Paikantaminen työelämässä

Dnro 87/41/2010

Asian kuvaus:

Ammattiliitto pyysi tietosuojavaltuutetulta tulkintaa/lausuntoa koskien työntekijän ja hänen käytössään olevan ajoneuvon/huoltoauton paikantamisesta. Kysymys koski erityisesti henkilöstön edustajaa, jolla on lakiin ja työehtosopimukseen perustuva osittainen työstävapautus. Jatkuvan seurannan kautta kertyy data-aineisto ja rekisteri, jossa on tarkalleen kuvattuna ketä, milloin ja kauanko henkilöstön edustaja kulloinkin on tavannut. Rekisterin perusteella voi siis muutoin arkaluontoiseksi katsottua aineistoa syntyä yrityksen käyttöön.

Liitto pyysi myös ottamaan kantaa siihen, minkälaista ohjeistusta ja selvitystä yrityksen tulee työntekijöilleen antaa kertyvästä aineistosta. Esillä olleissa tapauksissa on edellytetty, että laitteisto on jatkuvasti päällä, eikä sitä ohjeen mukaan saa kytkeä pois.

Esille tulleessa tapauksessa on kyse asentajista, joilla on käytössään huoltoauto tarvikkeineen. Ajoneuvo on myös useasti asentajalla tämän kotona, sillä erilaisissa varaolojärjestelmissä työkomennuksia tulee hälytyksinä. Näillä asentajilla on ennestään olemassa autopuhelin sekä kannettava tietokone, jossa on järjestelmä, jonne on tullut kirjata laskutusta ja muita järjestelmiä varten matka-aika sekä kohteeseen saapuminen ja työn päättyminen.

Nyt seuranta voi siis koskea taukoja, kulkureittejä sekä sitä, missä muualla auto liikkuu joko työ- taikka vapaa-aikana. Päivystävällä asentajalla on ollut lupa käyttää työajoneuvoa vähäisiin omiin ajoihinsa, sillä hälytyksen sattuessa on asentajan voitava heti lähteä kohteeseen. Työaikana poikkeamia laskutettavasta liikkumisesta ovat olleet mm. luvalliset asioiden hoitamiset kuten pääluottamusmiehen taikka työsuojeluvaltuutetun tehtävän hoitamiseen liittyvät ajot.

Yritys on perustellut paikannusjärjestelmän käyttöä yksintyöskentelyn turvallisuuden ja asiakaspalvelun parantamisella. Turvallisuuteen liittyviä perusteluja ei ole esitetty yksityiskohtaisesti. Asiakaspalvelussa asiakkaat ovat ennalta sopimussuhteessa olevia käyttäjiä ja työtehtävät käytännössä yrityksen vikapalvelun tiedoksi antamia. Toimistolta annetaan päivän normaalikohteet, joissa säännönmukainen työ tehdään ja poikkeuksena on hälytysluontoinen työ, jossa henkilö hälytetään vapaa-ajaltaan työhön. Liitto kysyi, mitä aikaa ja miten kulloinkin voidaan koneellisesti seurata ja miten näistä asioista on informoitava henkilöstöä ja onko jotakin, jossa edellytetään asianomaisen suostumusta.

Tietosuojavaltuutetun ohjaus:

Tietosuojavaltuutetun toimivaltaan kuuluu antaa yleistä ohjausta ja neuvontaa koskien henkilötietolaissa (523/1999) tarkoitettua henkilötietojen käsittelyä. Tietosuojavaltuutetun toimivaltaan kuuluu laki yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004) valvonta yhdessä työsuojeluviranomaisten kanssa. Sähköisen viestinnän tietosuojalain (516/2004) 32 §:n mukaan tietosuojavaltuutetun tehtävänä on valvoa mm. lain 4 luvun säännöksiä (16-18 §) paikkatietojen käsittelystä.

Tietosuojavaltuutetun toimivaltaan ei kuulu työoikeudellinen tulkinta, eikä tietosuojavaltuutetulla ole yleistä lupa- tai kieltotoimivaltaa.

Paikkatieto henkilötietona ja paikantamisen asiallisista käyttötarkoituksista

Paikka- ja paikannustietoa voidaan pitää henkilötietolain 3 §:n 1 mom. 1 kohdan tarkoittamana henkilötietona, jos siitä voidaan tunnistaa luonnollinen henkilö.

Lakia yksityisyyden suojasta työelämässä (työelämän tietosuojalaki, 759/2004) 2 §:n mukaan lakia sovelletaan työnantajan ja työntekijän, virkamiehen tai muussa palvelussuhteessa olevan väliseen suhteeseen.

Työelämän tietosuojalain 3 §:n mukaan työnantaja saa käsitellä vain välittömästi työsuhteen kannalta tarpeellisia henkilötietoja, jotka liittyvät työsuhteen osapuolten oikeuksien ja velvollisuuksien hoitamiseen tai työnantajan työntekijöille tarjoamiin etuisuuksiin taikka johtuvat työtehtävien erikoisluonteesta. Tarpeellisuusvaatimuksesta ei voida poiketa työntekijän suostumuksella.

Tietosuojavaltuutettu katsoi, että mikäli työnantajan tarkoituksena on paikantaa työntekijöitään paikannusjärjestelmän avulla, tulee paikantamiselle ensinnäkin olla henkilötietolain 6 §:n tarkoittama etukäteen määritelty asiallinen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus. Tällaisia asiallisia käsittelyn perusteita voivat olla esim. työntekijöiden turvallisuuden varmistaminen tai resurssien ohjaaminen oikeaan paikkaan.

Työnantajalla on työsuhteessa ns. johto- ja valvontaoikeus eli työntekijä on sitoutunut tekemään töitä työnantajan johdon ja valvonnan alaisena. Työnantaja voi johto- ja valvontaoikeutensa perusteella määrätä miten, missä ja milloin työ tulee suorittaa. Kun työtä tehdään muualla kuin työnantajan tiloissa voi työntekijän paikannus olla välittömästi työsuhteen oikeuksien ja velvollisuuksien kannalta tarpeellista. Jos työtehtävät liittyvät esim. huolto- tai turvallisuuspalveluihin, joissa ohjataan työntekijöitä hälytysten tai vikailmoitusten mukaan, voitaneen paikantamista pitää tarpeellisena, kun ohjataan vapaata tai lähintä työntekijää ilmoituksen mukaiseen paikkaan. Joissakin tilanteissa työntekijöiden työturvallisuus voi edellyttää heidän paikantamistaan (esim. arvokuljetukset). Näin ollen yksilöidyissä työtehtävissä näyttäisi olevan piirteitä, joiden nojalla voidaan katsoa, että työntekijän paikannus ja paikkatietojen käsittely voi olla osapuolten oikeuksien ja velvollisuuksien kannalta tai työtehtävien erikoisluonteen johdosta tarpeellista.

Tietosuojavaltuutettu on aikaisemmissa tulkintakannanotoissaan todennut, ettei paikannustietojen käyttäminen työoikeudellisten velvoitteiden noudattamisen valvontaan, esim. työajan valvontaan, ole pääsääntöisesti paikantamisen asiallisesti perusteltua käyttötarkoitusta.

Mikäli paikannusjärjestelmää on tarkoitus käyttää työajan valvontaan ja seurantaan, tulee tämä määritellä etukäteen paikantamisen käyttötarkoitukseksi ja olla asiallisesti perusteltua, esim. työtä suoritetaan kokonaan tai enimmäkseen muualla kuin työnantajan tiloissa eikä työajanvalvontaan ei ole käytettävissä muita vähemmän yksityisyyden suojaan puuttuvia keinoja. Tällaisen paikantamiseen perustuvan työajan seurantajärjestelmän tulee olla mahdollisimman selkeä ja määritelty sekä mahdollisesti erillinen järjestelmä. Työntekijöillä tulee olla selkeät ohjeet siitä, kuinka työajanseurantajärjestelmää käytetään ja mitä henkilötietoja se kerää työntekijöistä työajanseurantaa varten.

Mikäli paikannusjärjestelmää ei ole edellä tarkoitetulla tavalla etukäteen määritelty työajanseurantaa varten, eikä asiasta ole käyty lain edellyttämää yhteistoimintamenettelyä työpaikalla, tietosuojavaltuutettu katsoi, ettei paikannustietoja tule käyttää työntekijöiden tai muiden henkilöiden työ- tai palvelussuhteen ehtojen noudattamisen valvontaan. Tällainen tietojen käsittelyn tarkoitus ei ole lain edellyttämällä tavalla yhteensopiva em. käsittelyn tarkoituksen kanssa.

Yhteistoimintamenettely ennen paikantamisen käyttöönottoa

Ennen kuin työntekijöiden paikantaminen ja teknisin keinoin toteutettu valvonta voidaan ottaa käyttöön organisaatiossa, tulee työelämän tietosuojalain 21 §:ssä säädetty yhteistoimintavelvoite teknisin menetelmin toteutetun valvonnan ja tietoverkon käytön järjestämisessä ottaa huomioon:

Työntekijöihin kohdistuvan kameravalvonnan, kulunvalvonnan ja muun teknisin menetelmin toteutetun valvonnan tarkoitus, käyttöönotto ja valvonnassa käytettävät menetelmät sekä sähköpostin ja muun tietoverkon käyttö sekä työntekijän sähköpostin ja muuta sähköistä viestintää koskevien tietojen käsittely kuuluvat yhteistoiminnasta yrityksissä annetussa laissa tarkoitetun yhteistoimintamenettelyn piiriin. Muissa kuin yhteistoimintalainsäädännön piiriin kuuluvissa yrityksissä ja julkisoikeudellisissa yhteisöissä työnantajan on ennen päätöksentekoa varattava työntekijöille tai heidän edustajilleen tilaisuus tulla kuulluiksi edellä mainituista asioista (13.3.2009/126).

Työantaja on velvollinen käymään paikantamisen asialliset käyttötarkoitukset ja menettelytavat läpi työpaikan yhteistoimintamenettelyssä ja laatimaan kirjalliset käyttösäännöt paikantamisesta. Työnantaja on velvollinen informoimaan työntekijöitä paikkatietojen ja henkilötietojen käsittelystä ja käsittelyn tarkoituksesta siten kuin henkilötietolain 24 §:ssä ja työelämän tietosuojalain 21 §:ssä säädetään.

Välillisestä paikantamisesta

Kun työnantajan on tarkoitus järjestää paikantaminen siten, että paikannetaan esim. ajoneuvoja tai muita liikkuvia kohteita, on kyseessä välillinen paikantaminen. Tietosuojavaltuutettu oli todennut välillisen paikantamisen osalta, esim. ajoneuvon paikantaminen, jossa työntekijä voidaan tunnistaa esim. työ- tai ajovuorolistojen avulla, että sovellettavaksi tulevat työelämän tietosuojalain 21 §:n säännökset yhteistoimintamenettelyistä työnantajan suorittaessa työntekijöihin kohdistuvaa teknistä valvontaa. Erillistä suostumusta työntekijältä välilliseen paikantamiseen ei tällöin tarvita, mikäli edellä mainitut asialliset käsittelyn perusteet toteutuvat ja paikantamisen periaatteet ja käyttösäännöt on käyty läpi työpaikan yhteistoimintamenettelyssä. Lisäksi niistä tulee tiedottaa työntekijöitä em. tavalla.

Välittömästä paikantamisesta

Tietosuojavaltuutettu oli todennut, että mikäli paikannus kohdistuu välittömästi ja suoraan työntekijään, esim. matkapuhelimen, gps-paikannuksen tai muun henkilökohtaisen laitteen avulla, tulisi tähän olla työntekijän suostumus. Tulkintansa osalta valtuutettu viittasi sähköisen viestinnän tietosuojalain 16-18 §:ien säännöksiin paikkatietojen käsittelystä.

Koska käytännössä lähes kaikki paikannusjärjestelmät käyttävät ja siirtävät tietoa yleistä viestintäverkkoa käyttäen tai myös useimmat sisäiset ja muut rajoitetulle käyttäjäpiirille tarkoitetut viestintäverkot on liitetty yleiseen viestintäverkkoon, tulevat sähköisen viestinnän tietosuojalain säännökset sovellettavaksi.

Teleyritys saa käsitellä paikkatietoja, jollei tilaaja ole sitä kieltänyt. Paikkatiedot ovat sellaisia matkapuhelimen maantieteellisen sijainnin ilmaisevia tietoja, joita käytetään muuhun kuin viestin välittämiseen. Lain 18 §:n mukaan lisäarvopalvelun tarjoajan tai yhteisötilaajan on pyydettävä paikannettavalta palvelukohtainen suostumus ennen paikkatietojen käsittelyn aloittamista, jollei suostumus yksiselitteisesti ilmene asiayhteydestä tai jollei laissa toisin säädetä.

Ennen kuin luovuttaa paikkatietoja lisäarvopalvelun tarjoajalle tai yhteisötilaajalle teleyrityksen on varmistuttava, ettei tilaaja ole kieltänyt niiden käsittelyä ja että luovutuksensaaja on saanut paikannettavalta palvelukohtaisen suostumuksen.

Pääsääntöisesti suostumuksen hankkii paikannuspalvelun tarjoaja. Mikäli työnantaja itse hallinnoi ja käsittelee paikkatietoja, on tämä lain tarkoittama yhteisötilaaja, jonka tulee huolehtia työntekijöiden suostumuksen olemassaolosta.

Paikantamisen avulla kerättävät henkilötiedot

Työelämän paikantamisen osalta tietosuojavaltuutettu oli erityisesti todennut, että työnantajan on huolehdittava siitä, että työntekijä voi kytkeä paikannuksen päälle ja pois päältä, varsinkin silloin kun päätelaitetta voi luvallisesti (esim. työsuhdepuhelin) käyttää työajan ulkopuolella. Työnantajan työnjohto- ja valvontaoikeus ei hänen käsityksensä mukaan ulotu työntekijöiden työajan ulkopuoliseen vapaa-aikaan tai esim. lakisääteiseen työstävapautuksen ajalla tapahtuvaan liikkumiseen.

Tämän lisäksi työnantajan tulee varmistaa, että paikannuksen tarvetta on työtehtäväkohtaisesti arvioitu ja työntekijät, joihin se kohdistuu, ovat siitä erityisesti tietoisia. Jos päätelaitetta voi luvallisesti käyttää työajan ulkopuolella, on työnantajan myös huolehdittava, ettei päälle jäänyt paikannus tuota oikeudettomasti tietoa työnantajalle työntekijän liikkumisesta työajan ulkopuolella tai muutoin työnantajan työnjohto- ja valvontaoikeuden ulkopuolella tapahtuvasta liikkumisesta. Tietosuojavaltuutettu katsoi tämän koskevan myös välillisen paikantamisen avulla kerättäviä tietoja.

Mikäli paikka- tai paikannustietoa ja työntekijöitä koskevia muita henkilötietoja kerätään ja tallennetaan automaattisen tietojenkäsittelyn avulla ja/tai niistä muodostuu henkilörekisteri, tulevat kaikki henkilötietolain velvoitteet huomioitavaksi. Tietosuojavaltuutettu kiinnitti erityisesti huomiota etukäteiseen suunnitteluvelvoitteeseen, asiallisesti perustellun käyttötarkoituksen määrittelyyn sekä henkilötietolain 10 §:n mukaisen rekisteriselosteen laatimiseen. Työnantajan tulee huolehtia myös henkilötietolain 32 §:n suojaamisvelvoitteesta sekä 33 §:n mukaisesta vaitiolovelvollisuudesta henkilötietoja käsitellessä. Organisatorinen suojaamisvelvoite tarkoittaa mm. sitä, että työnantajan tulee etukäteen määritellä, kenellä organisaatiossa on työtehtäviin ja/tai asemaan perustuva oikeus käsitellä työntekijöistä kerättäviä paikannus- tai muita henkilötietoja.

Työsuhteen aikana kerättävät henkilötiedot tulee käydä läpi työpaikan yhteistoimintamenettelyssä siten kuin työelämän tietosuojalain 4 §:n 3 mom. säädetään. Henkilötietolain 24 §:n työantajan rekisterinpitäjänä on informoitava työntekijöitä henkilötietojen käsittelystä. Tämä tarkoittaa sitä, että paikannusjärjestelmän avulla kerättävien työntekijöitä koskevien paikannustietojen käytöstä on riittävällä tavalla tiedotettava työpaikalla, siten että kaikki tyntekijät ovat ovat tietoisia paikannuksen tarkoituksesta ja heidän henkilötietojensa käsittelystä paikantamisen yhteydessä.

 
Julkaistu 27.1.2014