Yksityisvastaanoton potilaskortisto kuolinpesässä

Dnro 1820/452/2006 (22.12.10 )

Asian kuvaus:

Perikunta kysyi tietosuojavaltuutetulta ohjeita, miten menetellä kuolinpesästä löytyneen potilasarkiston suhteen, jotta tietosuoja toteutuisi. Psykiatrilla oli ollut vuosikausia yksityisvastaanotto päätyönsä ohella muutamassa lääkärikeskuksessa ja perikunta sai hoitaakseen kuolleen psykiatrin asunnosta löytyneet paperit.

Perikunta oli yrittänyt selvittää asiaa yksityiseltä lääkäriasemalta, Suomen Lääkäriliitosta ja eri viranomaistahoilta, mutta ei ollut saanut tyydyttävää vastausta kysymykseensä. Perikunnalle oli selvinnyt, että järjestelmässä on terveydenhuollon yksityisen ammatinharjoittajan kuoleman kokoinen aukko. Perikunta totesi lisäksi, että vaikka voisi joten kuten ymmärtää, että asiasta ei ole olemassa lakia tai säädöstä, joka tämän huomioisi, niin ei ole mitenkään puolustettavissa, että viranomaiset eivät osaa ohjeistaa tällaisissa tilanteissa.

Tietosuojavaltuutetun vastaus:

Tietosuojavaltuutettu ei ole voinut ohjeistaa asiaa siten, että potilastiedot tulisi hävittää, koska on huomioitava potilaiden oikeusturvanäkökohdat, mikä on potilastietojen säilyttämisajan ja menettelyn tarkoitus. Valtuutettu ilmoitti lähettäneensä perikunnan kirjeen sosiaali- ja terveysministeriölle (STM) tiedoksi ja mahdollisiin toimenpiteisiin ryhtymiseksi ohjauksen antamiseksi tässä ja vastaavissa tapauksissa.

Perustelut:

1. Lainsäädäntökehikko
1.1. Suomen perustuslaki 10 §

Tietosuojavaltuutettu totesi aluksi, että Suomen perustuspotilain 10 § sisältää lainsäädäntötoimeksiannon henkilötietojen suojasta on säädettävä tarkemmin lailla. Kuten perikuntakin totesi, ainakin kuvatun kaltaisissa tilanteissa on lainsäädännössä olemassa selkeästi aukko. Henkilötietojen käsittelystä on säädetty yleislakina henkilötietolailla (523/1999).

1.2. Yleislakina henkilötietolaki

Henkilötietolain 3 §:ssä on lueteltuna henkilötietojen käsittelyyn liittyviä määritelmiä mm. rekisterinpitäjän määritelmä ja ns. henkilötietojen käsittelyn määritelmä, mikä pitää sisällään myös henkilötietojen luovutukset. Kuitenkin terveydenhuollon erityislait kuten laki potilaan asemasta ja oikeuksista (785/1992) ja sen nojalla annetut asetukset syrjäyttävät henkilötietojen käsittelyn yleislain eli henkilötietolain silloin kun erityislainsäännös säätää samasta asiasta toisin tai tarkemmin kuin yleislaki.

Tapauksessa on kysymys siitä, onko kyseessä rekisterinpitäjän vaihtuminen ns. yleisseuraannon perusteella vai potilastietojen luovutus? Tietosuojavaltuutetun käsityksen mukaan kyse ei tässä tapauksessa ole kummastakaan em. ilmiöstä.

Arvioitavaksi jää säilyttämisvelvoitteen kohdistaminen, kun lääkäri/rekisterinpitäjä on kuollut. Henkilötietolaki edellyttää rekisterinpitäjän ja potilasrekisterin välisessä suhteessa
suunnitella etukäteen toiminnan lopettamistilanne (HetiL 5 § ja 6 § eli ns. rekisterinpitäjän
henkilötietojen käsittelyn suunnittelu- ja huolellisuusvelvoite). Ongelma koskee kuolleita ammatinharjoittajia, mutta myös toimintansa muutoin lopettavia.

Potilastietojen säilyttämisvelvoitteen ideana on henkilötietolain (523/1999) 35 §:n sisäisen
oikeusohjeen mukaisesti, että tarpeeton tieto pitää hävittää tai muutoin arkistoida. Henkilörekisteri, joka on tieteellisen tutkimuksen tai muusta syystä merkityksellinen voidaan siirtää korkeakoulun taikka tutkimustyötä lakisääteisenä tehtävänä suorittavan laitoksen tai viranomaisen arkistoon, jos kansallisarkisto on antanut siihen luvan (HetiL 35 §).

1.3. Laki potilaan asemasta ja oikeuksista (Potilaslaki) terveydenhuollon erityislakina

Potilasasiakirjojen laatimisesta ja säilyttämisestä on oikeusnormeja potilaslaissa ja potilasasiakirja-asetuksessa. Tallennusajoista ja velvoitteesta säilyttää potilastietoja on säädetty mm. osapuolten oikeusturvan ja tieteellisen tutkimuksen turvaamisen tarpeiden takia.

Lain potilaan asemasta ja oikeuksista (Potilaslaki, 785/1992) 12 §:n mukaan terveydenhuollon ammattihenkilön tulee merkitä potilasasiakirjoihin potilaan hoidon järjestämisen, suunnittelun, toteuttamisen ja seurannan turvaamiseksi tarpeelliset tiedot. Terveydenhuollon toimintayksikön ja itsenäisesti ammattiaan harjoittavan terveydenhuollon ammattihenkilön tulee säilyttää potilasasiakirjat sekä tutkimuksessa ja hoidossa syntyvät biologista materiaalia sisältävät näytteet ja elinmallit potilaan hoidon järjestämisen ja toteuttamisen, hoitoon liittyvien mahdollisten korvausvaatimusten ja tieteellisen tutkimuksen edellyttämä aika. Potilasasiakirjat, näytteet ja mallit tulee hävittää välittömästi sen jälkeen, kun niiden säilyttämiselle ei ole edellä tarkoitettua perustetta.

Potilasasiakirjojen laatimisesta sekä niiden ja 1 momentissa tarkoitettujen näytteiden ja mallien säilyttämisestä sekä käyttötarkoituksen perusteella määräytyvistä säilytysajoista säädetään tarkemmin sosiaali- ja terveysministeriön asetuksella. Potilasasiakirjoja, näytteitä ja malleja saa säilyttää sosiaali- ja terveysministeriön asetuksella säädetyn säilytysajan päätyttyä, jos se on välttämätöntä potilaan hoidon järjestämisen tai toteuttamisen kannalta. Säilyttämisen tarvetta on sosiaali- ja terveysministeriön asetuksella säädetyn säilytysajan päätyttyä arvioitava vähintään viiden vuoden välein, jollei laista tai henkilötietolain 43 §:n 2 momentissa tarkoitetusta tietosuojalautakunnan luvasta muuta johdu.

STM on antanut em. asetuksen potilasasiakirjoista (298/2009, voimaan 1.8.2009), joka korvasi aiemman vastaavan STM:n asetuksen potilasasiakirjojen laatimisesta sekä niiden ja muun hoitoon liittyvän materiaalin säilyttämisestä (99/2001, voimaan 1.3.2001). Näissä edellä mainituissa asetuksissa on potilasasiakirjoille määritelty eri pituisia säilyttämisaikoja tietotyypeittäin. Osa potilastiedoista on velvollisuus säilyttää potilaan kuoleman jälkeenkin ja osa pysyvästi.

STM:n asetuksen (298/2009) 23 §:n mukaan potilasasiakirjoja sekä tutkimuksessa ja hoidossa syntyviä biologista materiaalia sisältäviä näytteitä ja elinmalleja on säilytettävä vähintään tämän asetuksen liitteessä tarkoitettu aika. Potilasasiakirjojen, näytteiden ja mallien säilyttämisestä säilytysajan päätyttyä säädetään potilaan asemasta ja oikeuksista annetun lain 12 §:n 2 momentissa. Kun tämän asetuksen liitteessä tarkoitettu säilytysaika on päättynyt tai kun sen jälkeen säilytetyt potilasasiakirjat, näytteet ja elinmallit eivät enää ole välttämättömiä potilaan hoidon järjestämiseksi tai toteuttamiseksi, on hoidon järjestämistä vastaavan terveydenhuollon toimintayksikön ja itsenäisesti ammattiaan harjoittavan terveydenhuollon ammattihenkilön huolehdittava siitä, että potilasasiakirjat ja muu edellä tarkoitettu materiaali hävitetään välittömästi ja siten, että sivulliset eivät saa niistä tietoa.

Tämän asetuksen (298/2009) 26 §:n mukaan liitteessä tarkoitettuja säilytysaikoja sovelletaan potilasasiakirjoihin, jotka on laadittu tai saatu 1 päivänä toukokuuta 1999 tai sen jälkeen. Jos asiakirjan säilytysaika lasketaan potilaan kuolemasta, säilytysaikoja sovelletaan kuitenkin asiakirjoihin, jotka koskevat 1 päivänä toukokuuta 1999 tai sen jälkeen kuollutta henkilöä.

Potilasasiakirjoihin, jotka on laadittu tai saatu ennen 1 päivää toukokuuta 1999, taikka jos asiakirjan säilytysaika lasketaan potilaan kuolemasta, jotka koskevat ennen 1 päivää toukokuuta 1999 kuollutta henkilöä, sovelletaan kunnallisen ja yksityisen sekä vankeinhoitolaitoksen terveydenhuollossa laadittujen potilasasiakirjojen osalta valtionarkiston kunnallisten asiakirjojen hävittämisestä 14 päivänä huhtikuuta 1989 antamassa päätöksessä säädettyjä säilytysaikoja. Sen lisäksi sovelletaan, mitä valtionarkisto ja arkistolaitos ovat erikseen määränneet asiakirjojen säilyttämisestä pysyvästi.

Kuten edellä mainituista säännöksistä ilmenee STM on antanut säännökset siitä, miten pitkään potilastietoja tulee säilyttää. Edellä kuvatuissa säännöksissä ja muutoinkaan ei ole ohjeita siitä, missä kuolleen terveydenhuollon ammattihenkilön yksityisvastaanoton potilastiedot tulisi säilyttää. Säännökset koskevat rekisterinpitäjää ja näin ollen tilanne on ristiriitainen eikä vastaa perustuslain 10 §:ää. Jos muu kuin rekisterinpitäjä hävittää potilastiedot, voi menettely loukata potilaiden oikeusturvaa. Arvioitavaksi voi muodostua, olisiko Arkistolaitoksella jokin rooli asiassa mm. luvan myöntävänä viranomaisena kuten edellä henkilötietolain 35 §:n osalta on kuvattu (ks. s. 2).

2. Yhteenveto

Tietosuojavaltuutettu totesi, että terveydenhuollossa on ollut lukuisia lainsäädännön uudistuksia, joiden osalta hän on pannut toivossa siihen, että asia tulisi lainsäädännössä huomioiduksi ja että ammatinharjoittajia valvovat viranomaiset voisivat ohjata rekisterinpitäjiä. Valtuutettu on eri yhteyksissä pyrkinyt saattamaan ongelman STM:n ja eri viranomaisten tietoon. STM on parhaillaan laatimassa potilaslain 12 §:n ja em. potilasasiakirja-asetuksen (298/2009) pohjalta nimenomaista käytännön potilasasiakirjaopasta, jonka tarkoituksena on muun muassa ohjata potilasasiakirjojen laatimista ja säilyttämistä käytännössä tarkemmin. Lisäksi STM:ssä on vireillä lainsäädäntöhanke potilastietojen säilyttämisen järjestämiseksi terveydenhuollon toimintayksikön/itsenäisen ammatinharjoittajan toiminnan lopettamistilanteisiin. Tämän vuoksi valtuutettu lähetti jäljennöksinä tämän kirjeen ja perikunnan kirjeen tiedoksi STM:lle mahdollisia toimenpiteitä varten.

Ideaalitilanne lainsäädännönvalossa olisi, jos ammatinharjoittajat voisivat huolehtia jo ennen toimintansa lopettamista asiakirjojen säilyttämisestä (säilyttämissopimukset).

Jos ja kun kuolinpesä säilyttäisi potilasasiakirjoja käyttämättä niitä mihinkään muuhun tarkoitukseen, ei sen osakkaat tietosuojavaltuutetun arvion mukaisesti näyttäisi syyllistyvän mihinkään lainvastaiseen. Toisaalta, jos kuolinpesä päättäisi hävittää asiakirjat, voitaisiin tilannetta viime kädessä joutua arvioimaan jonkun muun kuin tietosuojalain kannalta.

Lopuksi tietosuojavaltuutettu totesi, että koska tallennusaika palvelee potilaan intressiä ja tietosuojaa (mm. potilaan oikeutta tarkastaa itseään koskevat tiedot (HetiL 26-28 §:t) ja vahingonkorvauskysymykset), ei hän voi antaa potilaan intressiä vastaan toimivaa määräystä. Toisaalta, jos ei ole rekisterinpitäjää (enää), ei tietosuojavaltuutettu ole asiassa toimivaltainenkaan.

Sovelletut lainkohdat:

  • Suomen perustuslaki (731/1999) 10 §
  • Henkilötietolaki (523/1999) 3 §, 5 §, 6 § ja 35 §
  • Laki potilaan asemasta ja oikeuksista (785/1992) 12 §
  • STM:n asetus (99/2001) potilasasiakirjojen laatimisesta sekä niiden ja muun hoitoon
liittyvän materiaalin säilyttämisestä (voimassa 1.3.2001- 31.7.2009)
  • STM:n asetus (298/2009) potilasasiakirjoista (voimaan 1.8.2009)

 
Julkaistu 27.1.2014