Rikosrekisteritietojen tarkastaminen työelämässä

Dnro 3048/41/2015 (17.11.2015)

Asia:

Tietosuojavaltuutetulta kysyttiin rikosrekisteritietojen tarkastamisesta ja taustaselvityksistä työnhaun yhteydessä. Mitä tietoja työnantaja voi pyytää työnhakijalta luotettavuuden selvittämiseksi? Voiko työnantaja pyytää työntekijältä rikosrekisteriotetta luotettavuuden varmistamiseksi, kunhan hänelle on siitä etukäteen ilmoitettu. Voiko työnantaja vaatia työntekijältä tai työnhakijalta puhdasta rikosrekisteriä ja ilmoittaa työhön valituksi tulemisen edellyttävän selvityksen tekemistä? Käsitetäänkö vuokratyöläisiä välittävä yritys työnantajaksi, jonka tulisi tehdä rekisteriselvitykset vai voiko vuokratyöläisiä käyttävä yritys tehdä selvitykset myös tässä tapauksessa?

Tietosuojavaltuutetun vastaus ja kannanotto:

Työntekijän rikosrekisteritietoja, rikosta ja tuomiota koskevia tietoja voidaan arkaluontoisina henkilötietoina käsitellä ainoastaan siten kuin laissa on asiassa nimenomaisesti säädetty. Kyseeseen tulevat siten rikosrekisterilaki ja -asetus, (770/1993, koskien lähinnä viranomaistyönantajia) ja turvallisuusselvityslaki (726/2015), laki lasten kanssa työskentelevien rikostaustan selvittämisestä (504/2002) tai laki lasten kanssa toimivien vapaaehtoisten rikostaustan selvittämisestä (148/2014).

Työelämän tietosuojalain (759/2004) 4 §:n mukaan työntekijää koskevia rikostietoja käsitellään em. laissa asetettujen säännösten mukaisesti. Useimmiten yrityksissä kyseeseen tulee turvallisuusselvitysmenettely, joka riippuu aina yrityksen tai organisaation turvallisuuden tarpeesta ja laissa määritellyistä tehtävistä, joita hoitavista henkilöturvallisuusselvitys voidaan tehdä. Turvallisuusselvityksen tekemisestä päättää suojelupoliisi tai pääesikunta (perusmuotoinen henkilöturvallisuusselvitys ja yritysturvallisuusselvitys) tai poliisihallituksen määräämä poliisihallinnon yksikkö (suppea henkilöturvallisuusselvitys). Turvallisuusselvityksen tekemiseen tarvitaan aina henkilön/työntekijän kirjallinen suostumus.

Työntekijää koskevia rikostietoja ei voi käsitellä työnantajan toimesta laajemmin kuin mitä em. laeissa on säädetty. Esimerkiksi tilanne, jossa työnantaja pyytäisi työntekijää toimittamaan nähtäväksi rikosrekisteriotetta, jonka henkilö on itse tarkastusoikeuden perusteella saanut oikeusrekisterikeskukselta, ei ole lainmukaista menettelyä työnantajan toimesta. Mikäli työntekijästä ei voida tehdä turvallisuusselvitystä em. lain mukaisesti, ei myöskään rikoksia ja tuomiota koskevia tietoja voida rekrytointivaiheessa tai työsuhteen aikana kysyä tai tallettaa työnantajan henkilöstöhallinnon tai muun rekisterinpidon yhteyteen.

Turvallisuusselvityslain 4 §:ssä säädetään turvallisuusselvityksestä ilmoittamisesta:

Sen, joka aikoo hakea henkilöturvallisuusselvityksen laatimista palvelussuhteeseen tai toimeksiantotehtävään valittavasta, on ilmoitettava tästä viran tai tehtävän täytettävänä oloa koskevassa ilmoituksessa tai muulla sopivalla tavalla. Sama koskee koulutuksen järjestäjää, jos koulutukseen valittavasta on tarkoitus pyytää henkilöturvallisuusselvitys.

Mikäli henkilöstä voidaan tehdä lain mukainen henkilöturvallisuusselvitys, on turvallisuusselvityksen perusteella saatujen henkilötietojen käsittelystä säädetty turvallisuusselvityslain 45 §:ssä seuraavaa:

Henkilöturvallisuusselvityksen hakijan tulee pitää huolta siitä, että turvallisuusselvityksen sisältämiä henkilötietoja voivat käsitellä vain ne henkilöt, jotka niitä tehtävissään välttämättä tarvitsevat, ja että selvityksen ja henkilöturvallisuusselvitystodistuksen sisältämiä tietoja ei käytetä muuhun kuin hakemuksessa ilmoitettuun tarkoitukseen. Sama koskee sitä, joka on saanut turvallisuusselvityksen tai henkilöturvallisuusselvitystodistuksen selvityksen kohteelta. Mitä edellä säädetään, ei estä käsittelemästä tietoja työnantajan haastatellessa työnhakijaa, jollei 6 §:n 3 momentista muuta johdu.

Hakijan on hävitettävä hänelle turvallisuusselvityksestä annettu kirjallinen ilmoitus heti, kun se ei enää ole tarpeen selvitystä haettaessa ilmoitetun käyttötarkoituksen kannalta, kuitenkin viimeistään kuuden kuukauden kuluttua siitä, kun tieto selvityksestä on saatu. Henkilöturvallisuusselvityksen ja siihen sisältyvien tietojen salassapidosta säädetään lain 59 §:ssä.

Turvallisuusselvityksen hakijana on käyttäjäyritys, ei henkilöstöpalveluyritys tai työntekijä itse. Käyttäjäyrityksellä itsellään tulee olla tieto siitä, minkä laajuiseen turvallisuusselvitykseen heidän yrityksellään tai organisaatiollaan on oikeus. Henkilöstöpalveluyritys voi käyttäjäyrityksen toimeksiannon mukaan vastata selvityksen käytännön toteuttamisesta käyttäjäyrityksen lukuun. Tällöin henkilötietojen käsittelyn ulkoistamisesta ja suojaamisvelvoitteesta tulee tehdä kirjallinen sopimus (henkilötietolain 32 §).

Lasten kanssa työskentelevien rikostaustan selvittämisen rikosrekisteriotteen tilaa asianomainen työn- tai viranhakija itse. Työnantajalla ei ole oikeutta tilata otetta eikä työn- tai viranhakija voi valtuuttaa työnantajaa tilaamaan rikosrekisteriotetta puolestaan.

Mikäli työ on sellainen, jossa tullaan edellyttämään turvallisuusselvitystä tai lasten kanssa työskentelevien rikostaustan selvittämistä, tulee asiasta informoida työnhakijaa etukäteen. Työhön otettaessa ja työsuhteen aikana kerättävät henkilötiedot, mm. turvallisuusselvitysten tekeminen organisaatiossa, tulee käydä läpi työpaikan yhteistoimintamenettelyssä, siten kuin työelämän tietosuojalain 4 §:n 3 mom. säädetään.

Sovelletut säännökset:

Työelämän tietosuojalain (759/2004) 4 §

Turvallisuusselvityslaki (726/2015) 4 §, 45 § ja 59 §

Henkilötietolaki 32 §

Rikosrekisterilaki ja -asetus (770/1993, koskien lähinnä viranomaistyönantajia)

Laki lasten kanssa työskentelevien rikostaustan selvittämisestä (504/2002)

Laki lasten kanssa toimivien vapaaehtoisten rikostaustan selvittämisestä (148/2014)

Lue lisää:

Henkilöiden ja yritysten taustojen selvittäminen uudistuu - uusi turvallisuusselvityslaki

Yksityisyyden suoja työelämässä ja lasten kanssa työskentely

 
Julkaistu 23.11.2015