Framsida » Avgöranden » Översändande av personuppgifter i sambande med omorganisering av företag

Översändande av personuppgifter i sambande med omorganisering av företag

Drn 1467/44/2009

Ärendet:

Dataombudsmannen rådfrågades angående när det är lämpligt att överföra arbetstagarnas personuppgifter, så som namn-, lön-, och utvärderingsuppgifter, till den nya arbetsgivaren då företags köp eller företags fusion är planerad.

Dataombudsmannens svar:

Vid överlåtelse, fusion, överlåtelse av affärsverksamhet eller annan omorganisering av företag är det nödvändigt att noggrant överväga vid vilken tidpunkt och på vilka grunder arbetsgivaren kan överlåta arbetstagarnas personuppgifter till den nya ägaren/arbetsgivaren.

Arbetstagarnas personuppgifter bildar ett personregister eller flera delregister som är ämnat för personaladministrationens bruk. Dessa får överföras i sin helhet (så som löneuppgifter, personsignum, uppgifter om sjukfrånvaro) först då företagsköpet eller annan organisering faktiskt har verkställts t.ex. genom avtal. För denna del skall arbetsavtalslagens 1 kapitels 10 § 1 och 2 moment tillämpas, angående överlåtelse av företag. Vid sådan överlåtelse övergår de rättigheter och skyldigheter samt till dem anslutna anställningsförmåner, som arbetsgivaren har med anledning av de anställningsförhållanden som gäller vid tiden för överlåtelsen på rörelsens nya ägare eller innehavare.

Före förverkligandet av omorganiseringen kan man även överväga 3 § i lagen om integritetsskydd i arbetslivet, enligt vilka nödvändiga uppgifter kan överlåtas för rättigheter, skyldigheter, förmåner och andra special situationer i förhållandet till arbetsförhållandet på basis av t.ex. 8 § 2 mom för sedvanligt bruk. I dessa fall är förutsättningen att arbetsgivaren kan överlåta icke-känsliga uppgifter för ändamål som stämmer överens med definitionen av registret, så som sktsel av tjänsteförhållande ifall att arbetstagaren kan anses vara medveten om att sådan överlåtelse sker. överlåtelse kan även vara godtagbart om nödvändighetskravet uppfylls och arbetstagarens samtycke har fåtts.

I ärendet skall speciellt uppmärksamhet fästas på skyddande av uppgifter enligt personuppgiftslagens 32 § som förpliktar arbetsgivaren att värna om osakligt överlåtande, samt tystnadsplikten vid behandling av personuppgifter enligt personuppgiftslagens 33 §.

Enligt dataombudsmannens uppfattning är det ändamålsenligt att inte alla arbetstagares namnkataloger med specifika löneuppgifter och arbetsprestationer skulle överföras till den nya potentiella arbetsgivaren förrän omorganiseringen är förverkligad. Fastän arbetsprestationerna inte skulle innehålla känsliga uppgifter så är deras karaktär ändå konfidentiell (konfidentiella diskussioner mellan arbetsgivaren och arbetstagaren och utvärderingar som gjorts över arbetstagaren). De personers uppgifter som har en sk. nyckelposition i företaget kan man överlåta till den grad dessa är nödvändiga (arbetslivets integritetsskyddslag 3 §) redan före omorganiseringen görs t.ex. på basis av föravtal, personuppgiftslagen 8 § 2 mom sedvanligt överlåtande eller samtycke.

Det kan rekommenderas att löneuppgifter ges på ett sådant sätt att statistiska uppgifter och kostnadssammandrag överlåts avdelningsvis. På detta sätt skulle inte enskilda personers personuppgifter framkomma. I fråga om de sk. nyckelpersonerna kan mer specifika uppgifter framkomma så som lönekostnader, på basis av nödvändighetskravet.

Dataombudsmannen fäste speciellt uppmärksamhet på att arbetsgivaren så som registeransvarig är förpliktigad att utföra informations givande i enlighet med personuppgiftslagens 24 §. Därutöver förpliktas arbetsgivaren att värna om att uppgifter som samlats in under arbetsförhållandet, samt påverkan på personalen som kommer av överlåtelse eller omorganisering skall gås igenom med personalen i samarbetsförfarande så som stiftas i lagen om samarbetsförfarande.

Förrän personuppgifterna och registren överlåts till ett nytt företag, skall man gå igenom registren för att se till att de är korrekta och uppdaterade i enlighet med personuppgiftslagens 9 § om uppgifternas nödvändighet. Registeransvariga skall se till att inte onödiga, felaktiga, ofullständiga eller föråldrade personuppgifter behandlas. Därutöver skall register som inte längre är nödvändiga för registeransvariges verksamhet förstöras, om inte för uppgifterna speciellt har stadgats eller bestämts att sparas eller om det inte av arkivlagen framkommer att de skall arkiveras.

Tillämpad lagstiftning:

Personuppgfitslag (523/1999) 3 §, 5 §, 6 §, 7 §, 8 §, 1 mom 1p, 5p, 6p, 8p, 8 § 2 mom, 9 § 10 §, 24 §, 32 §, 33 §, 34 §
Lag om integritetsskydd i arbetslivet (759/2004) 2 §, 3 §, 4 § 3 mom, 5 §
Arbetsavtalslag (55/2001) 1 kap 10 §
Lag om samarbetsförfarande i företag (334/2007) 4 kap 15 §, 6 kap 32 §

 
Publicerad 6.2.2014