Oppilaiden henkilötietojen käsittely kodin ja koulun yhteistyössä

1326/41/2013 ja 3204/031/2013

Tietosuojavaltuutetun vastaus:

Tieto- ja viestintätekniikkaa käytetään parantamaan ja monipuolistamaan tiedon kulkua ja yhteydenpitoa kodin ja koulun välillä. Opetuksen järjestäjät päättävät yhteistyön järjestämistavasta ja sähköisten palveluiden käytöstä. Tietosuojavaltuutetun toimistossa on julkaistu Opas oppilaiden henkilötietojen käsittely kodin ja koulun yhteistyössä. Siinä tarkastellaan yleisohjauksen luonteisesti, millä tavoin tietosuojasäännökset ohjaavat oppilaiden henkilötietojen käsittelyä, jos kodin ja koulun yhteistyössä käytetään sähköistä palvelua. Oppaassa ohjataan opetuksen järjestäjää huolehtimaan siitä, että kouluille laaditaan tarvittavaa ohjausta oppilaiden henkilötietojen käsittelystä ja että huoltajia ja oppilaita neuvotaan sähköisen palvelun turvallisessa käytössä ja informoidaan henkilötietojen käsittelystä.

Koulun oppilaisiin yhdistettävissä olevat tiedot ovat henkilötietoja. Henkilötietojen käsittelyyn sovelletaan toimintaa koskevaa lakia (esim. perusopetuslakia). Henkilötietolakia (HTL) sovelletaan henkilötietojen käsittelyyn yleislakina. Viranomaistoiminnassa henkilötietojen käsittelyyn vaikuttaa lisäksi laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (julkisuuslaki). Esimerkiksi kunnan järjestämässä perusopetuksessa henkilötietojen käsittelystä vastaavana rekisterinpitäjänä on kuntalain mukainen opetustoimen hallinnosta vastaava toimielin (yleensä lautakunta).

Sähköisessä palvelussa voidaan käsitellä oppilaan henkilötietoja (esim. oppilaan poissaoloja sekä oppilaan työskentelyä ja käyttäytymistä koskevia arviointitietoja) opetuksen järjestäjän niin päättäessä. Opetuksen järjestäjät päättävät, mihin ne käyttävät sähköistä palvelua ja mitä tietoja esimerkiksi oppilaat voivat nähdä tässä sähköisessä palvelussa itsestään. Sen vuoksi palveluita voidaan käyttää eri tavoin eri kunnissa.

Opetuksen tukitoimien järjestäminen ja oppilashuollon toteuttaminen edellyttävät opetustoimen ja sosiaali- ja terveystoimen yhteistyötä. Esimerkiksi perusopetuslaissa säädettyjen tehostetun tuen ja erityisen tuen aloittamista ja järjestämistä käsitellään moniammatillisena oppilashuollon yhteistyönä. Koulukuraattorit ja –psykologit ovat todenneet tarvitsevansa työssään myös oppilaiden poissaolotietoja. Oppilaan poissaoloja sekä oppilaalle annettavia tukitoimia koskevat tiedot kuuluvat oppilaitoksen ylläpitämään oppilasrekisteriin. Yhteistyöhön liittyy näin ollen oppilaiden salassa pidettävien henkilötietojen luovuttamista eri rekisterinpitäjien välillä. Henkilötietojen luovuttamisesta on kyse myös silloin, jos toiselle rekisterinpitäjälle avataan tekninen käyttöyhteys henkilörekisteriin. Teknisen käyttöyhteyden avulla tapahtuva tietojen luovuttaminen tehostaisi toimintaa. Tietosuojavaltuutetun toimistolta on sen vuoksi kysytty toistuvasti, voiko oppilashuollon palveluiden antajille avata teknisen käyttöyhteyden oppilaitoksen ylläpitämään oppilasrekisteriin.

Toimintavuonna eduskunnassa käsiteltiin oppilas- ja opiskeluhuoltolakia, jonka yhtenä tarkoituksena on selventää oppilas- ja opiskelijahuoltoon liittyvää henkilötietojen käsittelyä. Lakiehdotus koskee esiopetusta, perusopetusta, lukiokoulutusta ja ammatillista koulutusta. Tietosuojavaltuutettu on todennut sekä edellä mainitussa oppaassa että oppilas- ja opiskeluhuoltolain valmistelun yhteydessä, että teknisen käyttöyhteyden avaamistarvetta olisi tarpeellista arvioida lainvalmistelussa ja säätää siitä erikseen, jos käyttöyhteyden avaaminen katsotaan tarpeelliseksi.

 
Julkaistu 8.7.2014