Framsida » Avgöranden » Överlåtande av yrkeshögskolestuderandes personuppgifter till studerandekåren

Överlåtande av yrkeshögskolestuderandes personuppgifter till studerandekåren

Dataombudsmannens ställningstagande 24.4.2006
Drnr 2398/452/2005

Ärende:

Kan en yrkeshögskola överlämna studerandenas personuppgifter till studerandekåren, så att alla studerande kan informeras om studerandekårens grundande. Studerandekåren ville även uppdatera medlemsregistret som de upprätthåller på basis av studeranderegistret, för att få veta ifall den studerande studerar på yrkeshögskolan och vad dennas adress är.

Ställningstagande:

Eftersom medlemskap är frivilligt, kan studerandekåren endast behandla medlemskapssökandes eller medlemmars uppgifter. Denna har inte rätt att få alla studerandes personuppgifter. I den andra frågan, rådde dataombudsmannen att de som söker medlemskap i studerandekåren, skulle frågas om tillåtelse till uppgifternas uppdatering från studeranderegistret.

Motivering:

Medlemmarnas namn och kontaktuppgifter är personuppgifter, varpå personuppgiftslagen tillämpas på deras behandling. Med den registeransvariga, vilken sörjer för behandlingen av personuppgifterna, menas den till vars bruk registret upprättas och vilken har rätt att bestämma över personregistret. Studerandekåren fungerar som medlemsregistrets registeransvariga.

Enligt yrkeshögskolelagens 42a § har en yrkeshögskola en studerandekår, till vilken kan höra yrkeshögskolans studerande som genomgår utbildning som leder till examen. Studerandekåren kan också godkänna andra studerande vid yrkeshögskolan som medlemmar. Regeringen föreslog därutöver att till studerandekåren skulle höra alla som studerar vid yrkeshögskolan som huvudsyssla (RP 24/2004). Grundlagsutskottet ansåg ändå att bestämmelsen om tvångsmedlemskap strider med medlemskapsfriheten som är tryggad genom grundlagen. Medlemskap till studerandekåren är således frivilligt för studerande i yrkeshögskolor (KuUB 2/2005 och GrUU 39/2004).

Likt grundlagsutskottet, ansåg även kulturutskottet att det är viktigt att det åt de studerande informeras om studerandekårens ställning och uppgifter. Som registeransvarig upprätthåller yrkeshögskolan studeranderegistret med den befattningsrätt som kommer av studierna. Givande av information skulle enligt dataombudsmannens uppfattning vara sakligt i förhållande till yrkeshögskolans uppgifter och i förhållande till behandlingen av studerandenas uppgifters behandling, vilket förutsätts i personuppgiftslagens 6 § och 7 §. Därför skulle givande av information, enligt dataombudsmannens mening, skötas av yrkeshögskolan, vilken för detta skulle kunna använda sig av studeranderegistret.

Då studerandes personuppgifter överlämnas från yrkeshögskolans studeranderegister till studerandekåren, är det fråga om överlämnande av personuppgifter. Angående givande av offentliga uppgifter stadgas om i lagen om offentlighet vid myndigheternas verksamhet (offentlighetslagen) 16 § 3 mom. Enligt denna skall den som får personuppgifterna ha rätt att spara och använda dessa personuppgifter. Studerandekåren har enligt personuppgiftslagen 8 § 1 mom 5 punkt en rättslig grund till att behandla sina medlemmars personuppgifter (anknytningskrav). På denna grund kan de inte behandla sådana studerandes personuppgifter vilka inte har anslutit sig som medlem. Adressuppgifter kan enligt offentlighetslagens 24 § 31 punkt även vara sekretessbelagda. Om sekretessbelagda uppgifter stadgas i offentlighetslagens 7 kapitel.

Studerandekåren kan enligt personuppgiftslagens 9 § behandla sådana uppgifter angående sina medlemmar, vilka kan anses vara nödvändiga för dess verksamhet. Kontaktuppgifter är nödvändiga för att hålla kontakt mellan studerandekåren och dess medlemmar. Ifrågavarande lag stadgar att medlemskap, i studerandekåren endast är tillåtet för studerande vid yrkeshögskolan som har studier som sin huvudsakliga syssla eller övriga av studerandekåren godkända studerande vid yrkeshögskolan, varp uppgifter om att studeranden studerar vid yrkeshögskolan är nödvändiga uppgifter.

Dataombudsmannen såg inga problem i att medlemskapssökande eller medlemmars offentliga uppgifter eller uppgifter om att denna är studerande vid skolan, fås ur yrkeshögskolans studeranderegister. Problemet är närmast att studerandekåren överlämnar information om studerandenas medlemskaps ansökningar till läroverket då de frågar om personuppgifter av yrkeshögskolan. Då man beaktar att medlemskap är frivilligt, råder dataombudsmannen att man vid medlemskapsansökan bifogar en punkt där den studerande kan ge sitt samtycke till överlåtelse av liknande art. I samband med detta kan lov frågas om medlemmarnas uppgifters uppdatering i studeranderegistret. I samband med detta bör även sörjas för att den som söker om medlemskap får information om behandlingen av sina personuppgifter i enlighet med personuppgiftslagens 24 §.

Tillämpad lagstiftning:

Personuppgiftslagen: 3 § 1, 2, 4 och 7 punkten, 6 §, 7 §, 8 § 1 momentet 5 punkten, 9 § 24 §
Offentlighetslagen: 16 § 3 momentet, 24 § 31 punkten och 7 kapitlet

 
Publicerad 6.2.2014