Tietojen luku- ja kirjoitusoikeus ylikunnallisessa sosiaalipäivystyksessä

Tietosuojavaltuutetun kannanotto 01.10.2007
Dnro 1567/41/2007

Ratkaistava asia

X:n seudulla seitsemällä kunnalla on keskinäinen kirjallinen sopimus lakisääteisen sosiaalipäivystyksen järjestämisestä kuntien yhteistoimintana. Päivystysrenkaaseen nimetyt sopimuskuntien sosiaalityöntekijät ja esimiehet toimivat vuorollaan koko alueen virka-ajan ulkopuolisena toimivaltaisena sosiaalipäivystäjänä. Toimivaltaisella sosiaalipäivystäjällä on oikeus tehdä tarvittaessa sopimuskuntien asiakkaita koskevia päätöksiä, mm. kiireellinen huostaanotto ja sijoitus lastensuojelulaitokseen. Tätä varallaolona tapahtuvaa sosiaalipäivystyksen takapäivystystä täydentää etupäivystysjärjestelmä, joka ottaa virka-ajan ulkopuolella vastaan hätäkeskuksen välittämät ilmoitukset erilaisista sosiaalisista hätätilanteista. Etupäivystyksessä toimii kaksi sosiaaliohjaajaa ja perhetukikeskuksen ohjaajat. Sosiaalipäivystyksessä tehdään sosiaalihuollon asiakasta koskevia päätöksiä ja asiakaskertomuksia, jotka voivat koskea minkä tahansa sopimuskunnan asukasta. Virka-aikana asiakasta koskeva asia siirtyy sosiaalipäivystyksestä asiakkaan kotikunnan hoidettavaksi. Sosiaalipäivystyksen dokumentit siirtyvät asiakkaan kotikuntaan paperitulosteina ja tulevaisuudessa myös sähköisesti. Kaikki sosiaalipäivystyksessä syntyvä tieto kerätään Z:n kaupungin tietojärjestelmässä olevaan sosiaalipäivystys-organisaatioon ja tietojärjestelmää hyödynnetään tarpeellisen tiedon siirtämisessä kuntien välillä.

Onko henkilötietolain mukaista antaa X:n seudun sosiaalipäivystyksessä syntyvän asiakastiedon luku- ja kirjoitusoikeus sosiaalipäivystyksen sopimuskuntien kaikille sosiaalityöntekijöille ja sosiaalityön esimiehille sekä etupäivystykseen osallistuville sosiaaliohjaajille ja perhetukikeskuksen ohjaajille?

Tietosuojavaltuutetun kannanotto

Sosiaalihuollon asiakastiedot ovat salassa pidettäviä. Tiedot on myös suojattava sivullisilta mm. tarpeellisin organisatorisin ja teknisin toimenpitein.

Henkilötietojen käsittelyn kannalta kyseinen kuntien keskinäinen sopimus sosiaalipäivystyksestä merkitsee tietosuojavaltuutetun käsityksen mukaan sitä, että sopimuksessa mukana olevat kunnat tuottavat toisilleen sosiaalipäivystystä toimeksiantosopimuksen perusteella ja toistensa lukuun. Sosiaalipäivystyksessä kirjattavat tiedot ovat sen kunnan sosiaalitoimen tietoja, jonka asukas sosiaalipäivystyksessä on asiakkaana ollut. Sosiaalipäivystyksestä asiakasta koskevat dokumentit siirtyvätkin hänen kotikuntaansa.

Z:n kaupunki ylläpitää teknisesti sosiaalipäivystyksen tietoja omassa tietojärjestelmässään sopimuksessa mukana olevien kuntien lukuun. Kyseisten tietojen rekisterinpitäjä ei siten ole Z:n kaupunki, vaan kukin sopimuksessa mukana oleva kunta omien asukkaidensa tietojen osalta. Kullakin kunnalla on oikeus saada itselleen sen omia asukkaita koskevat tiedot ja sille voidaan myös antaa tekninen käyttöyhteys sen omia asukkaita koskeviin tietoihin. Kunnan sisällä käyttöoikeudet kyseisiin tietoihin voidaan antaa sellaisille työntekijöille, jotka tarvitsevat tietoja työtehtäviään varten. Sopimuksen piiriin kuuluvilla sosiaalipäivystystä suorittavilla työntekijöillä voi olla pääsy ja oikeus tallettaa tietoja myös muiden kuin oman kuntansa sosiaalipäivystystietoihin. Asiakastiedot voidaan antaa niihin oikeutetulle joko paperilla tai sähköisesti. Tiedot tulee kuitenkin suojata riittävän hyvin sivullisilta myös niiden siirron ajan.

Sovellettavat säännökset

Henkilötietolaki 3 § 3 ja 4 k, 32 §
Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 5 § 2 mom, 26 § 3 mom
Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 14 § ja 16 §

 
Julkaistu 27.1.2014