Sosiaalihuollon asiakastietojen ja terveydenhuollon potilastietojen käsittelystä palveluohjauksessa

Dnro 1044/41/2012
05.04.2013

Tietosuojavaltuutetun saamassa tiedustelussa kerrottiin palveluohjauksesta ja siihen liittyvästä tietojen käsittelytarpeesta seuraavasti.

Palveluohjauksen tavoitteena on asiakkaan kokonaistilanteen edistämi­nen, joka perustuu asiakkaan tilanteen kokonaisvaltaiseen arviointiin. Parhaiten tavoit­teeseen päästään, kun hyödynnetään moniammatillista osaamista sekä eri alan ammat­tilaisten asiantuntijatietoa. Palveluohjausta tarvitaan erityisesti, kun asiakkaalla on monia yhtäaikaisia palvelutarpeita. Kaupungin palveluohjausyksikkö järjestää vanhuksille, vammaisille ja mielenterveyskuntoutujille vammaispalvelulain, erityis­huoltolain, sosiaalihuoltolain, kansanterveyslain, toimeentulotukilain ja omaishoidon­tukilain mukaisia palveluita kuten kotipalvelua, kotisairaanhoitoa, tukipalveluita, päi­vätoimintaa, turvapalveluita, tehostettua palveluasumista, asumispalveluita, laitoshoi­toa, toimeentulotukea ja omaishoidontukea.

Edellä mainittua tarkoitusta varten on tarkoituksena luoda sosiaali- ja terveydenhuol­lon palveluiden järjestämistä varten yksi sosiaali- ja terveydenhuollon yhteisrekisteri, joka muodostuu olemassa olevista palvelurekistereistä. Palveluohjaajille annettaisiin laaja käyttöoikeus kaikkiin yhteisrekisteriin kuuluviin sosiaali- ja terveydenhuollon palvelurekistereihin, jotka ovat asiakkaan palvelukokonaisuuden kannalta välttämättö­miä. Palvelukohtaisten rekisterimerkintöjen lisäksi palveluohjaajilla on tarve kirjata sekä sosiaali- että terveydenhuoltolain mukaista tietoa yhteen järjestelmään. Esimer­kiksi yhtenäinen, kattava hoito- ja palvelusuunnitelma edellyttää, ettei suunnitelmatie­to pirstaloidu eri rekistereihin. Tämä järjestelmä voisi olla joku nykyisistä palvelure­kistereistä tai täysin oma rekisterinsä. Lisäksi palvelutarpeen kokonaisvaltainen ar­viointi edellyttää tietojen katselua eräistä muista palvelurekistereistä, kuten potilasre­kisteri. Palvelunohjausyksikössä työskentelee sekä sosiaalihuollon että terveydenhuol­lon ammattihenkilöitä. Heille on delegoitu laaja-alaisesti päätösvastuuta palveluiden myöntämisestä.

Tiedustelijan mielestä nykyinen sitoutunut henkilötietojen käsittelyjärjestelmä ei tällaista pal­velua tue. On vaikea hahmottaa, miten rekistereiden pito saadaan tukemaan muuttu­neita vaatimuksia ja noudattamaan lakia. Tietosuojavaltuutetun ohjeistuksen mukaan rekisterit on laadit­tava palvelukohtaisesti. Tällä hetkellä jokaiselle käyttötarkoitukselle on omat rekiste­rinsä, joita on parikymmentä. Nykyinen laki ei salli teknistä katseluyh­teyttä ristiin ras­tiin sosiaali- ja terveydenhuollon tietojärjestelmien kesken ja myös tie­tojen luovutuk­seen pitäisi pyytää jokaiselta erikseen suostumus. Suostumuksen pyytä­minen on on­gelma henkilöiltä, jotka eivät itse kykene arvioimaan suostumuksen mer­kitystä, eikä heillä ole laillista edustajaa.

Paras tapa ratkaista kokonaisvaltainen palveluohjaus olisi tiedustelijan mielestä palveluohjauk­sen yhteisrekisteri, jonka tietoja saisi käyttää suoraan teknisen katseluyhteyden avulla ja jopa ilman asiakkaan erillistä suostumusta. Sairaanhoitopiirin yhteisrekisterin toi­mintamalli sopisi tiedustelijan mielestänne myös tähän käytäntöön eli asiakasta informoitaisiin, mitä rekistereitä tullaan käyttämään ja tämän informaation antaminen tai mahdollinen kielto kirjattaisiin palveluohjausyksikön omaan palvelurekisteriin. Tietosuojavaltuutetulta pyydettiin ohjausta rekisteritietojen käsittelyyn edellä kuvatussa toimintaympäristössä.

Tietosuojavaltuutetun kannanotto:

Tietosuojavaltuutetun antama ohjaus on perustunut ja perustuu voimassa olevaan lain­säädäntöön. Tietosuojavaltuutettu yhtyy tiedustelijan näkemykseen siitä, että voimassa olevat so­siaalihuollon asiakastietojen ja terveydenhuollon potilastietojen käsittelyä koskevat säännökset so­pivat huonosti erilaisiin uusiin palvelujen järjestämis- ja toteuttamista­poihin ja sosiaa­li- ja terveydenhuollon yhteispalveluihin. Asia on tullut useaan ottee­seen esiin toimis­tossamme ja tietosuojavaltuutetun toimiston edustajat ovat tuoneet esiin lainsäädän­nön selkeyttämistarpeen keskustellessaan sosiaali- ja terveysministe­riön edustajien kanssa. Tietosuojavaltuutettu on myös tehnyt lainsäädännön selkeyttä­mistä koskevan aloitteen sosiaali- ja terveysministeriölle (1777/02/09). Aloitteen liitteistä ensimmäinen http://www.tietosuoja.fi/48607.htm ja viimeinen http://www.tietosuoja.fi/46272.htm löytyvät tietosuojavaltuutetun kotisi­vuilta kohdasta ratkai­sut, sosiaalihuolto.

Tietosuojavaltuutettu katsoo, että esitetty kysymys on periaatteellinen ja liittyy sosiaali- ja terveydenhuollon erilaisiin organisaatiotapoihin. Sen vuoksi on tärkeää, että tiedustelija on pyytänyt asiasta myös ministeriön ohjausta. Ministeriössä valmistellaan par­haillaan sosiaali- ja terveydenhuollon järjestämistä koskevia säännöksiä ja ilmeisesti myös siihen liittyen asiakas- ja potilastietojen käsittelyä koskevia säännöksiä. Tämän­kin vuoksi on tärkeää, että sen tietoon saatetaan lainsäädännön muutostarpeet. Tilan­teet, joissa toiminnan kannalta perusteltu henkilötietojen käsittely ei ole mahdollista, tulisi tietosuojavaltuutetun näkemyksen mukaan ratkaista lainsäädännöllä esim. säädettäessä sosiaali- ja terveydenhuollon järjestämisestä tai jossain muussa sosiaali- ja terveydenhuoltoa kos­kevassa laissa. Asiasta säätämiseen vaikuttaa myös se, että tulevaisuudessa terveyden­huollon tiedot on tarkoitus viedä valtakunnalliseen Kanta-arkistoon ja so­siaalihuollon tiedot mahdollisesti valtakunnalliseen Kansa-arkistoon. Tietosuojavaltuutettu arvioi seuraa­vassa tieduste­ltua asiaa nykylainsäädännön valossa.

Tietosuojavaltuutettu katsoo, että sosiaali- ja terveydenhuollon rekistereitä ei ole mah­dollista yhdistää yhdeksi yhteisrekisteriksi. Tämä johtuu siitä, että eri rekistereihin tal­letetuilla tiedoilla on erilaiset käyttötarkoitukset, jonka vuoksi ne muodostavat henki­lötietolain 3 §:n mukaisesti kukin erilliset rekisterit. Lisäksi sosiaalihuollon asiakas­tietoja ja terveydenhuollon potilastietoja koskee mm. erilaiset tietojen säilyttämistä, salassapitoa ja luovuttamista koskevat sännökset. Tämän vuoksi sosiaali- ja tervey­denhuollon rekisterien tulee olla erillisiä, jotta kyseisiä säännöksiä pystytään noudatta­maan. Tulee tietää, mitkä tiedot ovat sosiaalihuollon asiakastietoja ja mitkä potilastie­toja sekä mihin rekisteriin mitkäkin tiedot kuuluvat. Asiasta kerrotaan tarkemmin tie­tosuojavaltuutetun kotisivuilla olevassa kannanotossa (1773/49/09) "Sosiaalihuollon asiakastietojen ja potilastietojen käsittelystä sosiaalihuollossa" http://www.tietosuoja.fi/48607.htm. Sosiaalihuollon rekistereistä kerrotaan tarkemmin kohdassa oppaat "Henkilötietolaki ja asiakastietojen käsittely kunnallisessa sosiaalihuollossa" http://www.tietosuoja.fi/27212.htm.

Kullakin työntekijällä voi olla pääsy vain sellaisiin rekistereihin ja tietoihin, joihin liit­tyviä työtehtäviä hänellä on. Tiedustelun mukaan palvelunohjaajan päätösvalta koskee sekä sosiaali- että terveydenhuollon palveluita. Palveluohjaajalla voi siten olla käyttöoikeu­det sellaisiin sosiaali- ja terveydenhuollon rekistereihin ja tietoihin, joita koskevia työ­tehtäviä hä­nellä on. Hän saa kuitenkin katsoa, tallettaa ja käyttää tietoja vain kulloin­kin kyseessä olevan rekisterin lainmukaiseen käyttötarkoitukseen. Jos palvelunohjaaja esimerkiksi myön­tää toimeentulotukea, hänellä saa olla pääsy toimeentulotuen asia­kasrekisteriin. Hän voi tarkistaa sieltä toimeentulotuen myöntämiseen tarvitsemansa tiedot ja myös tallet­taa sinne toimeentulotuen hakemiseen ja myöntämiseen liittyvät tiedot. Vastaavasti jos hän myös päättää kotisairaanhoidon antamisesta, hän voi tarkis­taa tie­toja ja tehdä mer­kintöjä terveyskeskuksen potilasrekisteriin, jos on kyse terveys­keskustoimintaan kuu­luvasta kotisairaanhoidosta. Tällöin näiden rekisterien tietoja käy­tetään rekisterinpitä­jän omassa toiminnassa siihen tarkoitukseen, johon niissä olevat tie­dot on kerättykin ja niitä käyttää palveluohjaaja työtehtävissään.

Jos palvelunohjaaja järjestää asiakkaalle esim. kotisairaanhoitoa, hänellä on oikeus päästä terveyskeskuksen kyseisessä tehtävässä tarpeellisiin potilastietoihin. Sen sijaan hän ei kotisairaanhoidon myöntämistarkoituksessa voi mennä katsomaan esimerkiksi jonkin sosiaali­huollon rekisterin tietoja tarkistaakseen siellä mahdollisesti olevia, asiaan vai­kuttavia tietoa. Tämä ei ole mahdollista, koska tällöin kyse olisi tietojen luovuttami­sesta eikä niiden käytöstä kerättyyn tarkoitukseen ja siten myös tietojen käyttötarkoi­tus olisi eri. Tällöin olisi kyse tietojen luovuttamisesta, johon tarvittaisiin asiakkaan/ potilaan suostumus tai siihen oikeuttava lainsäännös. Lisäksi tietojen luo­vuttaminen teknisen käyttöyhtey­den avulla edellyttää vielä erikseen suostumusta tai siihen oikeut­tavaa lainsäännöstä. Asiaa on käsitelty tarkemmin tietosuojavaltuutetun kotisivuilla olevassa kannanotossa tietojen saamisesta teknisen käyttöyhteyden avulla (2044/41/09) kohdasta ratkaisut, sosiaalihuolto http://www.tietosuoja.fi/49711.htm.

Tiedustelija kertoi myös mahdollisesta palvelunohjauksen asiakasrekisteristä, johon talletettai­siin kokonaisvaltainen hoito- ja palvelusuunnitelma. Tietosuojavaltuutettu on katsonut yh­distetyn kotihoidon ja kotisairaanhoidon osalta, että tuossa tilanteessa asiakkaan suostumuksella voi­daan muodostaa yhteinen rekisteriosio. Vastaavasti palvelunohjauksen asiakasrekisteri, joka sisältäisi kokonaisvaltaisen hoito- ja palvelusuunnitelman, voisi olla mahdollista asiakkaan/potilaan suostumuksella.

Sovellettavat säännökset:

Henkilötietolaki (523/1999) 3 § 3 k ja 4 k ja 6-7 §
Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (812/2000) 14 ja 16 §
Laki potilaan asemasta ja oikeuksista (785/1992) 13 §

 
Julkaistu 27.1.2014