Framsida » Avgöranden » Antecknande av skolpsykologers kunder gällande skolmognad

Antecknande av skolpsykologers kunder gällande skolmognad

2005

Ärende:

En skolpsykolog berättade att denne utför undersökningar gällande skolmognad. Då man vill att barnet skall genomgå en skolmognadsundersökning gör vårdnadshavarna till skolverket en anmälan från vilken kanslisten antecknar uppgifterna i elevdatasystemet. Till antecknandet har inte fåtts vårdnadshavarnas samtycke. Skolpsykologen får efter det en kopia över anmälan och tar kontakt med vårdnadshavarna gällande utförandet av undersökningen.

Tidigare fick skolverket en uppgift över antalet elever som kräver specialarrangemang, men nu krävs också elevernas personuppgifter. Som motivering har nämnts att man med förfarandet eftersträvar att förhindra att elevplatser inte fylls.

Skolpsykologen frågade ifall uppgifter om ett psykologiskt kundförhållande kan tillfälligt antecknas i elevregistret. Han frågade också ifall anmälningsblanketten är lagenlig eftersom man i den inte begär föräldrarnas samtycke till sparandet av personuppgifterna i elevregistret.

Dataombudsmannens svar:

Behandling av ens personuppgifter som skall börja skolan, vid bedömning av undervisningens påbörjningstidpunkt

Personuppgiftslagens skyldigheter riktas till i lagens 3 § 4 punkt definierade registeransvarig. Dataombudsmannen har i sin praxis ansett att den registeransvariga i den grundläggande utbildningen är den nämnd som svarar för den grundläggande utbildningen i kommunen.

Enligt 27 § i lagen om grundläggande utbildning kan undervisningens arrangör på basis av psykologiska och vid behov medicinska utredningar ge ett barn tillstånd att påbörja den grundläggande utbildningen ett år senare än vad som har föreskrivits. Alla sådana uppgifter som samlas om ett barn och som kan sammankopplas till denne på något sätt är personuppgifter i enlighet med personuppgiftslagens 3 § 1 punkt. Vid behandling av ansökan torde även samlas sådana känsliga uppgifter som personuppgiftslagens 11 § stadgar om.

Behandling av personuppgifter är enligt personuppgiftslagens 8 § 1 moment 4 punkt möjlig om behandlingen grundar sig på en till den registeransvariga i lag föreskriven uppgift. Med hänsyn till känsliga uppgifter skall behandlingen enligt lagens 12 § 5 punkt direkt bero på sådana uppgifter. Behandling av ett barns personuppgifter i ett ansökningsärende grundar sig på 27 § i lagen om grundläggande undervisning.

En psykolog sparar uppgifter om sina kunder i sitt eget klientregister. Den aktör som besluter om skolgångens påbörjan behandlar i ansökningsärendet för beslutsfattandet behövliga personuppgifter. Avgörandet av tidpunkten för undervisningens påbörjande är enligt dataombudsmannens uppfattning också i lagens 6 § nämnda behandlingsändamålet för de samlande personuppgifterna. Med hänsyn till lagens 7 § kan uppgifter användas endast till det ändamål för vilket de har samlats.

Barnet är vid detta skede inte ännu elev i någon grundskola. Mellan skolan och barnet har således inte bildats ett sådant sakligt samband som personuppgiftslagens 8 § 1 moment 5 punkt stadgar om, på vilket behandlingen av elevernas personuppgifter i skolan skulle grunda sig. Läroverket behandlar elevernas personuppgifter för ordnandet av undervisningen. Eftersom barnets vårdnadshavare har ansökt om senareläggning av tidpunkten för påbörjande av barnets skolgång, är det i detta skede oklart när barnet kan påbörja den grundläggande undervisningen. Till samma personregister hör enligt lagens 3 § 3 punkt endast sådana anteckningar som har ett samband i.o.m. deras användningsändamål.

Till elevregistret kan sparas med beaktande av lagens 9 § endast personuppgifter som är behövliga för ordnandet av undervisningen. Enligt lagens förarbeten kan personuppgifter anses vara behövliga för behandlingens ändamål då de är sakliga och väsentliga och inte för omfattande för det ändamål för vilket de har samlats och för vilket de senare behandlas. Inte ens med samtycke kan man samla obehövliga uppgifter. Om psykologiska undersökningar visat att det inte finns en grund för att påbörja barnets undervisning senare kan uppgiften om uppgörande av ansökan ge en vilseledande bild då barnets undervisning ordnas.

Dataombudsmannen ansåg att en uppgift om en ansökan som barnets vårdnadshavare har gjort till skolverket gällande en avvikande tidpunkt för påbörjandet av barnets skolgång inte kan sparas i elevregistret eftersom barnet inte ännu är skolans elev utan tidpunkten för inledandet av läroplikten utreds fortfarande. De samlade uppgifternas användningsändamål är inte ordnande av undervisning. Enligt dataombudsmannens uppfattning skall en uppgift om en ansökan om avvikande tidpunkt för påbörjande av undervisning eller annat material som gäller beslutsfattande, således sparas i ett separat personregister.

Dataombudsmannen fäste även uppmärksamhet vid fullgörande av informeringsskyldigheten och uppgörande av registerbeskrivning. Personuppgiftslagens utgångspunkt (PuppL 24 §) är att den registrerade skall ha möjlighet att få veta om behandlingen av uppgifter om denne själv. Sökande skall således informeras om behandlingen av deras personuppgifter i ansökningsprocessen. Utav personregistret skall också utarbetas en registerbeskrivning i enlighet med lagens 10 §, vilken skall vara tillgänglig för alla.

Sekretessen gällande uppgifter som har samband med behandlingen av ärendet

Om sekretessen för personuppgifter i en ansökning föreskrivs i 40 § i lagen om grundläggande undervisning och 24 § i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (offentlighetslagen). Exempelvis är uppgifter gällande elevernas personliga förhållanden, vilka har fåtts vid skötseln av uppgifter gällande undervisningen, sekretessbelagda. På samma sätt är handlingar som innehåller uppgifter om ett psykologiskt test som har utförts på en person eller lämplighetsprov eller dess resultat sekretessbelagda. Redan en uppgift om att vårdnadshavaren ansöker om senareläggning av tidpunkten för påbörjande av barnets skolgång är enligt dataombudsmannens uppfattning en uppgift om barnets personliga förhållanden.

Om förutsättningarna för utlämnande av sekretessbelagda uppgifter stadgas i offentlighetslagens 7 kapitel. Sådana uppgifter kan utlämnas om det har särskilt föreskrivits i lag om utlämnandet av uppgifter eller rätten att få uppgifter. Utlämnandet möjliggörs också så att den för vilkens förmån sekretessplikten har stadgats ger sitt samtycke.

Medlemmar i organ som ansvarar för ordnandet av undervisningen, skolans personal som definieras i 37 § i lagen om grundläggande utbildning samt personer som ansvarar för skolhälsovården och annan elevvård får ge varandra samt myndigheter som svarar för utbildningen sådana uppgifter som är nödvändiga för att studierna skall kunna ordnas på ett ändamålsenligt sätt, utan hinder av sekretessbestämmelserna. Detta framgår ur 40 § 2 momentet i lagen om grundläggande utbildning. Sekretessplikten skall tas i beaktande vid behandling av uppgifter i ansökan. Vid behov bör man kunna motivera varför någon uppgift har varit behövlig att ge till en aktör som nämns i lagen, för ett sakligt ordnande av undervisningen.

Också personuppgiftslagens 32 § förpliktar till att skydda personuppgifterna från utomstående. Utomstående är de som inte behöver personuppgifterna i sitt arbete och som inte har rätt att få sekretessbelagda uppgifter.

Enligt dataombudsmannens uppfattning bör man som utgångspunkt använda statistikuppgifter vid planeringen av fyllandet av elevplatser. Det bör övervägas varför uppgifter om antalet ansökningar av senareläggning av tidpunkten för påbörjande av undervisning inte är tillräckligt. I varje fall bör man beakta personuppgiftslagens skyldigheter och bestämmelserna om uppgifters sekretess.

Tillämpade bestämmelser:

Personuppgiftslagen 3.1 § punkt 4, 6 §, 7 §, 8.1 § punkt 4 och 5, 9 §, 11 och 12 §, 32 §
Lag om grundläggande utbildning 27 §, 37 §, 40 §
Lag om offentlighet i myndigheternas verksamhet 24 §

 
Publicerad 6.2.2014