Oppilaskortin henkilötietojen luovuttaminen

2006

1431/41/2006

Asian kuvaus:

Tietosuojavaltuutetulta tiedusteltiin, tuleeko oppilaitoksen pyytää kirjallinen suostumus oppilaalta tai alaikäisen huoltajalta luovuttaessaan oppilaan oppilaskortin toiseen kuntaan oppilaan perheen muuttaessa sinne. Oppilaskortti sisältää oppilaan henkilötunnuksen. Viestistä ei ilmene tarkemmin, mistä koulumuodosta asiassa on kyse ja minkälaiseen tilanteeseen tietojen luovutus liittyy.

Tietosuojavaltuutetun vastaus:

Tietosuojavaltuutettu antaa henkilötietolain 38 §:n mukaan henkilötietojen käsittelyä koskevaa ohjausta ja neuvontaa. Tietosuojavaltuutetun kannanotot eivät ole ennakkopäätöksiä.

Oppilaitos käsittelee oppilaiden henkilötietoja opetuksen järjestämiseksi

Oppilaitoksessa kaikki sellaiset oppilaasta kerättävät tiedot, jotka voidaan yhdistää häneen jollakin tavalla, ovat henkilötietolain 3 §:n 1 kohdassa määriteltyjä henkilötietoja. Tietosuojavaltuutettu on katsonut, että oppilaitoksen ja oppilaan välillä on henkilötietolain 8 §:n 1 momentin 5 kohdassa mainittu asiakassuhteeseen perustuva asiallinen yhteys, mihin oppilaiden henkilötietojen käsittely oppilaitoksissa perustuu. Oppilaitoksissa oppilaiden henkilötietojen käsittelyn lain 6 :n mukainen tarkoitus on opetuksen järjestäminen.

Osa oppilaista oppilaitoksessa kerättävistä tiedoista saattaa olla henkilötietolain 11 §:ssä määriteltyjä arkaluonteisia tietoja. Oppilaiden henkilötietojen salassa pidosta on puolestaan säännöksiä perusopetuslain 40 §:ssä ja viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (julkisuuslaki) 24 §:ssä.

Salassa pidettävien henkilötietojen luovuttaminen

Salassa pidettävien tietojen luovuttamisedellytyksistä kerrotaan julkisuuslain 7 luvussa. Tällaisia tietoja voi luovuttaa, jos tiedon antamisesta tai oikeudesta tietojen saamiseen on laissa erikseen nimenomaisesti säädetty. Luovuttaminen on myös mahdollista jos se, jonka etujen suojaamiseksi salassapitovelvollisuus on säädetty, antaa siihen suostumuksensa. Oppilasta koskevia salassa pidettäviä tietoja voi käsitykseni mukaan luovuttaa kunnasta toiseen vain oppilaan tai alaikäisen oppilaan huoltajan suostumuksella, koska ei ole olemassa erityistä säännöstä salassa pidettävien tietojen luovuttamisesta tällaisessa tapauksessa.

Luovutettavien tietojen tulee kuitenkin olla henkilötietolain 9 §:n mukaan tarpeellisia uudessa oppilaitoksessa opetuksen järjestämisessä. Lain esitöiden mukaan henkilötietoja voidaan pitää käsittelyn tarkoituksen kannalta tarpeellisina silloin, kun ne ovat asianmukaisia ja olennaisia eivätkä liian laajoja siihen tarkoitukseen, mihin ne on kerätty ja missä niitä myöhemmin käsitellään. Suostumuksellakaan ei voida kerätä tarpeettomia tietoja.

Luovutettaessa henkilötietolain 11 §:ssä määriteltyjä arkaluonteisia tietoja (esim. henkilön terveydentilaa koskevia tietoja) tai salassa pidettäviä tietoja, suostumuksen tulee olla nimenomainen. Suostumuksen tulee lain 3 §:n 7 kohta huomioon ottaen olla myös vapaaehtoinen, yksilöity ja tietoinen tahdon ilmaisu, jolla rekisteröity hyväksyy henkilötietojensa käsittelyn. Rekisteröidyn on siten suostumusta antaessaan pitänyt olla tietoinen siitä, mihin hän suostumuksensa antaa.

Suostumusta pyydettäessä tulee ottaa huomioon myös henkilötietolain 24 §:ssä säädetty informointivelvollisuus.

Henkilötunnuksen luovuttaminen

Henkilötunnus ei ole arkaluonteinen eikä salassa pidettävä tieto, vaikkakin sen käsittelystä on säädetty henkilötietolain 13 §:ssä. Julkisten henkilötietojen luovuttamisesta on säädetty julkisuuslain 16 §:n 3 momentissa. Sen mukaan viranomaisen henkilörekisteristä saa antaa henkilötietoja, jos luovutuksen saajalla on henkilötietojen suojaa koskevien säännösten mukaan oikeus tallettaa ja käyttää sellaisia henkilötietoja.

Oppilaan julkisia tietoja voi luovuttaa siinä määrin, kuin ne ovat tarpeellisia vastaanottavassa koulussa sen järjestäessä opetusta. Uuden koulun ja sinne siirtyneen oppilaan välillä on syntynyt henkilötietojen käsittelyperuste eli tarvittava asiallinen yhteys. Oppilaan henkilötunnus voidaan näin ollen luovuttaa ilman suostumusta toiseen kuntaan oppilaan siirtyessä opiskelemaan sinne. Tietojen luovuttaminen tapahtuu yleensä perustellusta pyynnöstä, minkä perusteella myös luovutettavien tietojen tarpeellisuus arvioidaan.

Sovelletut säännökset:

Henkilötietolaki 3 § kohta 1ja 7, 6 §, 9 §, 11 § 13 § ja 24 §
Perusopetuslaki 40 §
Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 16.3 § ja 24 §



 
Julkaistu 5.11.2009