Tehtävät

Tietosuojavaltuutetun tehtävät on määritelty henkilötietolaissa sekä laissa tietosuojalautakunnasta ja tietosuojavaltuutetusta.

Tietosuojavaltuutetun tehtävänä on käsitellä ja ratkaista henkilötietojen ja luottotietojen käsittelyä koskevat asiat siten kuin henkilötietolaissa ja luottotietolaissa säädetään sekä hoitaa muut mainituista laeista johtuvat tehtävät. Valtuutetun kuuluu myös seurata näiden tietojen käsittelyn yleistä kehitystä ja tehdä tarpeelliseksi katsomiaan aloitteita. Lisäksi valtuutetun tulee huolehtia toimialaansa kuuluvasta tiedotustoiminnasta sekä henkilötietojen käsittelyyn liittyvästä kansainvälisestä yhteistyöstä. (Laki tietosuojalautakunnasta ja tietosuojavaltuutetusta 27.5.1994/389)

Antaa yleistä ohjausta ja neuvontaa sekä tekee yhteistyötä sidosryhmien kanssa

Tietosuojavaltuutetun ensisijainen tehtävä on vaikuttaa ennakkoon rekisterinpidon lainmukaisuuteen, kehittää hyvää tietojenkäsittelytapaa ja ehkäistä tietosuojaloukkausten tapahtumista. Keskeisenä tavoitteena on luottamuksen turvaaminen henkilötietojen käsittelyssä. Tähän pyritään mm. luennoimalla koulutustilaisuuksissa ja panostamalla puhelinneuvontaan. Suuri merkitys on myös sidosryhmäyhteistyöllä. Tietosuojavaltuutetun toimiston edustajat osallistuvat sellaisiin eri hallinnonalojen neuvottelukuntiin ja työryhmiin, joiden työssä yksityisyyden suojan merkitys on suuri. Tietosuojavaltuutettu on ohjaustoimintansa toteuttamiseksi muodostanut eri toimialoille useita pysyviä yhteistyöryhmiä.

Tekee ratkaisuja

Tietosuojavaltuutettu ohjaa ja neuvoo pyynnöstä rekisterinpitäjiä ja rekisteröityjä yksittäistapauksissa sekä tekee kannanottoja. Jos rekisterinpitäjä ei noudata tietosuojavaltuutetun ohjausta, tietosuojavaltuutettu voi saattaa lainvastaiseksi arvioimansa menettelyn tietosuojalautakunnan käsiteltäväksi. Tietosuojavaltuutettu voi myös ilmoittaa asian syytteeseenpanoa varten. Lisäksi hän tekee ratkaisuja rekisteröityjen oikeuksien toteutumisesta. Tarkastusoikeuden toteuttamista tai tiedon korjaamista koskevissa asioissa päätökset ovat sitovia ja valituskelpoisia.

Ohjaa käytännesääntöjen laadintaan

Rekisterinpitäjät voivat laatia toimialakohtaisia käytännesääntöjä hyvän tietojenkäsittelytavan edistämiseksi. Tietosuojavaltuutettu antaa tarvittaessa neuvontaa ja ohjausta käytännesääntöjen laatimisessa sekä voi tarkastaa laaditut käytännesäännöt.

Valvoo ja tekee tarkastuksia

Ilmoitusvelvollisuuden avulla tietosuojavaltuutettu valvoo ennakolta henkilötietojen käsittelyä. Mm. eräillä henkilötietoja automaattisen tietojenkäsittelyn avulla käsittelevillä rekisterinpitäjillä, toimeksiannosta tietojenkäsittelyä hoitavilla sekä määrätynlaista elinkeinotoimintaa harjoittavilla on velvollisuus tehdä ilmoitus tietosuojavaltuutetulle. Ilmoituksen tekeminen ei kuitenkaan ole rekisterinpidon tai toiminnan hyväksymismenettely.

Tarkastustoiminnan tarkoituksena on arvioida tietojenkäsittelyn lainmukaisuutta, opastaa rekisterinpitäjiä, parantaa järjestelmien tasoa sekä ennaltaehkäistä tietosuojaloukkaukset. Tarkastusten sisältö voi vaihdella yksittäisen yhteydenoton tutkimisesta laajaan tietojenkäsittelyprosessin selvittämiseen.

On kuultavana ja antaa lausuntoja viranomaisille, syyttäjille ja tuomioistuimille

Tietosuojavaltuutettua tulee kuulla silloin kun valmistellaan yksityisyyttä ja henkilötietojen suojaa koskevia lainsäädännöllisiä tai hallinnollisia uudistuksia. Kuuleminen toteutuu käytännössä erityisesti lausuntoja antamalla ja osallistumalla lainsäädännön valmistelua ja tarkastamista varten asetettuihin työryhmiin. Virallisen syyttäjän on kuultava tietosuojavaltuutettua ennen kuin hän nostaa syytteen henkilötietolain vastaisesta menettelystä. Vastaavasti tuomioistuimen on tällaista asiaa käsitellessään varattava valtuutetulle tilaisuus tulla kuulluksi. Valtuutettu antaa molemmissa tapauksissa lausuntoja.

Tiedottaa

Tietosuojavaltuutettu herättää yleistä keskustelua ja jakaa informaatiota, jonka kohteena ovat kansalaiset, viranomaiset ja muut rekisterinpitäjät. Tietosuojavaltuutetun toimiston tärkein tiedotuskanava on internet-sivusto www.tietosuoja.fi. Neljästi vuodessa ilmestyy tietosuojavaltuutetun toimiston, Viestintäviraston, Patentti- ja rekisterihallituksen (PRH) sekä tietosuojalautakunnan julkaisema Tietosuoja –lehti, jota kustantaa Stellatum Oy.

Toimii kansainvälisessä yhteistyössä

Tietosuojavaltuutetun toimisto osallistuu yhteistyöhön sekä Euroopan unionin että pohjoismaiden tasolla. Lisäksi valtuutettu toimii globaaleissa ja erityiskysymysten perusteella muodostetuissa kansainvälisissä verkostoissa.

 
Julkaistu 2.9.2013