Lausunto asiakaspalvelukyselyn suorittamisesta

Dnro 2679/05/2010

Asian kuvaus:

Yhdistys F ry:n lakimies kysyi sähköpostilla 16.12.2010 tietosuojavaltuutetun toimistolta, täyttääkö suunniteltu asiakaspalvelukysely henkilötietolain edellytykset ja onko yhdistyksen jäsenillä oikeus luovuttaa kerrotut asiakastiedot yhdistykselle.

Tietosuojavaltuutetun vastaus:

Kyseessä on henkilötietojen käsittely henkilötietolain 19 §:n mukaisessa tarkoituksessa eli markkina-/mielipidetutkimuksessa, joka siis on otettu erityisesti huomioon henkilötietolaissa, vaikka tavanomaiset henkilötietojen käsittelyn suhteellisen tiukat edellytykset eivät tällaisessa käyttötarkoituksessa täytykään.

Niinpä suoramainontaan, etämyyntiin tai muuhun suoramarkkinointiin, mielipide- tai markkinatutkimukseen taikka muihin näihin rinnastettaviin osoitteellisiin lähetyksiin käytettävään henkilörekisteriin saa muilla kuin 8 §:n 1 momentissa säädetyillä perusteilla kerätä ja tallettaa henkilötietoja, jollei rekisteröity ole kieltänyt henkilötietojen tällaista keräämistä ja tallettamista, jos: 1) henkilörekisteriä käytetään ennakolta yksilöityyn ja kestoltaan lyhytaikaiseen markkinointitoimeen tai muuhun tässä momentissa tarkoitettuun toimeen eikä se tietosisältönsä vuoksi vaaranna rekisteröidyn yksityisyyden suojaa; 2) henkilörekisteri sisältää tiedot vain rekisteröidyn nimestä, arvosta tai ammatista, iästä, sukupuolesta ja äidinkielestä, yhden häneen liitettävän tunnistetiedon sekä yhteystiedot yhteydenottoa varten; tai 3) henkilörekisteri sisältää tietoja, jotka koskevat rekisteröidyn tehtäviä ja asemaa elinkeinoelämässä tai julkisessa tehtävässä ja sitä käytetään hänen työtehtäviinsä liittyvän informaation lähettämiseen.

Tietosuojavaltuutetun mielestä kyseessä olevassa tapauksessa yhdistyksellä ei olisi oikeutta käyttää jäsenyritysten asiakastietoja muuta kuin ennalta yksilöityä asiakaspalvelukyselyä varten ja sekin niin, että käytettäisiin edellä 2) kohdassa mainittuja ehtoja (rekisteriin saa sisältyä vain yksi tunnistetieto).

Lisäksi ongelmia voi tuottaa sanotun 19 §:n 2 momentti, jonka mukaan edellä 1 momentissa mainittua tarkoitusta varten saa henkilörekisteristä luovuttaa tai luovutuksessa otantaperusteena käyttää 1 momentin 2 kohdassa tarkoitettuja tietoja, jollei rekisteröity ole kieltänyt tiedon luovuttamista ja jos on ilmeistä, että rekisteröity tietää tietojen tällaisesta luovuttamisesta.

Parhaiten kyselyn voisi tietosuojavaltuutetun mielestä suorittaa siten, että asiakastiedot annettaisiin suoraan jäsenyrityksistä ulkopuoliselle taholle, joka toimeksiannosta suorittaisi kyseisen asiakaskyselyn eikä henkilötietoja luovutettaisi missään vaiheessa yhdistykselle. Jos asiakastietoja aiotaan luovuttaa sille, tulee luovutuksen olla henkilötietolain 24 §:n mukaan informoitu luovutus, koska henkilötietolaki edellyttää mm. käyttötarkoitussidonnaisuuden periaatteen noudattamista.

Toimeksiannon jäsenyritykset voivat tehdä henkilötietolain 8 §:n 7 ) kohdan mukaan vaikka saman yrityksen kanssa ja lopputuloksia, joissa ei enää ole henkilötietoja, voi myös yhdistellä ja analysoida tarpeen mukaan. Tietojen käyttömahdollisuuksia joka tapauksessa rajoittaisi vielä 19 §:n 1 momentti. Yhdistys harkinnee, voisiko se itse olla toimeksiannon saajana vai olisiko tarkoituksenmukaisempaa pyrkiä järjestämään tietotarpeet sopimusteitse jäsenyritysten kanssa.

 
Julkaistu 27.1.2014