Framsida » Avgöranden » Behandling av personuppgifter vid rekryteringsförfarande

Behandling av personuppgifter vid rekryteringsförfarande

Dnr: 1747/44/2006

Ärende:

Den registeransvarige A hade använt sig av konsultföretaget B Ab:s tjänster och rekryterings system, där den sökande hade tvingats berätta uppgifter om sig själv framför andra sökande. A skickade sin utredning till dataombudsmannen, där denna bifogat B:s utredning i samma ärende. I sitt ställningstagande tar dataombudsmannen beaktan till bägge utredningar.

1. Har A använt sig av B Ab:s rekryteringstjänst vilket framkommer av tidningsartikeln?
A svarade att dessa tjänster använts ofta år 2006.

2. Stämmer artikelns uppgifter om att arbetssökande begärdes yppa information om dem själva inför andra sökande?
I sitt svar meddelade A att arbetssökande skulle nämna sitt eget namn. Däremot frågades inte efter födelseår, yrke, utbildning eller privata uppgifter. B Ab besvarade frågan noggrannare.

3. Ett hurudant förfarande är det fråga om?
I svaret hade hänvisats till B Ab:s utredning om sitt förfaringssätt. Där fanns en utredning om företagets PIRT-valprocess.

4. Hur behandlas de insamlade uppgifterna?
Av svaret framkom att valjuryn efter processen förstör de personliga uppgifter som samlats in angående sökandena. Personutvärderingen som fås av B Ab finns till juryns förfogande. Ett exemplar av detta sparas i låsta utrymmen i ett år, för möjliga ändringssökanden eller överklaganden. B Ab sparar de sökandens skriftliga dokument i två år på samma sätt som utlåtandet för personutvärderingen. Konsulternas personliga anteckningar förstörs då uppdraget slutar.

5. Är det möjligen fråga om ett i lagen om integritetsskydd i arbetslivets 13 § avsedd personbedömningstest?
På detta gavs ett jakande svar.

6. Ett hurudant avtal har A gjort med B Ab med tanke på behandlingen av personuppgifterna i arbetssöknings processen? Är A medveten om metoderna som används och är det om detta stadgat i avtal och vilka andra stadganden om personuppgifternas behandling finns i avtal?
I svaret anvisades till det senaste rekryteringsavtalet och konstaterades, att det inte finns ett speciellt rum för behandling av personuppgifter i förhållande till rekrytering.

7. Hur har man värnat om skyldigheten att ge information i personuppgiftslagens 24 § och hur/vem handhar givande av information?
Om personutvärderingarna i rekryteringsskedet informerar B Ab. Om valet som A gjort angående arbetstagaren rekryteringen informerar ifrågavarande tjänsteinnehavare. Som sammandrag konstaterades att A:s erfarenhet av att jobba med B Ab hade varit positiv och att A ansåg sig ha handlat i enlighet med lagen på alla sätt.

Dataombudsmannens svar:

Allmän bedömning av ärendet

Dataombudsmannen tog ställning till ärendet med hjälp av personuppgiftslagen och lagen om integritetsskydd i arbetslivet.

Dataombudsmannen anser att det är klart att A enligt lagen om integritetsskydd i arbetslivet har rätt att behandla alla arbetssökandens uppgifter i den mån som dessa är nödvändiga med tanke på övervägande av anställning. Det har inte framkommit orsaker som skulle tyda på att A behandlat uppgifter som de inte hade rätt till.

Dataombudsmannen ansåg även att informationsskyldigheten enligt personuppgiftslagens 24 § hade skötts på ett korrekt sätt. Ansvaret för givande av information har A, men det kan i praktiken handhas av B.

Frågan är främst, har uppgifterna överlåtits åt andra sökande och för det andra; hur har tillförlitligheten i testen enligt 13 § i lagen om integritetsskydd i arbetslivet tillgodosetts?

Ärendets avgörande i enlighet med personuppgiftslagen

Fråga nr 2 besvaras med att sökande endast frågats om namn, vilket på detta sätt kommit till allas vetskap. Att fråga namn på folk inför publik har dataombudsmannen ingenting att klandra över.

Påståendet att inte andra personuppgifter har betts om stämmer inte. I B:s beskrivning om Grupptillfällets uppbyggnad framkommer att man i gruppen tar reda på väldigt mycket av de sökandes privatuppgifter och ärenden som hör till privatlivet.

På punkterna 2 och 3 är det omöjligt att svara utan att yppa personliga egenskaper. På punkt 4 är det i praktiken tvunget att meddela i vilken bransch man jobbar för tillfället. I punkt 8 frågas endast rakt personliga egenskaper. I andra punkter frågas om liknande ärenden. I själva verket kan man säga att hela gruppsituationen bygger på att utvärdera personliga egenskaper inför alla andra.

PIRT-valprocessens 4 punkt bygger på att varje jury medlem ger en muntlig reflektion över var och en i valprocessen och varje deltagare ger en muntlig reflektion över juryns respons för gruppdiskussionen. Dessa uppgifter kommer alltså till allas vetskap i gruppen.

I fråga nummer 6 konstateras att det inte finns ett speciellt ställe för behandling av de sökandes personuppgifter. Det kommer fram att behandlingen av personuppgifter nog har diskuterats bland representanterna för B.

I diskussionerna har man behandlat tillförlitligheten i handlingarna för valprocessen, deras förstörelse och handlingarnas sparande. Man har inte på något sätt försökt utbilda B:s personal vad gäller behandling av personuppgifter.

På den 4de frågan svaras hur personuppgifter behandlas. Man konstaterar bland annat att juryn förstör sina egna anteckningar, men ändå kan antas att arbetssökandena själva gör anteckningar. Enligt utredningen finns ingen möjlighet till att hindra att anteckningarna över personuppgifter kommer ut till offentligheten.

Ärendets avgörande i enlighet med lagen om integritetsskydd i arbetslivet

Enligt lagen om integritetsskydd i arbetslivet 13 § bör arbetsgivaren försäkra sig om att då det görs person- och lämplighetsutvärderingar används tillförlitliga bakgrundsvärderingar, testens utförare är sakkunniga och de uppgifter som fås under testen är korekta.

Av svaren framkommer att man inte ens försökt utvärdera detta. Detta framkommer bl.a av att man på den andra frågan endast hänvisar till B:s svar, helt som om man kunde överföra ansvaret på dem.

Dataombudsmannens ställningstagande:

Dataombudsmannen ansåg att A genom att använda sig av testen där den sökande tvingas yppa information om sig själv inför andra, har försummat registeransvariges aktsamhetsplikt som kommer av personuppgiftslagens 5 §.

Ombudsmannen ansåg att A har försummat 13 § lag om integritetsskydd i arbetslivet genom att inte se till att tillförlitliga testmetoder används, att de utförs av sakkunniga och att de uppgifter som fås är korrekta med beaktande av testmetoden och dess beskaffenhet. det verkade som om A inte varit medveten om att dessa ärenden borde ha utretts.

Dataombudsmannen tog inte andra åtgärder än att uppmärksamma A mot sådant beteende. Ombudsmannen tog inte i sig ställning till B:s testmetoders ändamålsenlighet.

Tillämpad lagstiftning:

Personuppgiftslagen 3 §, 5 §, 24 §, 40 §,
Lag om integritetsskydd i arbetslivet 13 §

 
Publicerad 6.2.2014