Tietosuojavaltuutetun lausunto kanteluasiassa koskien yksityisyyden suojaa ja työpaikkahaastattelussa kysyttyjen kysymysten lainmukaisuutta

28.2.2006
138/49/2006

Apulaisoikeuskanslerin lausuntopyyntö 18.1.2006 / Dnro 1404/1/04


Esitän kunnioittaen xx xx:n 17.12.2004 päivätyn kantelukirjoituksen johdosta lausuntonani seuraavaa. Pyydätte tietosuojavaltuutettua henkilötietolain ja yksityisyyden suojasta työelämässä annetun lain asiantuntijaviranomaisena esittämään oman näkemyksensä työpaikkahaastatteluissa esitettyjen työnhakijoiden yksityisyyteen liittyvien kysymysten lainmukaisuudesta.

Tietosuojavaltuutetun lausunto

Sovellettavat säännökset

Asiassa on kysymys laki yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004) ja henkilötietolain (523/1999) tulkinnasta. Laki yksityisyyden suojasta työelämässä on erityislaki suhteessa henkilötietolakiin. Lain 2.3 §:n mukaan henkilötietojen käsittelyyn sovelletaan henkilötietolakia ja sähköisen viestinnän tietosuojalakia (516/2004), jollei tässä laissa toisin säädetä.

Laki yksityisyyden suojasta työelämässä 3 §:ssä säädetyn tarpeellisuusvaatimuksen mukaan työnantaja saa käsitellä vain välittömästi työntekijän työsuhteen kannalta tarpeellisia henkilötietoja, jotka liittyvät työsuhteen osapuolten oikeuksien ja velvollisuuksien hoitamiseen tai työnantajan työntekijöille tarjoamiin etuuksiin taikka johtuvat työtehtävien erityisluonteesta. Tarpeellisuusvaatimuksesta ei voida poiketa työntekijän suostumuksella.

Laki yksityisyyden suojasta työelämässä 3 §:ssä säädetty tarpeellisuusvaatimus tulee aina ensin harkittavaksi ja perusteltavaksi kaikkien työntekijästä ja työnhakijasta kerättyjen tietojen osalta. Lain muita pykäliä ja yksittäisiä säännöksiä, kuten esimerkiksi lain 5 §:ssä säädettyä terveydentilaa koskevien tietojen käsittelyä, tulee aina tarkastella 3 §:ssä säädetyn tarpeellisuusvaatimuksen täyttymisen kautta. Laintulkinnan kannalta on oleellista kytkeä tarpeellisuusvaatimus ja lain muut säännökset suhteessa toisiinsa siten, että tarpeellisuusvaatimuksen tulee aina täyttyä yhdessä lain muiden käsittelysäännösten vaatimusten kanssa.

Lain 3 §:ssä säädetty koskee myös työnhakijoita. Työhönottotilanteissa työnantajan on arvioitava henkilötietojen tarpeellisuutta sen työtehtävän perusteella, jota henkilö on hakenut. Kyseeseen tulevat lähinnä hakijan pätevyyttä ja sopivuutta osoittavat tiedot ja työnhakijaa koskevat terveydentilatiedot, joilla on välittömästi merkitystä työsuhteen hoitamisen kannalta.

Hallituksen esityksen (75/2000) mukaan työnhakija voisi jättää vastaamatta sellaiseen kysymykseen, joka ei ole työsuhteen kannalta tarpeellinen. Työnhakija voisi pyytää työnantajalta selvityksen, miten kysytty henkilötieto on välittömästi työsuhteen kannalta työhönottotilanteessa tarpeellinen. Tällä tavoin meneteltäessä voitaisiin välttää jälkikäteen syntyviä erimielisyyksiä. Käytännössä työnhakija on kuitenkin yleensä sellaisessa asemassa, että jättämällä vastaamatta työnantajan esittämiin kysymyksiin hän voi vaarantaa mahdollisuutensa työpaikan saamiseen. Tarpeellisuusvaatimus mahdollistaisi joka tapauksessa sen, että työnhakija voisi antaa puutteellisen tai epätäydellisen vastauksen kysymykseen, joka ei liity välittömästi työsuhteeseen. Puutteellisen tai epätäydellisen vastauksen antaminen ei saisi johtaa työnhakijan kannalta kielteisiin seuraamuksiin. Työntekijän suostumus ei voisi syrjäyttää tarpeellisuusvaatimusta, koska suostumukselle ei työntekijän alisteisen aseman vuoksi voitaisi antaa täysin vapaaseen tahdonmuodostukseen perustuvaa merkitystä.

Tarpeellisuusvaatimuksella on liittymä myös työnhakijoiden ja työntekijöiden syrjintäsuojaan, koska työsuhteen kannalta tarpeettomien tietojen kerääminen voi johtaa joissakin tilanteissa syrjintään. Syrjintäsuojan perussäännös on työsopimuslain (17 §:ssä) 2 luvun 2 §:ssä, jonka mukaan työnantajan on kohdeltava työnhakijoita ja työntekijöitä tasapuolisesti niin, ettei ketään perusteettomasti aseteta toisiin nähden eri asemaan syntyperän, uskonnon, iän, poliittisen tai ammattiyhdistystoiminnan taikka muun näihin verrattavan seikan vuoksi. Valtion virkamieslain 11 §:ssä ja kunnallisen viranhaltijan palvelussuhdeturvasta annetun lain 2 §:ssä on lähes vastaavan sisältöiset säännökset. Naisten ja miesten tasa arvosta annetussa laissa on myös syrjintää koskevia säännöksiä.

Tasavertaisen kohtelun vaatimusta vahvistaa myös rikoslain 47 luvun 3 §, jossa työsyrjintä on säädetty rangaistavaksi teoksi. Työsyrjinnän tunnusmerkit toteutuvat, jos työnantaja tai tämän edustaja, joka työpaikasta ilmoittaessaan, työntekijää valitessaan tai palvelussuhteen aikana ilman painavaa, hyväksyttävää syytä asettaa työnhakijan tai työntekijän epäedulliseen asemaan 1) rodun, kansallisen tai etnisen alkuperän, ihonvärin, kielen, sukupuolen, iän, perhesuhteiden, sukupuolisen suuntautumisen tai terveydentilan taikka 2) uskonnon, yhteiskunnallisen mielipiteen, poliittisen tai ammatillisen toiminnan tai muun niihin rinnastettavan seikan perusteella. Syrjinnän arviointiin liittyy vertailu, sillä syrjinnästä on kyse vasta silloin, kun työnhakija tai työntekijä joutuu objektiivisesti arvostellen epäedullisempaan asemaan kuin muut. Syrjintäkiellolle, ottaen erityisesti huomioon myös perustuslain 6 §:ssä säädetty yhdenvertaisen kohtelun periaate, on annettava merkitystä myös henkilötietojen käsittelyssä alkaen niiden tarpeellisuuden arvioinnista.

Laki yksityisyyden suojasta työelämässä 4 §:ssä säädetään paitsi työntekijän myös työnhakijan henkilötietojen keräämisen yleiset edellytykset ja työnantajan velvollisuudet ja lain 5 §:ssä säädetään terveydentilaa koskevien tietojen käsittelyedellytykset. Näitä säännöksiä tulee kuitenkin tarkastella lain 3 §:n tarpeellisuusvaatimus huomioon ottaen. Lain 5 §:n 1 momentin mukaan työnantajalla on oikeus käsitellä työntekijän terveydentilaa koskevia tietoja, jos tiedot on kerätty työntekijältä itseltään tai hänen kirjallisella suostumuksellaan muualta ja tietojen käsittely on tarpeen sairausajan palkan tai siihen rinnastettavien terveydentilaan liittyvien etuuksien suorittamiseksi taikka sen selvittämiseksi, onko työstä poissaoloon perusteltu syy, taikka jos työntekijä nimenomaisesti haluaa selvitettävän työkykyisyyttään terveydentilaa koskevien tietojen perusteella. Lisäksi työnantajalla on oikeus käsitellä näitä tietoja niissä tilanteissa ja siinä laajuudessa, kuin muualla laissa erikseen säädetään.

Yhteistoiminnasta yrityksissä annetun lain 6 § 8 kohta edellyttää, että myös työhönoton yhteydessä samoin kuin työsuhteen aikana kerättävät tiedot kuuluvat yhteistoimintamenettelyn piiriin. Niissä yrityksissä ja julkisoikeudellisissa yhteisöissä kuten kunnissa, joihin ei sovelleta yhteistoimintalakeja, on työnantajan varattava työntekijöille tai heidän edustajilleen mahdollisuus tulla kuulluksi ennen päätöksentekoa edellä mainituista asioista.

Laki yksityisyyden suojasta työelämässä 3 §:n ja 5 §:n vastaista menettelyä ei tässä erityislaissa ole erikseen säädetty rangaistavaksi. Edellä kerrotun mukaisesti tahallinen tai törkeästä huolimattomuudesta tapahtuva, määritellyn henkilötietojen käsittelyn tarkoituksen eli työnhakijoiden osalta henkilön/henkilöstön valinnan kannalta tarpeettomien henkilötietojen käsittely voi tulla arvioitavaksi rikoksena, jos työnhakija tekee poliisille tutkintapyynnön tai tietosuojavaltuutettu katsoo aiheelliseksi ilmoittaa henkilötietolain 40.1 §:n mukaisesti asian syytteeseen panoa varten.

Totean, että po. lain vastaisesta henkilötietojen käsittelyä koskevasta rikkomuksesta tuomitaan työnantaja tai tämän edustaja samalla rangaistusasteikolla ja samasta teosta kuin mitä tuomitaan henkilötietolain vastaavista rikkomuksista eli henkilörekisteririkoksesta (rikoslain 38 luvun 9 §) joko sakkoon tai vankeuteen enintään yhdeksi vuodeksi. Teolla tulee loukata työntekijän yksityisyyden suojaa tai sen tulee aiheuttaa työntekijälle muuta vahinkoa tai olennaista haittaa. Teko edellytt tahallisuutta tai törkeää huolimattomuutta käsiteltäessä työntekijän henkilötietoja niiden käyttötarkoituksen vastaisesti tai rikottaessa henkilötietojen tarpeellisuusvaatimusta.

Tapauksen arviointia

Kanteluasiakirjoista käy ilmi, että xxx kaupungin Sosiaalipalvelukeskuksen vanhustyönjohtaja on työhaastattelussa esittänyt kysymyksiä neljän perushoitajan toimen täyttämisen yhteydessä. Pätevyysvaatimukseksi perushoitajan toimeen on esitetty lähihoitajan/perushoitajan tutkinto, erikoistuminen vanhustyöhön sekä vanhustyön työkokemus on katsottu eduksi. Lisäksi on edellytetty sopeutumista ryhmätyöhön/tiimityöhön. Työhaastattelussa esitetyt kysymykset, joita on kantelija on pitänyt yksityisyyttä loukkaavina ja joiden lainmukaisuudesta on pyydetty kannanottoa, ovat

  • Kerro omasta taustasi, perheestäsi, harrastuksistasi…
  • Millainen terveytesi on?
  • Mitä odotat elämältä?

Vanhustyöjohtajan mukaan haastattelut tehtiin siksi, että uudet työntekijät valittiin osaamisen ja todistusten perusteella, eikä ns. "pärstäkertoimen" mukaan. Vanhustyönjohtajan mukaan hän halusi tutustua hakijoihin henkilökohtaisesti, koska ei tuntenut heitä entuudestaan. Jokainen haastateltiin yksitellen, eikä haastattelija kysynyt sairauksia tms., vaan jokainen on tuonut esiin vain sen miltä itsestä on tuntunut ja mitä hakija on itse halunnut ilmaista. Kysymyksiä ei vanhustyönjohtajan mukaan pisteytetty, vaan kaiken tarkoituksena oli vain selvittää soveltuvuutta ja sitoutumista ko. tehtäviin.

Kysymykset on kysytty suullisesti, mutta asiakirjoista ilmenevän selvityksen perusteella vanhustyönjohtaja on kuitenkin ilmeisesti kirjannut nämä tiedot käytössään olleeseen arviointilomakkeeseen kunkin työnhakijan osalta.

Työhaastattelussa kysyttyjen kysymysten osalta tulee työnantajan aina itse etukäteen arvioida tarpeellisuusvaatimuksen täyttymistä. Työnantajan tulee pystyä perustelemaan tarpeellisuusvaatimuksen osalta kaikki ne tiedot joita hän työntekijältä ja työnhakijalta työhaastattelutilanteessa kerää ja miten tiedot liittyvät kyseisen työn hoitamiseen ja välittömästi työsuhteeseen. Lisäksi työnantajan tulee huolehtia työhaastattelutilanteessa henkilötietolain 24 §:n informointivelvoitteen täyttymisestä siten, että työnhakija saa työhaastattelutilanteessa tietoonsa henkilötietojensa käsittelyn tarkoituksen ja mitkä tiedot ovat työnhakutilanteessa työsuhteen kannalta perustellusti tarpeellisia tietoja.

Yksityiskohtaiset kysymykset omasta taustasta, perheestä ja harrastuksista eivät yleensä ole perusteltuja ja tarpeellisia tietoja työhönoton yhteydessä tai työnsuhteen kannalta. Annetut tiedot taustasta ja harrastuksista saattavat sisältää myös arkaluonteisia henkilötietoja, jotka ilmaisevat esimerkiksi henkilön yhteiskunnallista, poliittista tai uskonnollista vakaumusta. Tällaisten tietojen keräämiseen tulee lisäksi olla henkilötietolain 12 §:stä ilmenevä peruste. Tällöin on annettava merkitystä myös syrjimättömyyden toteutumiselle työelämässä, koska tällaiset kysymykset saattavat asettaa työnhakijat tosiasiallisesti eri arvoiseen asemaan työnhakutilanteessa. Jossain tilanteessa nämä tiedot saattavat olla tarpeellisia, jos ne johtuvat työtehtävien erityisluonteesta. Esimerkiksi perhesuhteista voi olla perusteltua kysyä tilanteissa, joissa työntekijä joutuu työnsä puolesta matkustamaan tai olemaan töissä viikonloppuisin. Kysymys tulee muotoilla siten, että onko työtekijällä esimerkiksi perhe- tai muita syitä jotka estävät häntä hoitamasta kyseisestä työtään tai estävät häntä matkustamasta tai olemasta töissä viikonloppuisin. Asiakirjoista ilmi käyvän selvityksen mukaan työnantaja ja vanhustyönjohtaja eivät ole tuoneet esille perusteluja 1.) kysymyksen tarpeellisuudesta suhteessa kyseiseen työhön. Näkemykseni mukaani vanhustentyön perushoitajan työhön sopivuuden selvittämisen vuoksi ei ole tarpeellista kysyä yksityiskohtaisia kysymyksiä taustasta, perhesuhteista tai harrastuksista, ellei näillä kysymyksillä ole suoranaista vaikutusta kyseisen työn hoitamiseen tai liity välittömästi työsuhteeseen.

Terveydentilatiedot voivat käsitykseni mukaan olla työsuhteen tai tehtävän hoidon kannalta tarpeellisia tietoja. Työnantajalla tulee kuitenkin olla laki yksityisyyden suojasta työelämässä 3 §:n, 5 §:n ja henkilötietolain 12.1 §:n 5 kohdan mukainen peruste käsitellä työnhakijoiden terveydentilaa kuvaavia arkaluontoisia henkilötietoja. Laki yksityisyyden suojasta työelämässä 5 §:n mukaan työnantajalla on oikeus käsitellä työntekijän terveydentilatietoja mm., jos työntekijä nimenomaisesti haluaa selvitettävän työkykyisyyttään terveydentilatietojen perusteella. Työnantajalla olisi lisäksi oikeus käsitellä työntekijän terveydentilatietoja niissä tilanteissa ja siinä laajuudessa, kuin muualla laissa on erikseen säädetty. Säännös tarkoittaa ensisijaisesti työturvallisuutta ja työterveyttä koskevaa lainsäädäntöä. Myös muussa lainsäädännössä mm. virkamieslaissa on säännöksiä terveydentilatietojen käsittelystä.

Hallituksen esityksen 75/2000 5 §:n yksityiskohtaisissa perusteluissa todetaan, että säännöksen mukaan olisi sallittua käsitellä ilman diagnoositietoja muun muassa terveydenhuollon ammattihenkilöiden tekemiä arvioita työntekijän työkykyisyydestä tehtäväänsä. Terveydentilatietojen käsittely olisi sallittua, jos se olisi tarpeen työolosuhteista johtuvien terveysvaarojen arvioimiseksi, siltä osin kuin se on työnantajan velvollisuus. Säännöksellä ei rajoitettaisi myöskään työnantajan mahdollisuuksia selvittää työntekijän ominaisuuksia siten, että työolosuhteet voidaan mitoittaa oikein. Vajaakuntoisen henkilön työsuhteeseen saattaa sisältyä erityisiä tarpeita myös terveydentilatietojen käsittelyn osalta. Terveydentilatietojen käsittely voi olla tarpeellista myös työnantajan velvollisuudeksi säädetyn työkykyä ylläpitävän toiminnan yhteydessä. Edellä kuvatut tiedot voivat olla tarpeellisia sekä työhön otettaessa että työsuhteen aikana.

Hallituksen esityksen 75/2000 5 §:n yksityiskohtaisten perustelujen mukaan työnhakulomakkeissa ei kuitenkaan tulisi kysyä yksityiskohtaisia terveyteen liittyviä tietoja, vaan kysymykset tulee rajoittaa siten, että ne koskevat työn luonne huomioon ottaen tietoja, jotka voivat rajoittaa työtehtävien hoitamista. Terveydentilatiedot ovat nähtävästi kyseisessä tapauksessa olleet tarpeellisia, mutta kysymys olisi tullut esittää toisella tavalla ja siten ettei haastateltava työnhakija tarpeettomasti joudu antamaan työsuhteen hoitamisen kannalta tarpeettomia terveystietoja. Asiakirjoista ilmi käyvän selvityksen mukaan työnantaja ja vanhustyönjohtaja eivät ole tuoneet esille perusteluja 2.) kysymyksen tarpeellisuudesta suhteessa kyseiseen työhön tai esittäneet millaiset terveydentilatiedot vaikuttavat kyseisen työn hoitamiseen. Näkemykseni mukaan kysymys "millainen terveydentilasi on" olisi tullut muotoilla esimerkiksi "hakemanne toimen työntekoon ja työjärjestelyihin vaikuttavat terveydentilaanne kuvaavat tiedot" tai "onko teidän terveydentilassanne jotakin sellaista, joka estää teitä hoitamasta hakemaanne tointa". Asiassa on kysymys lähinnä kysymyksen asianmukaisesta muotoilusta.

Kysymyksen 3.) osalta viittaan edellä esitettyihin perusteluihin ja totean että kysymys "mitä odotat elämältä" saattaa tuoda ilmi arkaluonteisia henkilötietoja, joiden kerääminen ei välttämättä täytä tarpeellisuusvaatimusta työhönoton yhteydessä kerättävistä tiedoista. Asiassa on kysymys myös kysymyksen muotoilusta ja näkemykseni mukaan kysymys olisi tullut muotoilla esimerkiksi "mitä asioita odotat elämältä, joilla on vaikutusta tähän työhön" tai "mitä odotat tltä työltä". Asiakirjoista ilmi käyvän selvityksen mukaan työnantaja ja vanhustyönjohtaja eivät ole tuoneet esille perusteluja 3.) kysymyksen tarpeellisuudesta suhteessa kyseiseen työhön.

Näkemykseni mukaani vanhustentyön perushoitajan työhön sopivuuden selvittämisen vuoksi ei ole tarpeellista kysyä mitä odotat elämältä, ellei tällä kysymyksellä ole suoranaista vaikutusta kyseisen työn hoitamiseen tai liity välittömästi työsuhteeseen.

Yleisesti vanhustyön osalta saattaa olla perusteltua kysyä myös edellä mainitun kaltaisia kysymyksiä, jos näillä kysymyksillä on erityistä merkitystä työtehtävien hoitamisen kannalta ja vanhustyölle asetetaan erityisiä vaatimuksia, mm. vanhustyössä tarvittavat erityiset sosiaaliset taidot tai vanhustyöhön vaikuttavat terveystiedot. Asiakirjoista ilmi käyvän selvityksen perusteella työhaastattelussa esitettyjen kysymyksien 1-3.) osalta työnantaja ei ole esittänyt asianmukaisia perusteluja tarpeellisuusvaatimuksen osalta koskien juuri kyseessä olevaa täytettävää työpaikkaa. Työnantaja on kuitenkin kertonut antaneensa kyseisessä tapauksessa mahdollisuuden vapaaehtoiseen vastaamiseen, siten että työnhakija on tuonut esiin vain sen mitä on itse halunnut ilmaista. Vapaalle tahdonmuodostukselle perustuvan suostumuksen merkitykselle on kuitenkin kyseisessä tapauksessa annettava oma painoarvonsa, koska työnhakija on alisteisessa asemassa työnantajaan ja kysymyksiin vastaaminen saattaa aiheuttaa hänelle kielteisiä seurauksia, mm. vaarantaa mahdollisuuden työpaikan saamiseen.

Kun työnantaja haluaa saada tietoa yleensäkin työnhakijoista ja heidän ominaisuuksistaan, kysymykset tulisi muotoilla siten, että työnhakija ymmärtää miten kysymykset liittyvät työsuhteeseen tai työtehtävien hoitamiseen. Olisi hyvä samassa yhteydessä todeta, ettei kysymyksiin ole tarpeen vastata ja tuoda ilmi kysymykseen vastaamisen vapaaehtoisuus. Yleistä keskustelua työnhakijasta itsestään siten, että se perustuu vapaaehtoisuuteen ja suostumukseen ja kommentit ilmaistaan suullisesti, eikä näitä kommentteja kirjata henkilöä koskevana henkilötietona esim. arviointilomakkeelle joka tallennetaan henkilöstöhallinnon henkilörekisteriin, jäävät lain yksityisyyden suojasta työelämässä ja henkilötietolain soveltamisen ulkopuolelle.

Yhteenveto

Jo se, että kyseessä olevasta työhaastattelutilanteesta on tehty kantelu, saattaa osoittaa, ettei työnantaja ole perustellut tarpeellisuusvaatimusta siten kuin laissa yksityisyyden suojasta työelämässä edellytetään, eivätkä työnantaja ja tämän edustaja ole työhaastattelutilanteessa menetelleet siten kuin laissa yksityisyyden suojasta työelämässä on tarkoitettu. Työnhakijat eivät ilmeisesti ole myöskään käyttäneet heille kuuluvaa oikeutta arvioida tietojen tarpeellisuutta.

 
Julkaistu 27.1.2014