Lastensuojeluilmoitusten käsittelystä sosiaalitoimistossa

Tietosuojavaltuutetun kannanotto 11.4.2007, 567/41/2007

Lastensuojelulain 26 §:ssä säädetään lastensuojeluasian vireille tulosta ja asiakkuuden alkamisesta. Lastensuojeluasia tulee vireille asiakkaan hakemuksesta tai esimerkiksi lastensuojeluilmoituksesta. Lastensuojeluasiakkuus alkaa mainitun säännöksen 3 mo­mentin mukaan, jos asiassa ryhdytään kiireellisiin toimenpiteisiin tai kun päätetään tehdä 27 §:ssä tarkoitettu lastensuojelutarpeen selvitys. Uudessa lastensuojelulaissa on pyritty täsmällisesti määrittelemään asiakkuuden ja asian vireille tulo. Sosiaalihuollon asiakkaan asemaa ja oikeuksia koskevan lain mukaan asiakas on sosiaalihuoltoa hake­va tai käyttävä, mutta ei vielä lastensuojeluilmoituksen kohde. Kun lastensuojeluil­moitus tehdään, on sitä aloitettava selvittämään. Ilmoitus on kirjattava ja selvityksen yhteydessä syntyy asiakirjoja. Vaikka asia on tullut vireille, ei asiakkuutta ole välttä­mättä aloitettu. Mikäli havaitaan, että tarvetta lastensuojelutarpeen selvityksen tekemi­seen ei ole, ei asiakkuuttakaan synny. Tällöin ilmoitus on ollut aiheeton tai asiassa on tehty sosiaalityötä, mutta ilmoitus ei anna aihetta enempiin lastensuojelutoimenpitei­siin ja perhe on ohjattu esimerkiksi yleisten muiden palvelujen piiriin. Tarve ilmoituk­sen säilyttämiseen voi olla vahva sen takia, että perheestä aikaisemmin tehdyillä lastensuojeluilmoituksilla voi olla myöhemmin erityistä merkitystä, jos myöhemmin teh­dään samasta lapsesta/perheestä lastensuojeluilmoitus. Voivatko tällöin kertyneet asia­kirjat olla asiakasrekisterissä ja jos voivat, niin miten ja millä edellytyksillä? Onko täs­sä suhteessa eroa edellä mainituissa tilanteissa? Pitääkö tiedot siirtää passiivirekiste­riin ja miten passiivirekisteri käytännössä toimisi?


Tietosuojavaltuutetun kannanotto

Henkilötietolain 3 §:n mukaan samaa käyttötarkoitusta varten kerätyt tiedot muodosta­vat henkilörekisterin. Esimerkiksi lastensuojelun asiakastiedoista muodostuu lasten­suojelun asiakasrekisteri, johon talletetaan lastensuojelun asiakkaita koskevat tiedot. Henkilötietolaissa tarkoitetaan henkilörekisterillä ns. loogista henkilörekisteriä, johon kuuluvat kaikki asiakkaasta samaa käyttötarkoitusta varten kerätyt tiedot. Tiedot voi­vat olla osin automaattisen tietojenkäsittelyn avulla käsiteltäviä ja osin paperimuotoi­sia asiakasasiakirjoja esim. asiakaskansiossa.
Lastensuojelulaissa on erityisiä säännöksiä lastensuojeluasian vireille tulosta, lastensuojeluasiakkuuden alkamisesta, lastensuojeluilmoitusten rekisteristä ja tietojen kirjaamisesta. Lastensuojeluasia tulee vireille ilmoituksella, hakemuksella tai muulla tavoin. Lastensuojelun asiakkuus kuitenkin alkaa vasta silloin, kun ryhdytään kiireellisesti lastensuojelutoimenpiteisiin tai päätetään tehdä lastensuojelutarpeen selvitys. Asiakkuuden alkamisesta on tehtävä erityinen merkintä lastensuojeluasiakirjoihin ja ilmoi­tettava siitä pääsääntöisesti myös huoltajalle ja lapselle.

Lastensuojelulain 25 §:n mukaan lastensuojeluilmoituksista ja niiden sisällöstä on pidettävä rekisteriä. Kyseistä säännöstä koskevassa hallituksen esityksen (HE 252/2006 vp) perusteluissa todetaan, että perheväkivaltaa koskevassa erilliskertomuksessaan eduskunnan oikeusasiamies on kiinnittänyt huomiota siihen, ettei lastensuojeluilmoituksista ja niiden aiheuttamista toimenpiteistä kerätä riittävästi tietoja.

Lastensuojeluilmoitusten rekisteriä koskevan säännöksen ja sen perustelujen mukaan siihen talletettaisiin tiedot lastensuojeluilmoituksista ja niiden sisällöstä sekä ilmoitus­ten aiheuttamista toimenpiteistä. Silloin kun lastensuojeluasiakkuuden lain säännösten mukaisesti katsotaan alkavan, on siitä tehtävä merkintä lastensuojeluasiakirjoihin. Li­säksi lain 33 §:n mukaan lastensuojeluasiakkuuden alkaessa lastensuojeluilmoitusrekisterin tiedot merkitään myös lapsen asiakasasiakirjoihin. Näissä yhteyksissä ei mai­nita mitään siitä, minkä rekisterin tiedoista on kyse. Puhelimitse sosiaali- ja terveysmi­nisteriöstä saadun tiedon mukaan tarkoituksena on ollut, että olisi erikseen lastensuo­jeluilmoitusten rekisteri ja lastensuojelun asiakasrekisteri.

Lastensuojelulain mukaan lastensuojeluun muodostuu siten lastensuojeluilmoituksiin liittyen kaksi erillistä henkilörekisteriä; lastensuojeluilmoitusten rekisteri ja lastensuo­jelun asiakasrekisteri. Niissä tilanteissa, joissa ilmoitus ei johda lastensuojelun asiak­kuuteen, tiedot säilyvät pelkästään ilmoitusrekisterissä eikä lasta näy asiakkaana las­tensuojelun asiakasrekisterissä. Silloin kun tulee uusi lastensuojeluilmoitus tai lasten­suojeluasia muutoin vireille, voidaan tarkistaa, onko lasta koskevia tietoja jo lasten­suojelun asiakasrekisterissä tai onko lastensuojeluilmoitusten rekisterissä lasta koske­vaa aikaisempaa ilmoitusta. Tällöin uutta ilmoitusta ja mahdollisesti tarvittavia toi­menpiteitä voidaan arvioida ottaen huomioon aiempien ilmoitusten tiedot tai muut re­kistereistä löytyvä tiedot. Mikäli lastensuojeluasiakkuus uuden ilmoituksen perusteella alkaa, talletetaan aiempienkin ilmoitusten tiedot tarpeellisilta osin myös lastensuojelun asiakasrekisteriin.

Lastensuojeluilmoitusten rekisteriin tulee tallettaa kaikki lastensuojeluilmoitukset si­sältöineen ja perustelujen mukana myös niiden aiheuttamat toimenpiteet. Tähän rekis­teriin voitaisiin siten tallettaa myös tietoja sellaisista selvityksistä, toimenpiteistä ja yhteydenotoista, jotka ovat tapahtuneet ennen lastensuojeluasiakkuuden alkamista. Li­säksi annetusta palvelusta riippuen osa tiedoista voi tulla talletetuksi johonkin muuhun sosiaalihuollon asiakasrekisteriin. Mikäli lastensuojelun asiakkuus ei lastensuojelu­lain säännösten mukaisesti ollenkaan alkaisi, säilyisivät lastensuojeluilmoitus ym. tie­dot kuitenkin lastensuojeluilmoitusten rekisterissä. Jos sen sijaan lastensuojeluasiak­kuus alkaisi, merkittäisiin nämä tiedot lain 33 §:n ja sen perustelujen mukaan myös lapsen asiakasasiakirjoihin eli henkilötietolain kannalta arvioituna lastensuojelun asia­kasrekisteriin.


Sovellettavat säännökset

Henkilötietolaki (523/99) 3 § 3 k, 6 §, 9 §, 12 § 12 k,
Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (812/2000) 3 §:n 1 k
Lastensuojelulaki (417/2007)) 1 §, 25 §, 26 §, 27 §, 33 §

 
Julkaistu 27.1.2014