Oppilaiden vanhempien henkilötietojen käsittely vanhenpaintoimikunnassa

Tietosuojavaltuutetun kannanotto 22.5.2001
Dnro 491/41/2001

Ratkaistava asia
Millä edellytyksillä koulun vanhenpaintoimikunta voi käsitellä koulun oppilaiden vanhempien henkilötietoja. Koulussa käynnistyi kasvatusyhteistyöprojekti. Hanketta varten perustettiin vanhempaintoimikunta, jossa oppilaiden vanhemmat ovat edustettuina. Projektin tarkoituksena on kasvatusyhteistyön tukeminen.

Kannanotto
Henkilötietolain velvoitteet kohdistuvat rekisterinpitäjään. Yhteistyöprojektissa rekisterinpitäjänä toimii vanhempaintoimikunta.

Vanhempien nimet ja yhteystiedot ovat henkilötietoja. Vanhempien henkilötietojen kerääminen, tallettaminen listaan ja listan jako muille verkostosopimukseen osallistuville vanhemmille on henkilötietojen käsittelyä.

Tällainen henkilötietojen käsittely on mahdollista rekisteröidyn yksiselitteisesti antamalla suostumuksella. Suostumuksen tulee henkilötietolain mukaan olla vapaaehtoinen, yksilöity ja tietoinen tahdonilmaisu, jolla rekisteröity hyväksyy henkilötietojensa käsittelyn. Rekisteröidyn on suostumusta antaessaan pitänyt olla tietoinen siitä, mihin hän suostumuksensa antaa. Suostumuksesta tulee ilmetä, minkälaiseen henkilötietojen käsittelyyn lupa on annettu, kenelle tiedot luovutetaan, mitä tietoja luovutus koskee ja mihin tarkoitukseen tiedot luovutetaan.

Kasvatusprojektin olennaisena tarkoituksena on, että siihen liittyneet vanhemmat voivat olla yhteydessä keskenään, minkä vuoksi projektiin osallistuville jaetaan muiden osallisten yhteystiedot. Verkostosopimukseen liittyvät ovat olleet tästä tietoisia, koska heitä on informoitu vanhempien henkilötietojen käsittelystä projektissa. Sopimukseen liittymisen voidaan näin ollen katsoa ilmaisevan suostumuksen.

Tällaista vanhempien henkilötietojen käsittelyä voidaan pitää asiallisesti perusteltuna vanhempaintoimikunnan toiminnan kannalta. Vanhempien yhteystietoja voidaan pitää myös tarpeellisina tietoina yhteistyöprojektiin liittyneiden yhteydenottoa varten.

Sovelletut säännökset
Henkilötietolaki: 3 § 1, 2, 4 ja 7 kohta, 6 §, 7 §, 8.1 § 1 kohta ja 8.4 §
Julkisuuslaki: 16.3 §

 
Julkaistu 27.1.2014