemmar. Kommunen sände även mer specifika frågor, vilka kan läsas i dataombudsmannens svar.

Dataombudsmannens ställningstagande:

Normer angående behandling av personuppgifter och databehandling av immigranters personuppgifter.

I personuppgiftslagen stiftas om de förutsättningar som ligger som grund för att personuppgifter skall få samlas in och behandlas. Enligt 2 § i Personuppgiftslagen skall denna lag tillämpas på behandling av personuppgifter om inte annat stiftas i annan lag.

Till exempel regler om bokföring hör till speciallagstiftning, och skall därmed tillämpas genom reglerna för bokföring. Till dataombudsmannens behörighet hör inte att ta ställning till tillämpningen av dessa normer, eftersom dataombudsmannen endast ger anvisningar och råd angående tillämpningen av personuppgiftslagen.

Enligt lagens 1 § är syftet med lagen att genomföra de grundläggande fri- och rättigheter som tryggar skydd för privatlivet samt övriga grundläggande fri- och rättigheter som tryggar skyddet för den personliga integriteten vid behandling av personuppgifter.

Minoritetsombudsmannen ansåg i sitt svar till kommunen, att endast sparande av flyktingarnas känsliga uppgifter efter att de bott i kommunen i tre år, är diskriminerande. Minoritetsombudsmannen refererade även till principen om att myndigheterna bör främja etnisk jämställdhet.

Dataombudsmannen anser att man inte kan avgöra frågan endast med beaktande av reglerna om skydd av personuppgifter. I beaktande skall även tas minoritetsombudsmannens hållning och lagar som denna presenterade samt andra lagar.

Behandlingen av personuppgifter skall vara sakligt motiverad med hänsyn till den registeransvariges verksamhet enligt personuppgiftslagens 6 §.

Enligt samma lags 3 § är personregister en datamängd som innehåller personuppgifter och som består av anteckningar som hör samman på grund av sitt användningsändamål, och som helt eller delvis behandlas med automatisk databehandling eller har ordnats som ett kartotek, en förteckning eller på ett annat motsvarande sätt så att information om en bestämd person kan erhållas med lätthet och utan oskäliga kostnader.

I den kommunala socialvården fungerar det organ som svarar för socialvården även som registerförare inom socialvården, och inom hälsovården svarar hälsovårdsenheten så som hälsocentralen. Inom socialvården bildas många olika personregister beroende på vilken socialtjänst det är fråga om, så som dagvårdsregister, utkomststödsregister osv. Inom hälsovården däremot bildar patientuppgifterna ett patientregister. Registern har olika ändamål och får därmed inte sammanfogas. Därmed kan enligt personuppgiftslagen en persons olika social- och hälsovårds uppgifter eller andra kommunala uppgifter inte sammanfogas till samma register oberoende av om frågan gäller en flykting eller en kommun invånare. Det är fråga om uppgifter i olika register och uppgifter som hör till olika registerförare, dessa kan inte lagenligt sammanfogas.

Enligt personuppgiftslagens 9 § skall de personuppgifter som behandlas vara behövliga med hänsyn till det angivna ändamålet med behandlingen av personuppgifter. I samma lags 11 § stadgas att behandling av känsliga personuppgifter är förbjuden. Med känsliga uppgifter avses bl.a. uppgifter om en persons ras och etniska ursprung, hälsotillstånd och sjukdom samt behov av socialstöd eller sociala förmåner som denna får.

I samma lags 12 § stadgas de undantag som sådana uppgifter ändå får samlas in och behandlas. De får användas bl.a. då insamlandet stiftas om genom lag eller om registerföraren genom en lag ges tillåtelse om detta. I samma paragraf ges enheten för hälsovården eller yrkespersonalen i hälsovården rätt att behandla sådana uppgifter då dessa kommer upp i deras arbete då det gäller bl.a. patientens hälsotillstånd, sjukdom, vård åtgärder och andra för vården oundvikliga uppgifter. Myndigheterna för socialvården får i sin verksamhet behandla uppgifter om personers behov av socialstöd och andra nödvändiga uppgifter även om de är känsliga, då dessa fås genom deras arbete.

Dataombudsmannen anser att uppgifter angående invandrares nationalitet och flyktingstatus oftast är en uppgift som beskriver en persons ras eller etniska ursprung och är därmed känsliga uppgifter i enlighet med personuppgiftslagen. Insamlande av dessa är i huvudregel förbjuden. Dessa får samlas in och behandlas endast då det finns grunder för undantag enligt personuppgiftslagen.

Dataombudsmannen anser att uppgifterna, om de lagstadgade förmåner som invandrare får i form av tjänster, skall vara registrerade så länge som kommunen kan få stadsstöd för de tjänster som ges åt invandrarna, vanligen är detta tre år. Speciallagstiftning reglerar sökande och beviljande av stöden.

I annat fall kan man samla in och spara uppgifter i ett register, angående invandrares nationalitet endast i samband med utförande av en tjänst som kräver denna information. På detta sätt skall nödvändighetskravet i personuppgiftslagen beaktas på exakt samma sätt som vid behandlande av andra kommuninvånares personuppgifter.

1. Fråga. I social- och hälsovårdstjänsteenheternas ekonomiområde för "Vuxen socialarbete och utkomststöd" har det bildats ett särskilt kostnadsställe för "Speciella kostnader för flyktingar". I kostnadsstället har skrivits in de kostnader som uppkommit vid socialvården av asylsökande samt ersättningarna som fåtts av ELY för detta ändamål. Kunde vi t.ex. skriva in asylsökandes beräknade hälsogranskningskostnader i samma kostnadsställe.

Dataombudsmannens svar: Så vitt det till det nämnda kostnadsstället endast samlas in summariska uppgifter angående kostnaderna som uppkommit utan att ha med personuppgifter, med tanke på personuppgiftslagen är det inte ett problem att skriva in kostnader som kommit av hälsogranskningar i det ifrågavarande kostnadsstället för den tid som ersättningar fås av staten.

2. Fråga. Kan staden till exempel genom en förtroendemans svar på förfrågan på allmänt plan berätta på vilken kommunal nivå specialtjänster getts asylsökanden, hur många asylsökande det finns i dessa och hur stora kostnader som bildats av detta och hur mycket kommunen skall få ersatt av staten på denna bekostnad? Kan det i svaret framkomma inlägg angående social- och hälsovården, centralförvaltningen, ungdom och projekt statistik, där det framkommer de bidrag (inkomst) och utgifter som fåtts av ELY-centralen? Kan motsvarigt förfarande anses vara i enlighet med dataskyddslagstiftning?

Dataombudsmannens svar: Eftersom frågan gäller invandrare, för vilka staten även betalar specialstöd, krävs det även att uppgifter om invandrarna samlas in för att begäran om stöd skall kunna genomföras. Om det i tabellerna inte framkommer uppgifter om enskilda invandrare, utan endast summariska uppgifter om den finansiella förbrukningen, så är det fråga om statistisk data. Personuppgiftslagstiftningen hindrar inte sådan redogörelse av statistiska uppgifter, där det inte går att utläsa uppgifter om enskilda personer. Statistiken och sammandragen skall ändå baseras på sådana uppgifter, som fåtts på lagliga grunder och från början har varit nödvändiga och ändamålsenliga, t.ex. i social- och hälsovårds tjänster eller då det har ansökts om stadsstöd. Eftersom uppgifter om asyl i huvudregel skall samlas in för tre år, med behovet av information angående stadsstöd som ändamål, så kan den statistiska informationen på denna grund behandlas.

Insamlande och behandling av information om invandrare efter att statens specialstöd upphört

Dataombudsmannen överväger, på basis av de ovannämnda stadgorna, möjligheten att samla in och behandla personuppgifter angående invandrare efter att stadsstöden har upphört, samt svarar på de specifika frågorna.

3. Fråga. Staden har ombetts att precisera de utgifter som uppkommer av att utkomststödet beviljas, speciellt de kostnader som uppkommer av utkomststöd som beror på prövning. Man har utgått ifrån att tjänstemannen skulle kunna samla in de ifrågavarande uppgifterna och att förtroendemän skulle få ett sammandrag av dessa. Kan staden efter den treåriga integrationstiden ge uppgifter för olika samhällsgrupper angående utkomststöd som beror på prövning? Kan staden samla uppgifter om karaktären av till exempel olika befolkningsgruppers vanliga utkomststöd eller andra socialstöd eller motsvarande stöd även efter integrationstidens slut?

Dataombudsmannens svar: Enligt personuppgiftslagens 9 § får man i ett kundregister samla in och behandla endast sådana personuppgifter för utkomststöd vilka är nödvändiga för att kunna avgöra eller bevilja utkomststödet. Personens ras och etniska ursprung är enligt personuppgiftslagen känsliga personuppgifter, och skall därmed sparas i socialvårdens register endast då de är oundvikliga för att tjänsten skall kunna beviljas eller för att man skall kunna fatta beslut om den.

Vid dessa tillfällen, då ovan nämnda uppgifter på ett lagenligt sätt har sparats i registret, bör det avgöras vilka uppgifter som lagligen får användas för statistik. Personuppgiftslagen förbjuder ändå inte presentation av statistiska uppgifter. I statistiska uppgifter får inte enskilda personer vara igenkännbara.

4. Fråga. I vilken mån är ELY-centralens utkomstberäkningar offentliga? Staden har dem offentliga. Socialtjänsten har i sen utkomstberäkning öppnat ett specifikt utrymme för flyktingars kostnader som kommer av socialskyddsutgifter.

Dataombudsmannens svar: Till dataombudsmannens vetskap hör inte vad utkomstberäkningarna innefattar. Till dataombudsmannens behörighet hör inte heller i övrigt att ta ställning till om en uppgift är offentlig eller inte. Dataombudsmannen konstaterade ändå att socialvårdens kunduppgifter och hälsovårdens patientuppgifter är sekretessbelagda uppgifter. Till den mån som det av beräkningarna framgår enskilda personers patientförhållande eller socialvårdens kundförhållande, så är uppgifterna sekretessbelagda. Härutöver finns det i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet 24 § bestämmelser om vilka myndighetsuppgifter som är sekretessbelagda.

5. Fråga. Finns det lagliga grunder att övervaka olika tjänster som flyktingar använder sig av och kan staden samla olika uppgifter angående olika befolkningsgrupper i olika tjänstesammanhang så som simhallsbesök och andra fritids tjänster, hälsovårdstjänster osv. Kan en grund t.ex. vara att kartlägga tjänstebehovet och vad skulle i såna fall vara karaktären av offentlighet?

Dataombudsmannens svar: Enligt relevanskravet i personuppgiftslagens 9 § skall uppgifterna vara behövliga med hänsyn till beviljandet av service eller tjänster alltså behandlingen av personuppgifter skall vara relevant för det angivna ändamålet. Som exempel samlas det vanligen inte vid simhallsbesök in personuppgifter om kunderna i simhallen. I flera servicebranscher är uppgifter om att en person är invandrare eller flykting eller vilken nationalitet han har inte relevant, och därmed skall den informationen inte samlas in. Även i fråga om hälsovården så får sådan information inte samlas in, förutom då uppgiften är nödvändig för att behandla en sjukdom.

6. Fråga. Kommunallagens 43 § behandlar en förtroendevalds rätt till upplysning. Vilken är dennas förhållande till stadgorna om överlämnande av personuppgifter? Har den förtroendevaldas rätt till upplysning högre prioritet än annan lagstiftning så som kommunallagen, för att verkställa folkstyret eller annat liknande? Vad är olika lagars förhållande till ärenden gällande invandring?

Dataombudsmannens svar: I ärendet hänvisar dataombudsmannen till promemorian 2.3.2010 uppgjord av Kommunförbundet, vilken bifogats av den anhängiggörande. I denna konstateras att sekretessbeläggning begränsar förtroendevalds rätt till upplysning. Som medlem av ett organ har den förtroendevalda rätt till de sekretessbelagda uppgifterna som sedvanligt hör till genomförandet av organets uppgifter och vilka är behövliga för att organet skall kunna behandla och ta beslut i ärendet. Enligt promemorian har enskilda personer i organ inte rätt att få sekretessbelagda uppgifter i andra situationer

Det ovan nämnda berör även uppgifter om invandrare. Till exempel då organet som tar beslut angående socialvården skall ta beslut angående invandrares förmåner, så har det ifrågavarande organet rätt att få till ärendet hörande sekretessbelagd information för att kunna fatta beslut. I högsta förvaltningsdomstolens beslut (HFD 1995 A 23) framgår att socialnämnden ändå inte har en generell rätt att få uppgifter om tjänsteinnehavares beslut om utkomststöd, då denna skulle fås ur sekretessbelagda dokument.

7. Fråga. Hur skall man förhålla sig till frågor i stil med; har kommunen betalat invandrares kylskåp, TV:n, bilar etc?

Dataombudsmannens svar: I 14- 15 § i lagen om klientens ställning och rättigheter inom socialvården är socialvårds dokument sekretessbelagda då de innehåller uppgifter om kunder i socialvården eller andra privata personer. Dessa får inte visas eller överlåtas till utomstående. Det är även förbjudet att avslöja dokumentens sekretessbelagda information, eller sådan information som skulle vara sekretessbelagd om den skulle vara dokumenterad. Lagen berör invandrare på samma sätt som andra kunder inom socialvården.

Redan uppgift om ett kundförhållande i socialvården är sekretessbelagt. Därmed kan man inte yppa information om att en enskild person blivit beviljad t.ex. en TV. I min mening är det bäst att motsvarande allmänna frågor besvaras med att invandrare bekostas på exakt samma sätt som andra kommunmedlemmar då det handlar om socialvård. I fall att en invandrare får socialstöd så följer detta samma regler som gäller för andra kommunmedlemmar. Om invandrare får specialstöd så kan man om detta klargöra på ett allmänt plan. Man kan även berätta om de ikraftvarande reglerna som tillämpas för att en person skall bekostas till exempel en bil.

Tillämpad lagstiftning:

Personuppgiftslagen (523/1999) 1 §, 2 §, 3 §, 6 §, 9 § 1mom., 11 § 1p. 4 p. 6p., 12 § 5 p., 10 p., 12 p.
Lagen om klientens ställning och rättigheter inom socialvården (812/2000) 14 – 15 §

 
Publicerad 6.2.2014