Sairauspoissaolotiedon ilmaiseminen työpaikalla

2006

Asian kuvaus:

Tietosuojavaltuutetulta kysyttiin, onko tieto työntekijän sairauspoissaolosta arkaluonteinen henkilötieto. Samalla kysyttiin, aiheuttaako Euroopan yhteisöjen tuomioistuimen 6.11.2003 antama tuomio asiassa C-101/01 uudelleenarviointia niihin kannanottoihin, joita tietosuojavaltuutetun toimisto on aikaisemmin antanut sairauspoissaolojen lukumäärä- ja ajanjaksotietojen arkaluonteisuudesta. Kysyjä sanoi, että tuomiossa todetaan selkeästi, että maininta siitä, että henkilö on ollut osa-aikaisella sairauslomalla, on direktiivissä tarkoitettu terveyteen liittyvä tieto. Kysyjän käsityksen mukaan sairauslomalla voi olla vain sairauden vuoksi, jolloin tällaisen tiedon julkistaminen samalla leimaa ko. henkilön.

Tietosuojavaltuutetulta on lisäksi kysytty, saako tietoa työntekijän sairauspoissaolosta tai sairauslomalla olemisesta ilmaista työpaikalla muille työntekijöille tai organisaation ulkopuolisille tahoille.


Tietosuojavaltuutetun vastaus:

Terveydentilaa koskevien henkilötietojen määrittelystä ja käsittelystä säädetään henkilötietolaissa, ja terveydentilatietojen käsittelystä työpaikoilla säädetään tarkemmin yksityisyyden suojasta työelämässä annetun lain (YksTL) 3 ja 5 §:ssä. 5 §:n tarkoittamilla terveydentilatiedoilla tarkoitetaan henkilötietolaissa määriteltyjä, arkaluonteisia terveydentilaa kuvaavia henkilötietoja.

Henkilötietolain 11 §:n 4 kohdan mukaan arkaluonteisina tietoina pidetään henkilötietoja, jotka kuvaavat tai on tarkoitettu kuvaamaan henkilön terveydentilaa, sairautta, vammaisuutta tai häneen kohdistettuja hoitotoimenpiteitä tai niihin verrattavia toimia. Lain perusteluissa todetaan, että henkilön sairautta koskevia tietoja olisivat tiedot sairauden laadusta ja siihen liittyvistä seikoista, joten esimerkiksi palkkarekisterin merkintä sairauspoissaolosta ei ole yksistään pykälässä tarkoitettu arkaluonteinen tieto.

EY-tuomioistuimen ratkaisussa todetaan, että mainintaa siitä, että "henkilö on loukannut jalkansa ja on osa-aikaisella sairauslomalla", on pidettävä tietosuojadirektiivin 95/46/EY 8 artiklan 1 kohdassa tarkoitettuna terveyteen liittyvänä henkilötietona. Maininnasta käy ilmi sekä jalan loukkaantuminen että
sairauslomalla oleminen.

Tietosuojavaltuutettu tulkitsi tuomiota siten, että nämä molemmat tekijät eli jalan loukkaantuminen ja siitä aiheutuva sairausloma ilmentävät yhdessä henkilön terveydentilaa. Myös jalan loukkaantuminen kuvaa sellaisenaan henkilön terveydentilaa. Sen sijaan pelkkä ilmaisu henkilön olosta sairauslomalla kuvaa henkilön terveydentilaa ainoastaan, jos tällaiselle ilmaisulle annetaan sellainen merkitys, että se tosiasiallisesti kuvaa henkilön terveydentilaa. Hallituksen esityksen mukaan yksistään tieto sairauspoissaolosta tai sairauslomalla olemisesta ei ole arkaluonteinen henkilötieto, koska se ei sinänsä kuvaa työntekijän sairautta, eikä siitä yksistään voi yleensä päätellä konkreettisesti työntekijän sairauden tai
terveydentilan laatua.

Tietoa henkilön sairauspoissaolosta, jota työnantaja käsittelee henkilöstöhallinnon tarkoitusta varten, pidetään kuitenkin henkilötietona, jonka käsittelyä työpaikoilla säätelevät henkilötietolain yleiset velvoitteet sekä laki yksityisyyden suojasta työelämässä.

YksTL 3 § mukaan työnantaja saa käsitellä vain työntekijän työsuhteen kannalta välittömästi tarpeellisia henkilötietoja, jotka liittyvät työsuhteen osapuolten oikeuksien ja velvollisuuksien hoitamiseen ja työnantajan työntekijöille tarjoamiin etuuksiin tai johtuvat työtehtävien erityisluonteesta. Työntekijöiden henkilötietojen käsittelyn tulee täyttää henkilötietolain 6 §:n asianmukaisuusvaatimus, jolloin käsittelyn tulee olla kaikissa tapauksissa etukäteen suunniteltua ja asianmukaista rekisterinpitäjän toiminnan kannalta. Työnantajan tulee määritellä etukäteen henkilötietojen käsittelyn tarkoitus sekä se minkälaisten rekisterinpitäjän tehtävien hoitamiseksi henkilötietoja käsitellään, muun muassa luovutetaan.

Työnantajaa velvoittaa YksTL 4 § ja 21 §:ssä sekä yhteistoimintalainsäädännössä säädetty yhteistoimintavelvoite henkilötietojen käsittelystä työpaikoilla. Yhteistoimintamenettelyn piiriin kuuluvat työhönoton yhteydessä ja työsuhteen aikana työntekijöistä kerättävät tiedot. Työnantajan tulee neuvotella henkilöstön edustajien kanssa henkilötietojärjestelmien käyttöönotosta, niiden sisällöstä ja niihin kerättävistä tiedoista sekä tietoverkkojen käytöstä työpaikoilla. Työnantajan tulee em. säännökset huomioon ottean määritellä etukäteen, keillä henkilöillä organisaatiossa on oikeus tarpeellisuusvaatimusta noudattaen työtehtäviensä vuoksi käsitellä työnantajan henkilörekisterissä olevia henkilötietoja.

Henkilötietolain 32 §:n suojaamisvelvoitteen mukaisesti työnantajan tulee toteuttaa tarpeelliset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet henkilötietojen suojaamiseksi asiattomalta pääsyltä tietoihin ja vahingossa tai laittomasti tapahtuvalta tietojen hävittämiseltä, muuttamiselta, luovuttamiselta, siirtämiseltä taikka muulta laittomalta käsittelyltä. Henkilötietolain 33 § säätää vaitiolovelvollisuudesta sille, joka henkilötietojen käsittelyyn liittyviä toimenpiteitä suorittaessaan on saanut tietää jotakin toisen henkilön ominaisuuksista, henkilökohtaisista oloista tai taloudellisesta asemasta.

Työnantajan velvollisuus suojata työntekijöidensä henkilötiedot merkitsee sitä, että sivulliset eivät saa tietoonsa tai pääse katsomaan kyseisiä tietoja. Sivullisia ovat organisaation ulkopuolisten tahojen ohella myös sellaiset kyseisessä työnantajaorganisaatiossa työskentelevät henkilöt, jotka eivät tarvitse kyseessä olevia henkilötietoja työtehtävissään. Lisäksi työnantajalla on velvollisuus kouluttaa henkilökuntansa henkilötietojen lainmukaisen käsittelyn toteuttamiseksi, huolehtia suojaamisesta tietoverkoissa esimerkiksi käyttäjätunnuksin ja salasanoin sekä huolehtia siitä, että organisaatiossa henkilötietoja käsittelevät henkilöt tietävät ja noudattavat vaitiolovelvollisuutta ja muita henkilötietolain säännöksiä.

Tieto työntekijän sairauspoissaolosta tai sairauslomalla olemisesta on yleensä henkilöstöhallinnollinen asia, joka on pääsäntöisesti tarpeellinen organisaation henkilöstöhallintoa hoitavien työntekijöiden työtehtävien hoidossa. Keskeistä on arvioida etukäteen yhteistoimtamenettelyä noudattaen sairauspoissaolotiedon käsittelyn tarpeellisuutta YksTL 3 §:n mukaisesti. Arvioitavaksi tulee käytännössä se, kenellä usein monista esimiehistä tai henkilöstöhallintoa hoitavista on lain tarkoittama oikeutettu intressi saada kyseinen tieto. Kyseeseen voivat tulla esim. henkilöstöpäällikkö, esimiesasemassa olevat tai palkanlaskijat. Tiedonsaanti tulee rajata tarpeellisuusvaatimusta noudattaen mahdollisimman suppeasti.

Tietosuojavaltuutetun tiedossa ei ole – lakien yksityisyyden suojasta työelämässä 3 ja 5 § sekä henkilötietolain 6, 32 ja 33 § huomioon ottaen –perustetta, jonka nojalla yleisesti voitaisiin katsoa, että sairauteen perustuvan, henkilökohtaisista olosuhteista johtuvan syyn ilmoittaminen olisi perusteltua sisäisen tai ulkoisen tiedotuksen tarpeisiin.

Työnantajalla ei ole yleistä oikeutta kertoa, muulla tavoin ilmaista tai luovuttaa työntekijää koskevaa sairauspoissaolotietoa, sen syytä tai paluupäivää muille työntekijöille ja kollegoille, vaikka tällainen tieto olisi kenties organisaatiossa yleisesti hyvä tietää. Jos jossakin yksittäisessä tilanteessa voidaan perustella, että kyseinen tieto on lain tarkoittamalla tavalla tarpeellinen, työnantaja saa sitä käsitellä, esimerkiksi kertoa kollegalle tämän työtoverin sairauspoissaolosta. Tilannetta on arvioitava YksTL 3 § huomioon ottaen tapauskohtaisesti ja myös silloin, kun tarkoituksena on antaa organisaation työntekijöille käyttöoikeudet henkilöstöhallinnollisiin tietojärjestelmiin, joilla hoidetaan työpaikan sisäistä tiedottamista muun muassa työntekijöiden paikalla olosta tai poissaoloista.

Poikkeuksen edellä mainitusta muodostaa virkamiehiä koskeva nimikirjalain 4 §:n mukainen tieto sairaspoissolosta virantoimituksen keskeytyksen syynä. Nimikirjanote on julkinen asiakirja, jonka luovutukseen sovelletaan julkisuuslain säännöksiä. Lisäksi tietosuojavaltuutettu kiinnitti huomiota Kuntaliiton ohjeisiin (yleiskirje 19/80/2005), joiden mukaan julkisuuslain tulkintaongelmien välttämiseksi tietoa henkilön sairauspoissaolosta ei tulisi julkaista Internetissä tai muullakaan tavoin.


Sovelletut säännökset:

Henkilötietolaki 1 §, 2 §, 5 §, 6 §, 7 §, 8.1 §:n 5 kohta, 11 §:n 4 kohta, 32 § ja 33 §
Laki yksityisyyden suojasta työelämässä (YksTL) 3 §, 4 §, 5 § ja 21 §
Nimikirjalaki 2 §, 4 §, 6 §
Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 24 §:n 25 ja 32 kohta



 
Julkaistu 27.1.2014