Terveydenhuolto

1.Onko potilaalla oikeus saada henkilötietolain tarkastusoikeuden nojalla potilasasiakirjat kirjallisena

Henkilötietolain (523/99) 28 §:n mukaan rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä varattava rekisteröidylle tilaisuus tutustua 26 §:ssä tarkoitettuihin tietoihin tai annettava tiedot pyydettäessä kirjallisesti. Tiedot on annettava ymmärrettävässä muodossa.

Rekisterinpitäjän tulee varmistua, että se asioi oikean henkilön kanssa. Tarkastusoikeus on korostetun henkilökohtainen oikeus. Tarkastusoikeutta ei voi toteuttaa käyttämällä valtakirjalla asiamiestä. Potilaan tutustuessa potilasrekisteritietoihinsa hänellä on oikeus käyttää avustajaa.

2. Potilastietojen korjaaminen

Korjauspyynnön jättäminen

Henkilötietolain 29 §:n mukaan rekisterinpitäjän velvollisuus on oma-aloitteisesti sekä myös rekisteröidyn pyynnöstä korjata henkilörekisteriin sisältyvät virheelliset tiedot. Tiedon korjaamista koskevan pyynnön ei välttämättä tarvitse olla kirjallinen. Rekisterinpitäjän tulee ja sen intressissä on ryhtyä toimenpiteisiin jo suullisesti esitetyn pyynnön perusteella. Virheellisen tiedon käytöstä ja luovuttamisesta on henkilötietolain 47 §:ssä säädetty vahingonkorvausvastuu.

Sekä rekisteröidyn että rekisterinpitäjän oikeusturvan kannalta on useimmiten kuitenkin tarpeen, että korjausvaatimus pyydetään ja toimitetaan kirjallisena ja perusteltuna sekä riittävän yksilöitynä. Rekisterinpitäjän tulee ohjata rekisteröityä yksilöimään korjausvaatimuksessaan muun muassa sanatarkasti ne tiedot, jotka hän haluaa poistettavaksi kokonaan taikka muutoin oikaistavaksi sekä esittämään tällöin sanatarkasti korvaavan tekstin.

Rekisterinpitäjän tulee varmistua, että se asioi oikean henkilön kanssa. Tiedon korjaamisasia voidaan hoitaa rekisteröidyn toimeksiantona ja tällöin saadaan yksilöidyllä valtakirjalla käyttää asiamiestä.

Henkilötietolain 29 §:n mukana tiedon korjaaminen tulee tehdä ilman aiheetonta viivytystä. Rekisterinpitäjän asiana on määritellä ja suunnitella tarkoituksenmukaiset menettelytavat, jotta tiedon korjaaminen voidaan toteuttaa lain edellyttämässä ajassa. Tähän liittyen on syytä suunnitella ja määritellä:

• kuka vastaanottaa ja miten korjausvaatimuksia koskevat pyynnöt

• kuka päättää tiedon korjaamisesta

• kuka toteuttaa tiedon korjaamisen

• millä tavoin tieto korjataan ja miten siitä ilmoitetaan

• mitä ohjeita asiasta annetaan ja miten henkilökuntaa koulutetaan asiaan

• miten valvonta toteutetaan

Potilastietojen korjaamistapa ja korjauspyyntöjen säilyttäminen

Potilasrekisterin virheelliset merkinnät yliviivataan tai siirretään taustatiedostoon pois hoitokäytöstä siten, että sekä virheellinen että korjattu merkintä on myöhemmin esimerkiksi terveydenhuollon valvontaviranomaisten luettavissa. Sosiaali- ja terveysministeriön potilasasiakirja-asetuksen (298/2009) mukaan tarpeettomat tiedot poistetaan kokonaan. Tällöinkin, tilanteesta riippuen, voi olla perusteltua säilyttää korjausta koskevat pyynnöt.

Korjauspyynnöt säilytetään kaikissa tapauksissa erillään hoitokäytöstä ja potilasrekisteristä siten, että tiedot voidaan tarvittaessa etsiä lailliseen käyttötarkoitukseen esimerkiksi edellä mainittuja valvontaviranomaisia varten. Korjauksen tekijän nimen, aseman sekä päiväyksen tulee ilmetä potilasasiakirjoista.

Henkilötietolain 29 §:n mukaan rekisterinpitäjän on ilmoitettava tiedon korjaamisesta sille, jolle rekisterinpitäjä on luovuttanut tai jolta rekisterinpitäjä on saanut virheellisen henkilötiedon. Ilmoitusvelvollisuutta ei kuitenkaan ole, jos ilmoittaminen on mahdotonta tai vaatii kohtuutonta haittaa.

Ilmoituksen tekeminen on kuitenkin pääsääntö. Käytännössä voi olla tilanne, että tietolähdettä tai luovutuskohdetta ei enää ole olemassa ja siten ilmoituksen tekeminen on mahdotonta. Kohtuuton haitta voi tulla kysymykseen vain poikkeustapauksessa ja tilanne on arvioitava aina tapauskohtaisesti.

3. Potilastietojen luovuttaminen Potilasvakuutuskeskukselle potilasvahinkoasian selvittämistä varten

Potilasvahinkolain (27.11.1998/879) 5 d §:n mukaan Potilasvakuutuskeskuksella on oikeus saada korvauksen perusteen ja korvausvelvollisuuden laajuuden määrittämiseksi tarpeelliset tiedot muun muassa terveyden ja sairaanhoitotoimintaa harjoittavalta sen estämättä, mitä salassapitovelvollisuudesta tai henkilörekisteritietojen luovuttamisesta muualla säädetään.

Edellä mainitulla perusteella Potilasvakuutuskeskukselle ei ole laillista luovuttaa tarpeettomia tietoja potilasvahinkoasian käsittelemisen kannalta arvioituna. Esimerkiksi potilaan koko sairauskertomuksen luovuttaminen Potilasvakuutuskeskukselle voi käytännössä tulla kyseeseen ainoastaan poikkeustapauksessa.

Käytännössä tietoja on saatettu luovuttaa tarpeettoman laajasti ja siten lainvastaisesti - saatekirjeessä on todettu "kopioikaa tarvittavat tiedot".

4. Mitä tietoja työterveyshuolto saa laillisesti luovuttaa työnantajalle muun muassa laskutuksen yhteydessä

Työterveyshuollon potilasrekisteritietojen luovuttaminen työnantajalle

Työterveyshuoltolain (1383/01) 17 §:n 2 momentin mukaan työnantajalla, työpaikan työsuojelutoimikunnalla ja työsuojeluvaltuutetulla on oikeus saada työterveyshuoltotehtävissä toimivilta henkilöiltä sellaisia näiden asemansa perusteella saamia tietoja, joilla on merkitystä työntekijöiden terveyden sekä työpaikan olosuhteiden terveellisyyden kehittämisen kannalta. Ilmaista ei kuitenkaan saa salassapidettäviksi säädettyjä tai määrättyjä tietoja, jollei se, jonka hyväksi salassapitovelvollisuus on säädetty tai määrätty, anna siihen suostumustaan. Potilaan asemasta ja oikeuksista annetun lain (785/92) 13 §:n mukaan potilasasiakirjat ovat salassapidettäviä.

Työntekijän/potilaan suostumus tietojen luovuttamiseen työnantajalle

Potilaan asemasta ja oikeuksista annetun lain (785/92) 13 §:n nojalla suostumuksen tulee olla kirjallinen, kun tietoja on tarkoitus luovuttaa esimerkiksi työnantajalle. Henkilötietolain (523/99) 3 §:n 7 kohdassa suostumuksella tarkoitetaan kaikenlaista vapaaehtoista, yksilöityä ja tietoista tahdonilmaisua, jolla rekisteröity hyväksyy henkilötietojensa käsittelyn. Rekisteröidyn on siten suostumusta antaessaan pitänyt olla tietoinen siitä, mihin hän suostumuksensa antaa. Tämä edellyttää potilaalle etukäteisen informaation antamista kyseessä olevien tietojen luovuttamisesta.

Luovutusasiakirjasta on käytävä ilmi ainakin seuraavat seikat:

• kuka tietoja luovuttaa

• kenelle tietoja luovutetaan

• mitä tarkoitusta varten tietoja luovutetaan

• mitä tietoja luovutetaan

• päivämäärä ja potilaan allekirjoitus,

jotta rekisteröity voi tosiasiassa käyttää tiedollista itsemääräämisoikeuttaan harkitessaan, antaako hän suostumuksensa tietojen luovuttamiseen työnantajalle vai ei.

Laskutukseen liittyvät tiedot

Työterveyshuoltosopimuksessa työnantaja ja työterveyspalvelujen toteuttaja sopivat mm. siitä, mitä terveydenhuoltopalveluja työnantaja sitoutuu maksamaan työntekijöilleen. Työterveyshuoltosopimuksen tehnyt työnantaja saa laillisesti toimittaa nimilistan työntekijöistään työterveyshuoltoon. Laskutuksen yhteydessä työnantajan tulee maksajana voida varmistua siitä, että palveluita on käyttänyt työnantajan työntekijä ja että annetut palvelut kuuluvat työterveyshuoltosopimuksen piiriin.

Tietosuojavaltuutettu suosittelee, että työterveyshuolto luovuttaa työnantajalle laskun liitteenä laskutuksen oikeellisuuden varmistamiseksi:

  • erillisen lukumääräisen listauksen (osa 1) niistä toimenpiteistä, joita on tehty (esim. 5 kpl verenpaineen mittauksia) taikka esimerkiksi tyyppitietoina lääkärikäynti- tai laboratoriokäyntilukumäärät. Toimenpidelistan tietojen ei tulisi olla yhdistettävissä tai tunnistettavissa tiettyä potilasta/työntekijää koskeviksi tiedoiksi.
  • erillisen nimilistan (osa 2) niistä työntekijöistä, jotka ovat laskutusjaksolla käyttäneet työterveyshuoltopalveluja, tai
  • työntekijää koskevat tiedot siten, että laskusta ilmenee vain suoritteen tyyppitieto (esim. lääkärillä käynti, laboratoriokäynti) siten, että se ei paljasta sairauden tai ongelman laatua. Myös vastaanottokäynti päivämäärä voidaan merkitä, mikäli se on laskutuksen oikeellisuuden varmistamiseksi sekä työsuhteen oikeuksien ja velvollisuuksien kannalta tarpeellinen tieto.

Laskutuskauden pidentäminen on perusteltua, jos esimerkiksi vain yksi tai muutama työntekijä on käyttänyt työterveyshuoltopalveluja laskutuskaudella ja tällöin tiettyä henkilöä koskevat tiedot ovat yhdistettävissä toimenpiteisiin.

Työnantajalle tulee luovuttaa laskun maksamista varten kaikki oleellinen tieto, kuitenkin niin, että salassapitovaatimuksia noudatetaan. Työterveyspalveluja koskevassa sopimuksessa on syytä riittävän yksiselitteisesti määritellä laskutusmenettelyt salassapitovaatimukset huomioiden.

Mikäli työnantaja esittää työterveyshuollolle lakiin tai työntekijän kirjalliseen suostumukseen perustuvan oikeuden saada yksittäistä työntekijää koskevia toimenpidetietoja, voidaan kyseessä olevia tietoja luovuttaa työnantajalle.

Laskutuksen yhteydessä saatuja tietoja voidaan työnantajaorganisaatiossa käyttää pääsääntöisesti ainoastaan laskutuksen käyttötarkoitukseen ja laskutuksen oikeellisuuden varmistamiseen, vaikka tiedoista olisi yksittäisessä tilanteessa sattumanvaraisesti ja epäsuorasti pääteltävissä kenestä työntekijästä / kenen terveydentilatiedoista on kyse. Ne henkilöt työpaikalla jotka käsittelevät em. tietoja laskutusta varten, ovat vaitiolovelvollisia sivullisiin nähden siten kuin työelämän tietosuojalain (759/2004) 5 §:ssä terveydentilatietojen salassapidosta säädetään.

Laskutustarkoituksessakin tapahtuvaan henkilötietojen käsittelyyn sovelletaan henkilötietolain mukaista suojausvelvollisuutta. Laskutusaineistoa on käsiteltävä siten, että salassapitosäännöksiä noudatetaan, koska esimerkiksi laskuista usein ilmenee salassa pidettävä asiakassuhde.

5. Saako työnantaja luovuttaa työterveyshuoltoon muun lääkärin kuin työterveyshuollon lääkärin työntekijästä/potilaasta laatiman lääkärintodistuksen ilman työntekijän suostumusta

Rekisterinpitäjä

Työterveyshuoltolain (1383/01) 4 §:n mukaan työnantajalla on velvollisuus järjestää työntekijöilleen työterveyshuoltopalvelut. Työnantaja tekee työterveyshuoltosopimuksen yleensä lääkäriaseman kanssa. Työnantajalla voi olla myös työsuhteinen työterveyshuoltolääkäri. Tällöinkin varsinainen potilasrekisteritietojen vastuullinen rekisterinpitäjä on johtava lääkäri, joka käyttää määräysvaltaa potilasrekisteritietojen käsittelyyn.

Työntekijällä on oikeus käyttää työnantajan työterveyshuoltosopimukseen kuuluvia työterveyshuoltopalveluja tehdyn sopimuksen mukaan. Työntekijä voi myös niin harkitessaan hakeutua lääkäriin muualle kuin työnantajan järjestämään työterveyshuoltoon.

Lääkärintodistuksen luovuttaminen työnantajalle

Työntekijällä on oikeus palkkaan, mikäli työstä poissaoloon on laillinen peruste. Työsopimuslain 2 luvun 11 pykälän mukaan sairaus on laillinen peruste. Työntekijän työnantajalle toimittama lääkärintodistus osoittaa, onko työntekijä ollut töistä poissa ollessaan työkyvytön työhönsä. Lääkäri ei saa ilman työntekijän kirjallista suostumusta toimittaa lääkärintodistusta työnantajalle.

Työnantajalla on oikeus kerätä ja tallettaa työntekijän antama lääkärintodistus lailliseen käyttötarkoitukseen eli palkan maksun perustetta osoittavana tietona ja pitempiaikaisissa sairauspoissaoloissa KELA -korvauksen perimistä varten.

Työnantajan oikeus luovuttaa lääkärintodistus työterveyshuoltoon

Mikäli työnantaja luovuttaa lääkärintodistuksen henkilöstöhallinnon rekisteristä työterveyshuoltoon, on kyseessä tietojen käyttötarkoituksen muutos ja tietojen luovuttaminen rekisterinpitäjältä toiselle rekisterinpitäjälle. Työnantaja saa työelämän tietosuojalain 5 §:n 3 momentin mukaan luovuttaa työterveyshuollon palvelujen tuottajalle työterveyshuollon tehtävien toteuttamista varten työntekijän työnantajalle luovuttaman työkykyään koskevan lääkärintodistuksen tai -lausunnon, jollei työntekijä ole kieltänyt luovuttamista. Muuten salassa pidettäviä tietoja voidaan luovuttaa vain rekisteröidyn yksilöidyn suostumuksen perusteella. Työntekijää on informoitava etukäteen kielto-oikeudesta.

 
Julkaistu 17.6.2016