Framsida » Avgöranden » Förflyttning av personuppgifter då ansvaret för organiseringen av tjänsterna förflyttas till t. ex. en ny kommun

Förflyttning av personuppgifter då ansvaret för organiseringen av tjänsterna förflyttas till t. ex. en ny kommun

Dataombudsmannens ställningstagande 21.4.2008
Dnr 617/41/2008

Ärende
Socialverksamhetens informationssystems leverantör har i sin kundkrets, på gång flera kommunsammanslagnings- och regionprojekt. Leverantören för systemet frågade om, vilka uppgifter som kan i vart fall förflyttas som grundläggande uppgifter. I förfrågningen konstaterades, att lagstiftningsarbetet angående ärendet är på hälft och hänvisades till dataombudsmannens ställningstagande, angående värdkommuner 22.2.2007, dnr 150/49/07.

Dataombudsmannens svar

Om personuppgiftslagen och arkivlagen

På behandlingen av kunduppgifter i kommuner och andra kommunala myndigheter tillämpas personuppgiftslagen och arkivlagen jämsides. I dokumentförvaltningen bör bestämmelserna i båda dessa lagar iakttas. Båda lagarna gäller uppgifter i manuell form och uppgifter som finns i informationssystemet. Socialmyndighetens dokument och uppgifter hör till arkivet. Dessutom bildas ett personregister ur personuppgifter som har samlats för olika användningsändamål. Personuppgiftslagen är en allmän lag om behandlingen av personuppgifter. Den tillämpas på t.ex. behandlingen av klientuppgifter i socialvården, om inte annat föreskrivs i arkivlagen eller annan speciallag.

Till arkivverket har reglerats befogenheter att bl.a. styra och utveckla arkiveringen och bestämma om uppgifter som skall förvaras permanent. Dataombudsmannen ger råd om behandlingen av personuppgifter enligt personuppgiftslagen. Personuppgiftslagens bestämmelser gäller fullständigt det aktiva skedet i behandlingen av kunduppgifter. Till den del som ärendet gäller döda personers uppgifter eller annars avslutade kundförhållanden, grundar sig förvaringen av socialmyndighetens dokument och uppgifter på arkivlagen och arkivbildningsplanen samt på de råd och anvisningar som arkivverket har gett.

Vid förverkligandet av organisationsförändringar bör man i alla skeden sörja för att dataskyddet säkras vid behandlingen av personuppgifter. Även god informationshantering, som stadgas om i 18 § i lagen om offentlighet i myndigheters verksamhet, bör beaktas.

Riksarkivet och landsarkivet ger handledning angående arkivering av uppgifter. Arkivverket har, enligt arkivlagens 4 §, till uppgift att styra, utveckla och undersöka arkivfunktionen. Enligt 6 § i arkivlagen omfattar ett arkiv de handlingar som inkommit till arkivbildaren på grund av dess uppgifter eller som tillkommit genom dess verksamhet. I samma lags 8 § stadgas att arkivbildaren skall bestämma förvaringstiderna och förvaringssätten för handlingar som inkommer och uppstår till följd av skötseln av uppgifterna och ha en arkivbildningsplan över dem. Arkivverket bestämmer vilka handlingar och uppgifter i handlingar som skall förvaras varaktigt.

Enligt guiden om kommunal arkivering, som arkivverket utgav år 1996, skall det samtidigt som beslut fattas om kommuners inbördes samarbete, överenskommas om var de dokument skall förvaras, som uppkommer som resultat av samarbetet. I guiden konstateras även att när en organisation, t.ex. en kommun eller en samkommun, upphör med sin verksamhet, kan inte dess arkiv förenas med det arkiv, som handhas av den som fortsätter med verksamheten. Den som fortsätter med verksamheten har som skyldighet att förvara arkivet som en egen helhet eller söka en lämplig förläggningsplats åt det. I guiden konstateras dock att en helhet av dokument som behövs under en längre period och som inte kan delas, kan lämnas permanent till den nya bildaren av arkivet. Dokument på basis av vilka en ny arkivbildare fattar beslut, i ärenden som har anhängiggjorts före denne tog över, överförs till den nya arkivbildaren, som fortsätter med verksamheten.

Dataombudsmannens ställningstagande, gällande värdkommunmodellen, vilket nämndes i början, gällde en möjlighet att flytta kunduppgifter då det är frågan om kundförhållanden som ännu är i kraft, d.v.s. om det aktiva skedet vid behandlingen av dokument. Om hela ansvaret för organiseringen av tjänster flyttas t.ex. till värdkommunen eller samkommunen, kan även de uppgifter som är nödvändiga för erbjudandet av tjänsten flyttas. Också i den ovannämnda guiden som arkivverket har utgett, konstateras att sådana dokumenthelheter som inte kan delas men som behövs för en längre period, kan permanent lämnas till den nya arkivbildaren. Enligt arkivverkets anvisning kan till den enhet som fortsätter med verksamheten även lämnas de dokument, på basis av vilka ett beslut fattas i ett ärende och har anhängiggjorts före den nya arkivbildaren tog över.

Individualiserade frågor och dataombudsmannens svar

Hur bör kommunerna handla i följande situationer

Fråga 1. En ny kommun Enligt arkiveringsanvisningarna börjar man om från början. Gäller detta även informationssystem samt kan man flytta över kunduppgifter från en större kommun, för att få en grund?

Dataombudsmannens svar: En ny kommun är en juridisk person, till vilken överförs ansvaret för organisering av socialvårdens tjänster, vilket tidigare har tillhört de kommuner som ansluter sig till den nya kommunen. I samband med överföringen av organiseringsansvaret kan man till den nya kommunen överföra sådana kunduppgifter i ett informationssystem eller i pappersform, vilka är nödvändiga för att vårda kundförhållanden mm. Uppgifterna kan flyttas efter att statsrådet eller ministeriet har fattat beslut om kommundelningen. Däremot bör man, angående kommunernas passiva arkiv, följa det som står i arkivverkets anvisningar.

Fråga 2. En kommun förenas med en annan Enligt anvisningarna för arkivering kan man fortsätta med de uppgifter som är ikraft. Gäller detta även informationssystem? Kan man alltså utgå från att kundernas uppgifter i de kommuner som skall förenas, sparas i systemet och huvudkommunens kunders uppgifter fortsätter i den nya kommunens informationssystem?

Dataombudsmannens svar: Situationen motsvarar den då man bildar en ny kommun. Också en ny kommun bildas av redan existerande kommuner eller delar av sådana. Således kan det tidigare angivna svaret tillämpas, även på denna punkt. En ny kommun eller ett vederbörande organ i den, är arkivbildare och även registeransvarig, i enlighet med personuppgiftslagen. Således kan kunduppgifter, från två kommuner som förenas med varandra, vara i samma informationssystem, till den del som en flyttning av kunduppgifterna har varit nödvändig för erbjudandet av tjänsten. De personuppgifter som har samlats för olika användningsändamål i informationssystemet bildar dock egna skilda personregister. I den kommun som förenas, skall man komma överens om förvaringen av det passiva arkivet, enligt arkivverkets anvisning.

Fråga 3. Värdkommunmodellen Enligt det tidigare nämnda ställningstagandet som dataombudsmannen har gjort, angående värdkommuner, är värdkommunen den registeransvarige. För att möjliggöra en särskiljning och returnering av uppgifter till olika kommuner, skall dotterkommuners kunduppgifter öronmärkas kommunvis, ifall att samarbetet möjligtvis avslutas. Kan dotterkommunens invånares uppgifter sparas till värdkommunens system och värdkommunens kunders uppgifter fortsätter att vara i systemet, eller bör man börja om från början?

Dataombudsmannens svar: Eftersom ansvaret för organiseringen av tjänster flyttas över till värdkommunen, har man i samband med detta rätt att flytta, från dotterkommunerna till värdkommunernas informationssystem och vederbörande register, även de uppgifter som är nödvändiga för skötseln av kundförhållanden. Dotterkommunernas passiva arkiv skall förvaras enligt de anvisningar som arkivverket har gett. Det samma gäller även det passiva arkiv som har bildats i samband med värdkommunens verksamhet.

Fråga 4. Samkommuner Skall man behandla samkommuners uppgifter på samma sätt som i värdkommunmodellen, d.v.s. övriga kommuners invånares uppgifter kan sparas till den största kommunens informationssystem eller bör man börja om från början? Är det så, att en samkommun avviker från värdkommunmodellen på så sätt, att då samkommunen upplöses är det den kommuns, som fortsätter med verksamheten, skyldighet att förvara samkommunens arkiv som en egen helhet, d.v.s. uppgifterna returneras inte till medlemskommunerna efter att samkommunen har upplösts?

Dataombudsmannens svar: De samkommuners medlemskommuners kunduppgifter, som behövs till erbjudandet av tjänster, kan sparas till ett informationssystem och därifrån enligt användningsändamålet till olika register. Däremot bör kommunerna i enlighet med kommunanvisningarna avtala om de passiv arkivens förvaring. Även då samkommunen upplöses skall man, i enlighet med anvisningen, avtala om förvaringen av de passiva arkiven. Enligt dataombudsmannens uppfattning, kan även då, de uppgifter som behövs för att sköta kundförhållandet, flyttas till den kommun eller annan instans, till vilken ansvaret för organiseringen av tjänsterna flyttas.

Tillämpade lagbestämmelser

Personuppgiftslagen (523/1999) 2 § 1 mom., 3 § 3 k, 5 §, 11 §, 12 § och 38 § 1 mom.
Arkivlagen (831/1994) 1 §, 4 §, 6 § 1mom. och 8 §
Kommunlagen 76 § 1 och 2 mom., 77 § 1 mom.
Kommuindelningslagen (1196/1997) 11 §, 19 § och 33 §

 
Publicerad 6.2.2014