Henkilötunnus

Saako videovuokraamo kysyä asiakkaalta henkilötunnusta?

Kyllä. Henkilötietolain 13 §:n mukaan henkilötunnusta saa käsitellä mm. vuokraus- ja lainaustoiminnassa. Tämä oikeuttaa videovuokraamon käsittelemään asiakkaan henkilötunnusta eli tallettamaan sen esim. asiakasrekisteriin. Videovuokraamolla ei ole velvollisuutta kysyä henkilötunnusta, mutta halutessaan se voi olla vuokraamatta videota asiakkaalle, joka ei henkilötunnustaan anna.

Saako henkilötunnusta kysyä hotellimajoituksen yhteydessä?

Kyllä. Majoitus- ja ravitsemisliikkeistä annetun asetuksen (727/1991) mukaan majoitusliikkeeseen eli esim. hotelliin saapuvasta matkustajasta on täytettävä sisäasiainministeriön vahvistaman mallin mukainen matkustajakortti, joka matkustajan on allekirjoitettava. Yksi matkustajakorttiin merkittävä tieto on matkustajan henkilötunnus.

Hotellin oikeus kerätä henkilötunnus voi perustua myös hotellin ja asiakkaan väliseen luottosuhteeseen, jos huoneen hinta maksetaan vasta jälkikäteen.

Kun pyydän tarjousta vakuutuksesta, saako vakuutusyhtiö kysyä henkilötunnukseni?

Kyllä. Henkilötietolain 13 §:ssä säädetään henkilötunnuksen käsittelystä. Ko. pykälän mukaan henkilötunnusta saa käsitellä mm. silloin kun henkilön yksiselitteinen yksilöiminen on tärkeää rekisteröidyn tai rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi. Myös luotonannossa ja saatavan perimisessä sekä vakuutustoiminnassa saa käsitellä henkilötunnusta. Vakuutusyhtiö kysyy henkilötunnuksen vakuutuksen hakijan luottotietojen selvittämistä varten. Vakuutustoiminta voidaan rinnastaa luotonantoon. Vakuutusyhtiöllä on oikeus selvittää luottotietoja vakuutuksen myöntämistä harkitessaan, ja luottotietotoiminnan harjoittaja on oikeutettu luovuttamaan näitä tietoja vakuutusyhtiölle. Jos vakuutusyhtiö tekee sitovan henkilökohtaisen vakuutustarjouksen, henkilötunnuksen pyytäminen on samoilla perusteilla tarpeellinen kuin vakuutuksen myöntämisessä.

Kävin optikolla ja ostin silmälasit. Miksi henkilötunnustani kysyttiin?

Optikko on terveydenhuollon ammattihenkilö, joka on velvollinen laatimaan asiakkaastaan/potilaastaan potilasasiakirjat ja säilyttämään ne potilaan asemasta ja oikeuksista annetun lain edellyttämällä tavalla. Henkilötunnus merkitään potilasasiakirjoihin potilaan yksilöimistarkoituksessa. Henkilötietolain 13 §:ssä säädetään henkilötunnuksen käsittelystä, ja ko. pykälän mukaan henkilötunnusta saa käsitellä mm. terveydenhuollossa.

Onko yrityksellä oikeus kysyä henkilötunnusta kaupallista palvelua avattaessa tai tilattaessa?

Henkilötietolain 13 §:n mukaan henkilötunnusta saa käsitellä mm. luotonannossa tai saatavan perimisessä. Jos kaupallisen palvelun käyttämisestä laskutetaan jälkikäteen, yrityksellä on oikeus käsitellä asiakkaan henkilötunnusta saatavan perimiseksi. Kyse on myös luottokauppaan verrattavasta tilanteesta. Jos palvelusta laskutetaan jälkikäteen, yrityksellä on siis oikeus kysyä henkilötunnus esim. internet- tai kännykkäliittymää avaavalta tai muuttopalvelua tilaavalta asiakkaalta.

Pankkikortilla maksavan asiakkaan henkilöllisyydestä voidaan vaatia selvitystä. Menettely varmistaa sekä asiakkaan että maksunsaajan oikeusturvaa.

Pankkikorttitakuuehtojen mukaan maksunsaajan on mm. merkittävä maksutositteeseen maksajan henkilötunnuksen tunnusosa silloin, kun maksu ylittää 50 euroa. Asiaa on käsitelty tarkemmin esim. Suomen Pankkiyhdistyksen julkaisussa "Maksukortit Suomessa, 2004".

Tietosuojavaltuutettu suosittelee, että henkilötunnusta tai sen osaa ei käytettäisi laskun viitenumerossa tai osana viitenumeroa.

Oikeudesta kerätä ja käsitellä henkilötunnusta säädetään henkilötietolain 13 §:ssä. Henkilötunnuksen tarkoitus on yksiselitteisesti yksilöidä rekisteriin merkitty tieto tiettyä henkilöä koskevaksi. Vaikka rekisterinpitäjällä olisi oikeus kerätä henkilötunnus rekisteriinsä, henkilötietolain 13 § edellyttää kuitenkin rekisterinpitäjän huolehtivan siitä, ettei henkilötunnusta merkitä tarpeettomasti henkilörekisterin perusteella tulostettuihin tai laadittuihin asiakirjoihin. Henkilötunnuksen käyttöä laskujen viitenumerona maksujen kohdentamiseksi oikeaan henkilöön ei pidetä yleensä perusteltuna, koska laskut voidaan yksilöidä muullakin tunnuksella, erillisellä asiakasnumerolla tai koodilla. Henkilötunnuksen käyttöä ei voida asianmukaisesti perustella myöskään pelkästään sillä perusteella, että tietojärjestelmien käyttö on sen avulla helpompaa. Yleinen hyvän tietojenkäsittelytavan periaate on, ettei kenenkään yksityisyyttä perusteettomasti vaaranneta.

Saako henkilötunnusta käyttää asiakkaan tunnistamiseen?

Ei saa, koska henkilötunnuksen kysyminen ei ole luotettava tapa selvittää esim. puhelimessa tai internetissä asioivan henkilöllisyys. Henkilötunnus voi olla myös muilla, kuin asianomaisella itsellään tiedossa. Henkilötunnusta ei ole tarkoitettu henkilöiden tunnistamiseen, vaan henkilöiden erottelemiseen toisistaan.

Henkilötunnusta saa kuitenkin käyttää yhtenä tietona muiden joukossa, joita henkilöltä kysytään tunnistamistarkoituksessa hänen soittaessaan esimerkiksi yrityksen asiakaspalveluun, terveydenhuollon toimintayksikköön tai viranomaiselle. Kukaan rekisterinpitäjä ei saa rakentaa tunnistamiskäytäntöjään yksinomaan henkilötunnuksen ja nimen kysymisen varaan.

Saako henkilötunnusta kysyä, kun kirjattu kirje tai paketti noudetaan postista?

Kyllä. Henkilötunnus yksilöi asiakkaan, jolle posti luovuttaa lähetyksen. Posti on usein vastuussa hyvinkin arvokkaista lähetyksistä, ja sen korvausvastuu päättyy pääsääntöisesti silloin, kun postilähetys on luovutettu oikealle vastaanottajalle. Postipalveluyrityksen oikeus henkilötunnuksen kysymiseen ja tallettamiseen perustuu postilakiin (415/2011).

Postipalveluyrityksellä on osoiterekisteri, jota käytetään postitoiminnan hoitamiseen ja lähetysten saattamiseen vastaanottajille niiden oikeisiin osoitteisiin. Osoiterekisteriin talletetaan postin saajan nimi- ja osoitetietojen lisäksi henkilötunnus sekä muut lähetysten perillemenon ja postin saajan oikeuksien turvaamiseksi välttämättömät tiedot.

 
Julkaistu 12.8.2014