Oppilasta koskevan henkilökohtaisen opetuksen järjestämistä koskevan suunnitelman käsittely

2004

Asian kuvaus:

Miten oppilaalle tehtävää henkilökohtaisen opetuksen järjestämistä koskevaa suunnitelmaa tulee käsitellä ja ketkä siihen voivat tutustua. Suunnitelma laaditaan, kun opetusta annetaan erityisopetuksena.

Tietosuojavaltuutetun vastaus:

Henkilötietoja ovat oppilaitoksessa esimerkiksi opiskelijan nimi, henkilötunnus, osoite, arviointi, tukitoimet, poissaolot, rangaistukset, oppilashuoltotiedot sekä erilaisten kurssien ja niiden osien suorittamista ja niistä saatuja arvosanoja koskevat tiedot. Oppilaitoksen oikeus käsitellä opiskelijan henkilötietoja perustuu oppilaitoksen ja opiskelijan välillä vallitsevaan asialliseen yhteyteen.

Oppilaitos kerää opiskelijasta henkilötietoja opetuksen järjestämiseksi. Henkilötietojen käsittelyn tulee olla oppilaitoksen toiminnan kannalta asiallisesti perusteltua. Käsiteltävien henkilötietojen tulee olla myös tarpeellisia määritellyn henkilötietojen käsittelyn tarkoituksen (opetuksen järjestäminen) kannalta.

Opiskelijalle voidaan antaa erityisopetusta ammatillisesta koulutuksesta annetussa laissa ilmenevin perustein. Opiskelijalle tulee tällöin laatia henkilökohtainen opetuksen järjestämistä koskeva suunnitelma, jonka sisällöstä on kerrottu tarkemmin ammatillisesta koulutuksesta annetussa asetuksessa. Suunnitelmat muodostavat opiskelijarekisterin osarekisterin.

Suunnitelma sisältää myös arkaluonteisia tietoja esimerkiksi terveydentilaa kuvaavia tietoja. Tällaisia tietoja voi käsitellä, jos niiden käsittely johtuu välittömästi rekisterinpitäjälle laissa säädetyistä tehtävistä, kuten henkilökohtaisen opetuksen järjestämistä koskevan suunnitelman laatimisessa.

Arkaluonteiset tiedot ovat usein myös salassa pidettäviä. Ammatillisesta koulutuksesta annetun laki sisältää tietojen salassapitoa koskevan säännöksen. Salassapitosäännöksiä on myös viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetussa laissa.

Ammatillisesta koulutuksesta annetun lain 42 §:ssä 1 momentissa mainitut henkilöt sekä opiskelijaterveydenhuollosta ja muusta oppilashuollosta vastaavat henkilöt saavat antaa toisilleen sekä koulutuksesta vastaaville viranomaisille vain opiskelun asianmukaisen järjestämisen edellyttämät välttämättömät salassa pidettävät tiedot. Salassa pidettäviä tietoja saa antaa säännöksessä määritellyille tahoille ainoastaan silloin, kun se on perusteltua oppilaan opetuksen järjestämiseen liittyvistä syistä.

Henkilötietolaki asettaa rekisterinpitäjälle huolellisuusvelvoitteen. Rekisterinpitäjän tulee myös suojata käsittelemänsä henkilötiedot asiattomalta pääsyltä ja laittomalta käsittelyltä. Arkaluonteisten ja salassa pidettävien tietojen suojaamiseen tulee kiinnittää erityistä huomiota. Periaatteena on, että jokainen voi käsitellä vain niitä henkilötietoja, joita hän tarvitsee työtehtävissään. Salassa pidettävien tietojen käsittely on vielä rajoitetumpaa, kuten edellä todettiin.

Tietosuojavaltuutetun käsityksen mukaan henkilökohtaiset opetuksen järjestämistä koskevat suunnitelmat tulee säilyttää erillisenä aineistona ottaen huomioon, että aineisto sisältää arkaluonteisia ja salassa pidettäviä tietoja. Näin voidaan varmistaa edellä mainittujen periaatteiden toteutuminen.

Tietosuojavaltuutetun toimistossa olevan käsityksen mukaan useimmissa kunnissa henkilökohtaisen opetuksen järjestämistä koskevan suunnitelman käsittely tapahtuu kouluissa opettajan ja mahdollisesti erityisopettajan sekä huoltajien toimesta eikä tarvetta lautakuntakäsittelylle ole. Arvioitaessa kysymystä, onko opetustoimesta vastaavalla lautakunnalla oikeutta saada henkilökohtaiset opetussuunnitelmat käyttöönsä, merkitystä asiassa on sillä, kuuluuko lautakunnan tehtäviin henkilökohtaisten opetussuunnitelmien käsittely. On arvioitava, riittääkö lautakunnan tehtävien hoitamisessa pelkästään suunnitelmien lukumäärätiedot ilman tunnistettavien oppilaiden henkilötietoja.

Tietosuojavaltuutetun toimivaltaan ei kuulu arvioida sitä, miten eri kunnat ovat järjestäneet opetussektorin ja millä tavoin vastuukysymykset ovat eri toimielinten kesken toteutettu. Kunta hoitaa itsehallinnon nojalla itselleen ottamansa ja sille laissa säädetyt tehtävät.

Sovelletut säännökset:

Henkilötietolaki: 3 § 1 kohta, 5 §, 6 §, 8 §:n 1 momentin 5 kohta,
9 §, 11 §, 12 § ja 32 §
Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta: 24 §
L ammatillisesta koulutuksesta: 20 §
A ammatillisesta koulutuksesta:8 §

 
Julkaistu 27.1.2014