Työelämä

Mitä työntekijän henkilötietoja työnantaja saa käsitellä?

Työntekijöiden henkilötietojen käsittelyä säätelee laki yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004). Tämän lain mukaan työnantaja saa käsitellä vain välittömästi työntekijän työsuhteen kannalta tarpeellisia henkilötietoja, jotka liittyvät

- työsuhteen osapuolten oikeuksien ja velvollisuuksien hoitamiseen tai

- työnantajan työntekijöille tarjoamiin etuuksiin taikka

- johtuvat työtehtävien erityisluonteesta.

Tarpeellisuusvaatimuksesta ei voida poiketa edes työntekijän suostumuksella. Työnantaja ei siis saa käsitellä mitä tahansa työntekijää koskevia henkilötietoja.

Terveydentilatietojen sekä henkilöluottotietojen käsittelystä on lisäksi omat säännöksensä työelämän tietosuojalaissa (5§ ja 5 a §).

Lisätietoja: Työ- ja elinkeinoministeriön opas Työelämän tietosuoja

Saako työnantaja lukea työntekijän sähköpostiviestejä?

Sähköpostiviestintä on luottamuksellista viestintää. Työnantaja saa kuitenkin tietyin työelämän tietosuojalaissa (759/2004) säädetyin edellytyksin hakea esille tai avata työnantajan työsähköpostiosoitteeseen saapuneita tai siitä lähetettyjä viestejä.

Edellytyksenä on ensinnäkin, että työnantaja on pyrkinyt varmistamaan, ettei sille syntyisi tarvetta sähköpostiviestin tarkasteluun. Tätä varten työnantajan tulee tarjota työntekijälle mahdollisuus seuraaviin toimenpiteisiin:

- työntekijä voi ilmoittaa sähköpostijärjestelmän automaattivastauksella poissaolostaan, sen kestosta ja mahdollisesta sijaisesta niille henkilöille, jotka lähettävät hänelle viestejä poissaolon aikana.

- työntekijä voi ohjata sähköpostiviestit toiselle työnantajan tähän tehtävään hyväksymälle henkilölle tai johonkin muuhun omassa käytössään olevaan sähköpostiosoitteeseen, jonka työnantaja on hyväksynyt, tai

- työntekijä voi antaa suostumuksensa siihen, että poissaolon aikana hänen valitsemansa, työnantajan tehtävään hyväksymä toinen henkilö vastaanottaa työntekijälle lähetetyt viestit. Näin voidaan menetellä sen selvittämiseksi, onko saapuneiden viestien joukossa sellaista, joka on selvästi tarkoitettu työnantajalle työtehtävien hoitamiseksi ja josta työnantajan on toimintansa tai työtehtävien asianmukaisen järjestämisen vuoksi välttämätöntä saada tieto poissaolon aikana.

Työnantajalle kuuluvien sähköisten viestien esille hakemisesta

Työnantajalla on oikeus ottaa selville viestin lähettäjää, vastaanottajaa tai otsikkoa koskevien tietojen perusteella, onko työntekijälle lähetetty poissaolon aikana tai onko työntekijä välittömästi ennen poissaoloaan lähettänyt tai vastaanottanut sellaisia työnantajalle kuuluvia viestejä, joista työnantajan on välttämätöntä saada tieto toimintaansa liittyvien neuvottelujen loppuun saattamiseksi, asiakkaiden palvelemiseksi tai toimintojensa turvaamiseksi muutoin, jos:

1) työntekijä hoitaa tehtäviä itsenäisesti työnantajan lukuun eikä työnantajan käytössä ole järjestelmää, jonka avulla työntekijän hoitamat asiat ja niiden käsittelyvaiheet kirjataan tai saadaan muutoin selville;

2) työntekijän tehtävien ja vireillä olevien asioiden vuoksi on ilmeistä, että työnantajalle kuuluvia viestejä on lähetetty tai vastaanotettu;

3) työntekijä on estynyt tilapäisesti suorittamasta työtehtäviään eikä työnantajalle kuuluvia viestejä siitä huolimatta, että työnantaja on hoitanut sille säädetyt huolehtimisvelvoitteet, voida saada työnantajan käyttöön; ja

4) työntekijän suostumusta ei voida saada kohtuullisessa ajassa, eikä asian selvittäminen kestä viivytystä.

Työnantaja voi suorittaa edellä tarkoitetun selvittämisen tietojärjestelmän pääkäyttäjän valtuuksia käyttävän henkilön avulla. Viestin lähettäjä- tai vastaanottajatietoja taikka otsikkotietoja ei saa käsitellä laajemmin kuin, mikä on välttämätöntä viestin esille hakemisen tarkoituksen vuoksi.

Jos viestin esille hakeminen ei johda sen avaamiseen, asiasta on laadittava siihen osallistuneiden henkilöiden allekirjoittama selvitys. Selvityksestä tulee ilmetä, miksi viestiä on haettu, hakemisen ajankohta ja sen suorittajat. Selvitys on ilman aiheetonta viivytystä toimitettava sille työntekijälle, jonka sähköpostiviestejä on käsitelty.

Työnantajalle kuuluvien sähköisten viestien avaamisesta

Jos edellä selostetun viestin esille hakemisen myötä on ilmeistä, että työntekijän vastaanottama tai lähettämä viesti on selvästi työnantajalle kuuluva viesti, jonka sisällöstä työnantajan on toimintaansa liittyvien neuvottelujen loppuun saattamiseksi, asiakkaiden palvelemiseksi tai toimintojensa turvaamiseksi välttämätöntä saada tieto, eikä viestin lähettäjään tai vastaanottajaan saada yhteyttä viestin sisällön selvittämiseksi tai sen lähettämiseksi työnantajan osoittamaan osoitteeseen, työnantaja saa avata viestin.

Työnantaja saa suorittaa viestin avaamisen tietojärjestelmän pääkäyttäjän valtuuksia käyttävän henkilön avulla ja toisen henkilön läsnä ollessa.

Avaamisesta on laadittava siihen osallistuneiden henkilöiden allekirjoittama selvitys, josta ilmenee, mikä viesti on avattu, miksi ja milloin, kuka/ketkä ovat suorittaneet avaamisen ja kenelle viestin sisällöstä on annettu tieto. Selvitys on toimitettava työntekijälle ilman aiheetonta viivytystä.

Avattu viesti on säilytettävä eikä sen sisältöä ja lähettäjätietoja saa käsitellä laajemmin kuin, mikä on tarpeen viestin avaamisen tarkoituksen vuoksi.

Sähköpostiviestin esille hakemiseen ja/tai avaamiseen osallistuneet henkilöt eivät saa ilmaista saamiaan tietoja sivulliselle työsuhteen aikana eikä sen päättymisen jälkeen.

Työntekijöiden sähköpostiviestien käsittely kuuluu yhteistoimintalainsäädännön piiriin. Muissa kuin yhteistoimintalainsäädännön piiriin kuuluvissa yrityksissä ja julkisoikeudellisissa yhteisöissä työnantajan on ennen päätöksentekoa varattava työntekijöille tai heidän edustajilleen tilaisuus tulla kuulluiksi edellä mainituista asioista.

Yhteistoiminta- tai kuulemismenettelyn jälkeen työnantajan on määriteltävä työpaikan sähköpostin ja tietoverkon käyttö ja tiedotettava niistä työntekijöille. Käytännössä tämä tarkoittaa, että työnantajan tulee laatia kirjalliset sähköpostin ja tietoverkkojen käyttösäännöt sekä tiedottaa niistä työntekijöille.

Lisätietoja:

Milloin ja miten työnantaja saa käsitellä työntekijän terveydentilatietoja?

Työntekijän terveydentilatietojen käsittelystä säädetään laissa yksityisyyden suojasta työelämässä (työelämän tietosuojalaki, 759/2004) sekä erityislaeissa.

Työnantaja saa käsitellä työntekijän terveydentilatietoja (kuten diagnoositietoja), jos tietojen käsittely on tarpeen

- sairausajan palkan tai

- sairausajan palkkaan rinnastettavien terveydentilaan liittyvien etuuksien suorittamiseksi tai

- sen selvittämiseksi, onko työstä poissaoloon perusteltu syy tai

- jos työntekijä nimenomaisesti haluaa selvitettävän työkykyisyyttään terveydentilaa koskevien tietojen perusteella.

Työnantaja saa kerätä työntekijän terveydentilatietoja häneltä itseltään tai hänen kirjallisella suostumuksellaan muualta.

Työnantajan tulee säilyttää työntekijän lääkärintodistukset ja -lausunnot sekä muut terveydentilatietoja sisältävät asiakirjat erillään muista työntekijää koskevista henkilötiedoista. Terveydentilaa koskevia merkintöjä ei myöskään saa tallettaa työnantajan muiden henkilörekistereiden, kuten palkkahallinnon rekistereiden yhteyteen.

Työnantaja sekä mahdolliset työnantajan lukuun terveydentilatietoja käsittelevät henkilöt ovat vaitiolovelvollisia, eivätkä he saa paljastaa työntekijän arkaluonteisia terveydentilatietoja lainvastaisesti sivullisille.

Jos työntekijä toimittaa työnantajalle työkykyään koskevan lääkärintodistuksen tai –lausunnon, työnantaja saa luovuttaa sen työterveyshuoltoon, mikäli työntekijä ei ole kieltänyt luovuttamista.

Lisätietoja:

Saako työpaikalla olla kameravalvontaa?

Työpaikoilla tapahtuvaa kameravalvontaa säätelee laki yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004).

Työnantaja saa toteuttaa jatkuvasti kuvaa välittävää tai tallentavaa kameravalvontaa tiloissaan, jos kyse on

- työntekijöiden ja muiden tiloissa oleskelevien henkilökohtaisen turvallisuuden varmistamisesta,

- omaisuuden suojaamisesta,

- tuotantoprosessien asianmukaisen toiminnan valvomisesta tai

- turvallisuutta, omaisuutta tai tuotantoprosessia vaarantavien tilanteiden ennaltaehkäisemisestä tai selvittämisestä.

Kameravalvontaa ei saa olla käymälässä, pukeutumistilassa tai muussa vastaavassa paikassa tai muissa henkilöstötiloissa tai työntekijän henkilökohtaiseen käyttöön osoitetussa työhuoneessa.

Kameravalvontaa ei saa käyttää yksittäisen työntekijän tarkkailuun työpaikalla. Työntekijän työpisteeseen voidaan kuitenkin kohdentaa kameravalvontaa, jos se on välttämätöntä esim. työhön liittyvän ilmeisen välivallan uhkan ehkäisemiseksi tai omaisuuteen kohdistuvien rikosten estämiseksi ja selvittämiseksi tilanteessa, jossa työntekijä käsittelee arvoltaan tai laadultaan merkittävää omaisuutta (kuten rahaa, arvopapereita tai arvoesineitä).

Työntekijöihin kohdistuvan kameravalvonnan tarkoitus, käyttöönotto ja valvonnassa käytettävät menetelmät kuuluvat yhteistoiminnasta yrityksissä annetussa laissa tarkoitetun yhteistoimintamenettelyn piiriin. Muissa kuin yhteistoimintalainsäädännön piiriin kuuluvissa yrityksissä ja julkisoikeudellisissa yhteisöissä työnantajan on ennen päätöksentekoa varattava työntekijöille tai heidän edustajilleen tilaisuus tulla kuulluiksi edellä mainituista asioista.

Lisätietoja: Työ- ja elinkeinoministeriön opas Työelämän tietosuoja

Saako työnantaja seurata tai valvoa työntekijän Internet-selailua?

Työnantajalla on työn johto- ja valvontaoikeus (ns. direktio-oikeus), jonka nojalla työnantaja voi määritellä yksittäisen työntekijän työtehtävät, antaa työhön liittyviä määräyksiä sekä valvoa työstä suoriutumista.

Työnjohto- ja valvontaoikeus ei kuitenkaan oikeuta työnantajaa valvomaan, seuraamaan tai tarkkailemaan työntekijää siten, että työnantaja keräisi ja/tai katsoisi työntekijän suorittamasta Internet-selailusta kertyviä tunnistamistietoja. Työntekijä ei myöskään voi pätevällä tavalla antaa työnantajalle suostumusta siihen, että työnantaja saisi valvoa työntekijän Internet-selailua. Oikeus luottamukselliseen viestintään on Suomen perustuslaissa säädetty oikeus, ja se koskee myös Internet-selailua ja siitä kertyviä tunnistamistietoja.

Työnantaja voi kuitenkin päättää tietoverkkojen käyttösäännöistä ja siitä, saako työpaikalla ylipäätään surffata Internetissä ja jos saa, millaisilla sivustoilla. Työnantaja voinee myös estää joillekin sivuille pääsyn.

Lisätietoja: Tietosuojavaltuutetun ratkaisu Internetin käytön ja työntekijöiden verkkoselailun eli ns. verkkosurffailun valvonta työpaikalla

Saako työnantaja paikantaa työntekijöitään?

Työntekijöiden paikantaminen on teknistä valvontaa. Paikantaminen on mahdollista, jos työnantajalla on siihen asiallinen peruste ja tarve. Paikantamiseen oikeuttavia perusteita voivat olla esim. työntekijöiden turvallisuuden varmistaminen sekä resurssien (kuten ajoneuvojen) kohdentaminen oikeaan paikkaan.

Tietosuojavaltuutetun näkemyksen mukaan paikannustietoja ei lähtökohtaisesti pidä käyttää työoikeudellisten velvoitteiden valvonnassa, kuten työajan seurannassa. Tämä käyttötarkoitus ei yleensä ole asiallisesti perusteltu.

Paikannuksen käyttäminen työajan valvontaan ja seurantaan voi kuitenkin olla mahdollista, jos työntekijä tekee työtään kokonaan tai enimmäkseen muualla kuin työnantajan tiloissa eikä työajanvalvontaan ei ole käytettävissä muita vähemmän yksityisyyden suojaan puuttuvia keinoja.

Jos paikannusjärjestelmää on tarkoitus käyttää työajan valvonnassa ja seurannassa, työnantajan tulee etukäteen määritellä tämä paikantamisen käyttötarkoitukseksi. Jos tätä määrittelyä ei ole tehty ennalta eikä asiasta ole käyty yhteistoimintamenettelyä työpaikalla, paikannustietoja ei tule käyttää työ- tai palvelussuhteen ehtojen noudattamisen valvonnassa.

Työntekijöiden paikantaminen kuuluu yhteistoiminta- tai kuulemismenettelyn piiriin työelämän tietosuojalain (759/2004) 21 §:ssä säädetyllä tavalla. Yhteistoiminta- tai kuulemismenettelyn jälkeen työnantajan on tiedotettava työntekijöille valvonnan käyttöönotosta, sen tarkoituksesta ja siinä käytettävistä menetelmistä.

Lisätietoja:

 
Julkaistu 22.2.2017