Telefaxin käyttö

Tietosuojavaltuutetun kannanotto 26.10.2000
Dnro 925/41/2000

TELEFAXIN KÄYTTÖ POTILASASIAKIRJOJEN LÄHETTÄMISESSÄ

Ratkaistava asia
Voiko potilasasiakirjoihin sisältyviä tietoja lähettää telefaxilla.

Kannanotto
Potilasasiakirjat ovat salassa pidettäviä potilaan asemasta ja oikeuksista annetun lain mukaan. Tietojen luovuttamisessa ja siirrossa on sen vuoksi noudatettava menettelytapoja, joilla salassapitovaatimuksista ja henkilötietolain suojaamis- ja huolellisuusvelvoitteista voidaan huolehtia asianmukaisesti.

Yleisessä verkossa ja salaamattomana tapahtuvaa telefaxin käyttöä potilastietojen lähettämiseen ei lähtökohtaisesti voida pitää tietosuojavaatimukset täyttävänä.

Edellyttäen, että oikeudelliset edellytykset potilastietojen luovuttamiselle täyttyvät, telefaxin voidaan yleensä katsoa täyttävän salassapito- ja suojaamisvaatimukset, jos seuraavat ehdot täyttyvät:

1) lähetettävät asiakirjat salataan siirron aikana

2) potilasasiakirjojen lähetys ja vastaanotto tapahtuu siten, että asiakirjat voi lähettää ja vastaanottaa vain siihen oikeutettu tai oikeutetut henkilöt, ts. potilaslaissa tarkoitetut sivulliset eivät voi saada tietoja;

3) potilasasiakirjojen ja -tietojen lähettämisestä ja vastaanottamisesta jää merkintä ja niistä tehdään asianmukaiset merkinnät potilasasiakirjoihin

4) potilastietojen lähettäminen faxilla tapahtuu suunnitelmallisesti ja hallitusti osana potilasasiakirjojen ja -tietojärjestelmien käyttöä

5) asiaan liittyvät menettelyt on ohjeistettu

6) potilasasiakirjojen käsittelyssä huolehditaan muutoinkin suojaamis- ja huolellisuusvelvoitteista

7) menettelyt on tarvittaessa sovittu vastaanottavan osapuolen kanssa.

Kiireellisissä tapauksissa telefaxin käyttö voi olla välttämätöntä ja siksi perusteltavissa. Tällöinkin on syytä etukäteen (esimerkiksi puhelimitse) sopia lähetyksestä, jotta vastaanottaja voi huolehtia siitä asianmukaisesti. Viime kädessä ratkaisevaa kaikissa tapauksissa voi olla, että vastaanottajan numero näppäillään oikein.

Sovelletut säännökset
Henkilötietolaki: 5 §, 32 §
Erityislaki: Laki potilaan asemasta ja oikeuksista 13 §

 
Julkaistu 27.1.2014