Framsida » Avgöranden » Behandling av kunders personbeteckning i arbetarinstitut

Behandling av kunders personbeteckning i arbetarinstitut

Dataombudsmannens ställningstagande 30.6.2003
Drnr 47/45/2001

Ärende:

Kan ett arbetarinstitut be kursanmälda om deras personbeteckning?

Dataombudsmannens ställningstagande:

Om behandling av personbeteckning stadgas i personuppgiftslagens 13 §. Personbeteckning får behandlas om det är nödvändigt att entydigt individualisera den registrerade för att kunna förverkliga dennas rättigheter och förpliktelser. På denna grund har dataombudsmannen ansett, att behandling av studerandes personbeteckning vilka medverkar i vissa kurser, är grundat. Det är både till den registrerades och registeransvarigas fördel att i ett senare skede kunna individualisera den som tagit examen. I fråga om andra kurser kan kunden individualiseras på annat sätt.

Personbeteckningen får behandlas även vid givande av kredit och indrivning av fordringar. I 24 § 3 mom. i lagen om fritt bildningsarbete får avgiften indrivas utan dom eller beslut i den ordning som bestäms i lagen om indrivning av skatter och avgifter i utsökningsväg. Om kursavgiften inte betalas i samband med en bindande kursanmälan, blir förhållandet enligt dataombudsmannen ett kreditliknande betalningsarrangemang varpå behandling av personbeteckningen är grundad. De anmälda skall individualiseras entydigt, så att potentiella indrivningar riktas till rätt personer. Ifall att obetald kursavgift automatiskt leder till att man mister kursplatsen och platsen kan fyllas med en annan deltagare, så är behandling av personbeteckningen inte nödvändig. Dataombudsmannen ansåg i sitt ställningstagande att det är viktigt att den som anmäler sig till en kurs har möjlighet till olika betalningsarrangemang, varpå behovet av kunduppgifternas behandling är olika.

Syftet med behandlingen av personbeteckning vid institutet är att indriva fordring samt att entydigt kunna individualisera den studerande. I beaktande av personuppgiftslagens 7 § kan personbeteckningen endast behandlas i dessa fall och de kan behandlas endast av de arbetstagare som behöver denna information i deras arbetsuppgifter. Lagens 13 § 2 moment förbjuder t.ex. att personbeteckningen i onödan skrivs ut på utskrivna eller uppgjorda dokument.

Lagens 32 § förpliktar registeransvariga att skydda personuppgifterna ifrån osaklig och olaglig åtkomst. Därutöver förpliktar lagens 5 § registerföraren med aktsamhetsplikt.

Tillämpad lagstiftning:

Personuppgiftslag: 5 §, 7 §, 13 §, 32 §

 
Publicerad 6.2.2014