Mitä henkilörekisterillä tarkoitetaan koulun toiminnassa

Tietosuojavaltuutetun kannanotto 13.12.2001
Dnro 1153/41/2001

Ratkaistava asia
Mitä henkilörekisterillä tarkoitetaan koulun toiminnassa. Onko esimerkiksi opettajan opiskelijaryhmästään ylläpitämä taulukko, johon hän merkitsee kurssien suorittamiseen liittyviä tietoja, henkilörekisteri.

Kannanotto

Samaan henkilörekisteriin kuuluvat kaikki ne tiedot, jotka käyttötarkoituksensa vuoksi kuuluvat yhteen. Osaa henkilötiedoista voidaan käsitellä automaattisen tietojenkäsittelyn avulla ja osa voi olla paperimuodossa esimerkiksi lomakkeilla.

Opiskelijan henkilötietojen käsittelyn tarkoitus oppilaitoksessa on opetuksen järjestäminen. Opettajat käsittelevät opiskelijan henkilötietoja tässä tarkoituksessa työtehtäviinsä liittyen. Opettajien kirjaamat tiedot kuuluvat loogisesti oppilaitoksen ylläpitämään henkilörekisteriin.

Mitä henkilötiedolla tarkoitetaan

Henkilötiedolla tarkoitetaan kaikenlaisia luonnollista henkilöä tai hänen ominaisuuksiaan tai elinolosuhteitaan kuvaavia merkintöjä, jotka voidaan tunnistaa häntä tai hänen perhettään tai hänen kanssaan yhteisessä taloudessa eläviä koskeviksi. Esimerkiksi opiskelijan nimi ja tieto siitä, että hän on suorittanut tietyn kurssin ja hänen saamansa arvosana ovat henkilötietoja.

Mikä on henkilörekisteri

Henkilörekisterin määritelmän mukainen looginen rekisterikäsite merkitsee, että samaan henkilörekisteriin luetaan kuuluviksi kaikki ne tiedot, joita käytetään samassa käyttöyhteydessä riippumatta siitä, miten ja mihin ne on talletettu. Osaa tiedoista voidaan käsitellä automaattisen tietojenkäsittelyn avulla. Samaan henkilörekisteriin voi kuulua myös paperimuodossa (esim. lomakkeella) olevia kirjauksia. Looginen rekisterikäsite merkitsee myös, että tietojenkäsittelyssä syntyviä lyhytaikaisia tiedostoja ei pidetä eri henkilörekistereinä silloin, kun ne ovat rekisterinpitäjän hallussa ja niitä käytetään määriteltyihin henkilötietojen käsittelyn tarkoituksiin.

Oppilaitoksen ja oppilaan välillä on asiakassuhteeseen verrattava asiallinen yhteys, johon oppilaan henkilötietojen käsittely perustuu. Oppilaitoksissa oppilaiden henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on opetuksen järjestäminen. Oppilasrekisteriin kuuluvat siis kaikki ne oppilaan tiedot, joita käytetään opetuksen järjestämiseksi. Kun opettajat tekevät opetustyössään jonnekin merkintöjä esimerkiksi oppilaiden suorittamista harjoitustöistä, merkintöjen tarkoituksena on ilmeisesti kontrolloida harjoitustöiden tekemistä. Kun harjoitustyöt on tehty, merkinnät siirtyvät oppilastietojärjestelmään tietoina suoritetuista töistä ja niistä saatuina arvosanoina. Looginen rekisterikäsite huomioon ottaen tällaiset opetustyössä syntyvät väliaikaiset merkinnät, jotka tulee hävittää, kun ne eivät enää ole rekisterinpitäjän toiminnan kannalta tarpeellisia, kuuluvat oppilasrekisteriin.

Sovelletut säännökset
Henkilötietolaki: 3 § 1 ja 3 kohta, 6 §, 8 § 1 momentin 5 kohta, 34 §

 
Julkaistu 27.1.2014