Sosiaalihuollon asiakastietojen ja potilastietojen käsittelystä sosiaalihuollossa

Tietosuojavaltuutetun kannanotto 23.10.2009
Dnro 1773/49/2009

Sosiaalihuollon asiakkaan asemaa ja oikeuksia koskevan lain (812/2000; sosiaalihuollon asiakaslaki) 2 §:n mukaan lakia sovelletaan sosiaalihuoltoon. Laissa tarkoitetaan sen 3 §:n mukaan asiakkaalla sosiaalihuoltoa hakevaa tai käyttävää henkilöä. Asiakirjalla tarkoitetaan viranomaisen tai yksityisen järjestämään sosiaalihuoltoon liittyvää asiakirjaa, joka sisältää asiakasta tai muuta yksityistä henkilöä koskevia tietoja. Kyseisessä laissa on myös säännöksiä mm. sosiaalihuollon asiakastietojen salassapidosta ja niiden luovuttamisen edellytyksistä, joita tulee sosiaalihuollon asiakastietojen osalta noudattaa. Sosiaalihuollon asiakastietojen käsittelyyn vaikuttavia säännöksiä on myös mm. sosiaalihuoltolaissa sekä sosiaalihuollon palveluita ja etuuksia koskevissa erityislaeissa.

Potilaan asemaa ja oikeuksia koskevan lain (785/1992; potilaslaki) 2 §:n mukaan potilaalla tarkoitetaan terveyden- tai sairaanhoitopalveluita käyttävää tai muuten niiden kohteena olevaa henkilöä. Terveyden- ja sairaanhoidolla tarkoitetaan potilaan terveydentilan määrittämiseksi taikka hänen terveytensä palauttamiseksi tai ylläpitämiseksi tehtäviä toimenpiteitä, joita suorittavat terveydenhuollon ammattihenkilöt tai joita suoritetaan terveydenhuollon toimintayksikössä. Terveydenhuollon ammattihenkilöllä tarkoitetaan terveydenhuollon ammattihenkilöistä annetun lain (559794) 2 §:ssä tarkoitettua henkilöä. Potilasasiakirjoilla tarkoitetaan potilaan hoidon järjestämisessä ja toteuttamisessa käytettäviä, laadittuja tai saapuneita asiakirjoja taikka teknisiä tallenteita, jotka sisältävät hänen terveydentilaansa koskevia tai muita henkilökohtaisia tietoja. Potilaslaissa on lisäksi säännöksiä mm. potilastietojen salassapidosta ja niiden luovuttamisen edellytyksistä. Sosiaali- ja terveysministeriö on myös antanut potilasasiakirjoja koskevan asetuksen (298/2009). Asetusta sovelletaan sen 1 §:n mukaan potilaan hoidon järjestämisessä ja toteuttamisessa käytettävien asiakirjojen laatimiseen sekä niiden ja muun hoitoon liittyvän materiaalin säilyttämiseen. Asetusta sovelletaan terveydenhuollon ammattihenkilöihin heidän antaessaan terveyden- ja sairaanhoitoa riippumatta siitä, kenen palveluksessa ammattihenkilö on tai harjoittaako hän ammattiaan itsenäisesti.

Sekä sosiaalihuollon asiakastietoja että potilastietoja käsiteltäessä tulee lisäksi ottaa huomioon mm. sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköistä käsittelyä koskevan lain (159/2007), henkilötietolain (523/1999) ja viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999; julkisuuslaki) säännökset.

Edellä mainittujen lainsäännösten mukaan sosiaalihuollon asiakastietoja ja potilastietoja koskevat mm. erilaiset salassapito, tietojen luovutus ja säilytysaikasäännökset. Tämän vuoksi sosiaalihuollon palveluissa syntyvät potilastiedot tulee säilyttää omana osionaan sosiaalihuollon asianomaista palvelua koskevassa rekisterissä, jotta sosiaalihuollon asiakastietojen käsittelystä poikkeavia säännöksiä pystytään niiden osalta noudattamaan. Tämä on tarpeen myös sen vuoksi, että käyttöoikeudet tietoihin pystytään antamaan asianmukaisesti. Tällaisia palveluja ovat esimerkiksi sosiaalihuollon lainsäädännössä määritellyt kasvatus- ja perheneuvonta, päihdehuolto, kehitysvammahuolto, yhdistetty kotihoito ja kotipalvelu sekä laitoshuolto vanhainkodissa. Näissä sosiaalihuollon palveluissa työskentelee myös terveydenhuollon ammattihenkilöitä, jotka antavat tutkimusta ja hoitoa ja joiden laatimat asiakirjat ovat potilasasiakirjoja. Niihin sovelletaan potilastietoja koskevia säännöksiä. Tietojen rekisterinpitäjänä toimii sosiaalihuollosta vastaava toimielin tai yksityinen sosiaalihuollon palvelujenantaja.

Onko kaikki terveydenhuollon ammattihenkilön tekemä työ aina terveydenhuoltoa?

Esimerkiksi lähihoitaja on koulutuksensa perusteella terveydenhuollon ammattihenkilöiden rekisterissä, mutta suuri osa työskentelee sosiaalipalveluissa eli sosiaalihuollon tehtävissä. Tarvitaan ohjeistusta asiakas- ja potilastietojen muodostumisesta, kirjaamisesta niihin sekä säilyttämisestä.

Tietosuojavaltuutetun vastaus:

Ei ole. Jos terveydenhuollon ammattihenkilö työskentelee kokonaan tai osittain muissa kuin potilaan tutkimukseen ja hoitoon liittyvissä tehtävissä, niin tällaisen työn perusteella tehtävät merkinnät eivät ole potilastietoja. Sosiaalihuollossa ne ovat sosiaalihuollon asiakastietoja. Potilaslain ja potilasasiakirja-asetuksen mukaan terveydenhuollon ammattihenkilön tekemät merkinnät ovat potilastietoja silloin kun hän antaa tutkimusta tai hoitoa siitä riippumatta missä organisaatiossa hän työskentelee. Myös sosiaalihuollossa, esim. kasvatus- ja perheneuvolassa, jossa työskentelee myös terveydenhuollon ammattihenkilöitä, muodostuu heidän tutkimuksen ja hoidon yhteydessä tekemiensä merkintöjen osalta potilastietoja. Samoin esimerkiksi vanhainkodissa vanhainkodin lääkärien ja sairaanhoitajien tutkimuksen ja hoidon yhteydessä tekemät merkinnät ovat potilastietoja. Muut asiakkaita koskevat tiedot vanhainkodissa tai perheneuvolassa ovat sosiaalihuollon asiakastietoja. Epäselvissä tilanteissa sosiaali- ja terveysministeriön tai sosiaali- ja terveydenhuollon valvontaviraston asiana on määritellä, mikä on terveydenhuoltoa.

Sosiaalihuollon yksikössä sosiaalihuollon asiakastietoja ja potilastietoja tulee tallettaa rekisteriin siten, että tiedetään, mitkä tiedot ovat sosiaalihuollon asiakastietoja ja mitkä potilastietoja. Tämä on tarpeen sen vuoksi, että muutoin ei pystytä noudattamaan sosiaalihuollon asiakastiedoille ja potilastiedoille säädettyjä erilaisia tietojen tallettamista, salassapitoa, luovuttamista ja säilyttämistä koskevia säännöksiä. Erottelu on tärkeää myös käyttöoikeuksien myöntämisen kannalta, koska potilastiedot muodostavat sosiaalihuollon rekisterinsä oman osionsa.

Tietojen käsittely yksiköissä, joissa työskentelee sekä sosiaali- että terveydenhuollon henkilöstöä

Kasvatus- ja perheneuvonta on sosiaalipalvelua sosiaalihuoltolain mukaan, mutta nyt jo suurin osa työntekijöistä voi olla terveydenhuollon ammattihenkilöitä (psykologi, lääkäri, terapeutti). Ovatko asiakastiedot sosiaalihuollon asiakastietoja vai terveydenhuollon potilastietoja? Mihin rekisteriin ja millaisella säilytysajalla tiedot kuuluvat? Onko tarvetta arvioida säädösten toimivuutta?

Tietosuojavaltuutetun vastaus:

Koska kasvatus- ja perheneuvonta perustuu sosiaalihuoltolakiin ja on lähtökohtaisesti sosiaalihuoltoa, niin siellä asiakkaista kerättävät tiedot ovat sosiaalihuollon asiakastietoja, jotka talletetaan kasvatus- ja perheneuvonnan asiakasrekisteriin. Sosiaalihuollon asiakastietoihin sovelletaan sosiaalihuollon tietojen säilytysaikoja ja muita säännöksiä. Siltä osin kun kasvatus- ja perheneuvonnassa työskentelevät terveydenhuollon ammattihenkilöt tekevät merkintöjä antamansa hoidon tai tutkimuksen yhteydessä, syntyy potilastietoja. Potilastiedot muodostavat oman osionsa kasvatus- ja perheneuvonnan rekisterissä ja niiden osalta tulee noudattaa potilastietojen säilytysaika- ja muita säännöksiä. Tietosuojavaltuutettu pitää tarpeellisena, että säädösten toimivuutta arvioitaisiin ja että säännöksiä selkeytettäisiin.

Tietosuojavaltuutettu on katsonut, että kasvatus- ja perheneuvolassa talletetuilla sosiaalihuollon asiakastiedoilla ja potilastiedoilla on yhteisenä käyttötarkoituksena laissa säädetty kasvatus- ja perheneuvonnan antaminen (Sosiaalihuolto L 17, 19 §, A 8 §; 1994/05/2008), jonka vuoksi tietoja saa katsoa neuvolan sisällä työtehtävien edellyttämässä laajuudessa. Vastaavasti on katsottu päihdeklinikan tietojen osalta (tietosuojavaltuutetun kannanotto 285/41/2009). Päihdehuollosta säädetään päihdehuoltolaissa.

Muut moniammatilliset ryhmät ja niissä kerättyjen tietojen tallettaminen

Moniammatillinen työryhmä (2-3 työntekijää) tapaa asiakkaan mm. päihdehuollossa ja mielenterveyspalveluissa. Osa on sosiaalihuollon ja osa terveydenhuollon työntekijöitä. Mukana voi olla myös työhallintoa tai muita asiantuntijoita. Minne kirjatut tiedot kuuluvat? Kenen tietoja ne ovat, mihin palveluun ja rekisteriin ne kuuluvat?
Asiakkaalla voi olla suhde sekä terveydenhuoltoon että sosiaalipalveluihin. Onko tietojen käsittelyn ja säilyttämisen pohjana tehtävä/palvelu vai kirjaajan ammatillinen asema? Entä kun päihdehuolto voi olla sekä sosiaali- että terveyspalvelua?

Tietosuojavaltuutetun vastaus:

Mikäli on kyse toiminnasta, josta on erikseen säädetty, toimitaan kyseisen erityislain mukaisesti (esim. L kuntoutuksen asiakasyhteistyöstä). Muutoin kukin osallistuja kirjaa tarpeelliset tiedot oman organisaationsa kyseessä olevia asioita koskevaan rekisteriin, silloin jos velvollisuus ja laillinen peruste tietojen kirjaamiseen on olemassa (esim. asiakas- tai potilassuhde). Sekä kirjaajan ammatillinen asema että tehtävä vaikuttavat tietojen kirjaamiseen. Jos esimerkiksi terveyskeskuksen terveydenhuollon ammattihenkilö toimii ryhmässä terveydenhuollon tehtävässä, hän kirjaa tarvittavat tiedot terveyskeskuksen potilastietoihin. Jos terveydenhuollon ammattihenkilö työskentelee esimerkiksi sosiaalihuoltoon kuuluvassa päihdehuollon palvelussa, hän kirjaa tarpeelliset tiedot päihdehuoltorekisteriin sen potilastieto-osioon. Myös päihdehuollon sosiaalityöntekijä kirjaa tiedot päihdehuoltorekisteriin, mutta hänen kirjaamansa tiedot ovat sosiaalihuollon asiakastietoja.

Henkilötietojen käsittely vanhainkodissa, kehitysvammalaitoksessa ja osassa asumispalveluita

Palvelu on sosiaalipalvelua mutta etenkin laitoshoidossa henkilöstö on nyt pääosin terveydenhuollon ammattihenkilöitä. Ero sosiaalihuoltoon kuuluvan kirjaamisen ja potilastietojen välillä tuntuu olevan erittäin vaikea ja vaihteleva.

Tietosuojavaltuutetun vastaus:

Kyse on sosiaalihuollon lainsäädännössä säädetyistä palveluista, joissa muodostuu sosiaalihuollon asiakastietoja ja rekistereitä. Lisäksi niissä syntyy potilastietoja, jotka talletetaan sosiaalihuollon asianomaiseen rekisteriin omana osionaan. Potilastietoja syntyy siltä osin, kun sosiaalihuollon yksikössä terveydenhuollon ammattihenkilö antaa tutkimusta tai hoitoa.

Kehitysvammaisten erityishuollosta annetun lain (519/1977) mukaisissa palveluissa tietosuojavaltuutetun käsityksen mukaan voidaan katsoa, että sosiaalihuollon asiakastiedot ja potilastiedot muodostavat yhteisen käyttötarkoituksen. Tämä perustuu siihen, että kyseisessä erityislaissa on säädetty erityishuoltoon kuuluvan sekä terveydenhuoltoa että sosiaalihuollon palveluita. Tiedot ovat kehitysvammahuollon rekisterissä ja osa rekisterin tiedoista on sosiaalihuollon asiakastietoja ja osa potilastietoja. Niitä voidaan saman rekisterinpitäjän sisällä katsoa työtehtävien edellyttämässä laajuudessa. Muutoin kehitysvammanhuollon rekisterin potilastietoihin sovelletaan potilastietoja koskevia säännöksiä ja sosiaalihuollon asiakastietoihin sosiaalihuollon asiakastietoja koskevia säännöksiä.

Sosiaalihuoltolain 17 §:n mukaan sosiaalihuollosta vastaavalla viranomaisella on velvollisuus järjestää mm. laitoshuoltoa ja asumispalveluita. Tietosuojavaltuutetun käsityksen mukaan vanhainkodin osalta saattaisi ehkä olla mahdollista katsoa, että vanhainkodissa syntyvillä sosiaalihuollon asiakastiedoilla ja potilastiedoilla on yhteisenä käyttötarkoituksena laitoshuollon antaminen, jolloin niitä voitaisiin käsitellä vanhainkodin sisällä työtehtävien edellyttämässä laajuudessa. Vastaava tulkinta saattaisi olla mahdollinen myös sellaisten asumispalveluiden osalta, joiden yhteydessä syntyy potilastietoja.

Henkilötietojen käsittely kotihoidossa (yhdistetty kotipalvelu ja kotisairaanhoito)

Käytännön ongelmia on aiheuttanut, että organisaatiot ovat ottaneet käyttöön yhteisen kotihoidon tietojärjestelmän (yleensä osana terveydenhuollon tietojärjestelmää), jolloin kotipalvelu kirjaa omat tietonsa siihen eikä niille välttämättä ole mitään omaa osaa, osarekisteristä puhumattakaan. Asialla on myös merkitystä tietojen säilyttämisen ja säilytysajan kannalta. Nyt 25 v / 112 v. Minkälaiset ohjeet tietojen käsittelylle?

Tietosuojavaltuutetun vastaus:

Vaikka eri toiminnat, esim. sosiaalihuoltoon kuuluva kotipalvelutoiminta ja terveydenhuoltoon kuuluva kotisairaanhoito, toiminnallisesti yhdistettäisiin, se ei oikeuta saamaan rekisteritietoja toisesta rekisteristä ilman asianomaisen suostumusta tai lainsäädännöstä löytyvää perustetta. Asiakkaan suostumuksella voidaan kuitenkin muodostaa yhteinen kotipalvelun ja kotisairaanhoidon rekisteri siltä osin, kun se on toiminnallisesti perusteltua ja tarpeellista. Yhteisesti käytettävien tietojen osalta on ilmettävä, kuuluvatko ne kotipalvelurekisteriin vai kansanterveyslain mukaiseen potilasrekisteriin vai molempiin. Mikäli tiedoista muodostetaan kokonaan uusi yhdistetyn kotihoidon rekisteri, tulee talletetuista tiedoista ilmetä, mitkä tiedot ovat sosiaalihuollon asiakastietoja ja mitkä potilastietoja. Potilastietojen osalta sovelletaan potilastietoja koskevia säännöksiä mm. tietojen salassapidosta, luovuttamisesta ja tietojen säilytysajasta. Sosiaalihuollon asiakastietojen osalta sovelletaan niitä koskevia säilytysaikoja ja salassapito ja luovutussäännöksiä.

Vanhusten yhdistettyä kotihoitoa koskevan kokeilun (sosiaalihuoltolaki 2 a luku ja kansanterveyslaki 2a luku) piiriin kuuluvissa kunnissa voidaan ilman asiakkaan tai potilaan suostumusta muodostaa yhteinen kotihoidon rekisteri, jossa kuitenkin tulee olla määriteltynä, mitkä tiedot ovat potilastietoja ja mitkä sosiaalihuollon asiakastietoja. Sosiaalihuoltolain 2a luvun 12 f §:n mukaan kotihoidon asiakkaan terveyden- ja sairaanhoitoa koskevien kotihoidon asiakirjojen laatimiseen, säilyttämiseen ja salassapitoon sekä tietojen luovuttamiseen sovelletaan potilasasiakirjoja koskevia säännöksiä. Muiden asiakkaan kotihoitoa koskevien asiakirjojen laatimiseen, säilyttämiseen, salassapitoon sekä tietojen luovuttamiseen sovelletaan sosiaalihuollon asiakirjoja koskevia säännöksiä. Lisäksi kokeilua koskevan lainsäädännön nojalla ja mukaisesti voidaan mm. saada tietoja ilman asiakkaan suostumusta terveyskeskuksesta ja antaa tietoja sinne. Kokeilulaki oikeuttaa myös käyttämään tietoja yhdistetyn kotihoidon sisällä työtehtävien edellyttämässä laajuudessa.

 
Julkaistu 27.1.2014