Koulupsykologien kouluvalmiusasiakkuuksien kirjaaminen

2005

Asian kuvaus:

Koulupsykologi kertoi tekevänsä kouluvalmiustutkimuksia. Halutessaan lapsensa kouluvalmiustutkimuksiin huoltajat tekevät kouluvirastolle ilmoituksen, josta kanslisti kirjaa tiedon oppilastietojärjestelmään. Kirjaamiseen ei ole huoltajien suostumusta. Koulupsykologi saa sen jälkeen kopion ilmoituksesta ja ottaa yhteyttä huoltajiin tutkimuksen tekemiseksi.

Ennen kouluvirasto sai lukumäärätiedon erityisjärjestelyjä vaativista oppilaista, mutta vaatii nykyisin myös oppilaan henkilötiedot. Perusteeksi on esitetty, että menettelyllä pyritään estämään oppilaspaikkojen täyttämättä jääminen.

Koulupsykologi kysyi, voidaanko psykologista asiakkuutta koskeva tieto kirjata oppilasrekisteriin väliaikaisesti. Hän tiedusteli myös, onko ilmoittautumislomake lain mukainen, koska siinä ei pyydetä vanhempien suostumusta henkilötietojen tallettamiseen oppilasrekisteriin.

Tietosuojavaltuutetun vastaus:

Koulutulokasta koskevien henkilötietojen käsittely arvioitaessa opetuksen aloittamisajankohtaa

Henkilötietolain velvoitteet kohdistuvat lain 3 §:n 4 kohdassa määriteltyyn rekisterinpitäjään. Tietosuojavaltuutettu on katsonut ratkaisukäytännössään, että perusopetuksessa rekisterinpitäjänä on kunnassa perusopetuksesta vastaava lautakunta.

Perusopetuslain 27 §:n mukaan opetuksen järjestäjä voi psykologisten ja tarvittaessa lääketieteellisten selvitysten perusteella antaa lapselle luvan aloittaa perusopetus vuotta säädettyä myöhemmin. Kaikki sellaiset lapsesta kerättävät tiedot, jotka voidaan yhdistää häneen jollakin tavalla, ovat henkilötietolain 3 §:n 1 kohdassa määriteltyjä henkilötietoja. Hakemuksen käsittelyssä kerättäneen myös henkilötietolain 11 §:ssä lueteltuja arkaluonteisia tietoja.

Henkilötietojen käsittely on henkilötietolain 8 §:n 1 momentin 4 kohdan mukaan mahdollista, jos käsittely johtuu rekisterinpitäjälle laissa säädetystä tehtävästä. Arkaluonteisten tietojen osalta käsittelyn tulee lain 12 §:n 5 kohdan mukaan johtua välittömästi tällaisista tehtävistä. Lapsen henkilötietojen käsittely hakemusasiassa perustuu perusopetuslain 27 §:ään.

Psykologi tallettaa asiakkaitaan koskevat tiedot omaan asiakasrekisteriinsä. Koulunkäynnin aloittamisajankohdasta päättävä taho käsittelee hakemusasiassa tarpeellisia henkilötietoja päätöksen tekemiseksi. Opetuksen aloittamisajankohdan ratkaiseminen on tietosuojavaltuutetun käsityksen mukaan myös kerättävien henkilötietojen lain 6 §:ssä mainittu käsittelyn tarkoitus. Lain 7 § huomioon ottaen tietoja voi käyttää vain siihen tarkoitukseen, johon ne on kerätty.

Lapsi ei tässä vaiheessa ole vielä oppilaana missään peruskoulussa. Koulun ja lapsen välille ei ole muodostunut henkilötietolain 8 §:n 1 momentin 5 kohdassa mainittua asiallista yhteyttä, mihin oppilaiden henkilötietojen käsittely koulussa perustuu. Oppilaitos käsittelee oppilaiden henkilötietoja opetuksen järjestämiseksi. Koska lapsen huoltajat ovat hakeneet lapsen koulunkäynnin aloittamisajankohdan myöhentämistä, tässä vaiheessa on vielä epäselvää, koska lapsi aloittaa perusopetuksen. Samaan henkilörekisteriin kuuluvat lain 3 §:n 3 kohdan mukaan ainoastaan käyttötarkoituksensa vuoksi yhteenkuuluvat merkinnät.

Oppilasrekisteriin voidaan tallettaa lain 9 § huomioon ottaen vain opetuksen järjestämisessä tarpeellisia henkilötietoja. Lain esitöiden mukaan henkilötietoja voidaan pitää käsittelyn tarkoituksen kannalta tarpeellisina silloin, kun ne ovat asianmukaisia ja olennaisia eivätkä liian laajoja siihen tarkoitukseen, mihin ne on kerätty ja missä niitä myöhemmin käsitellään. Suostumuksellakaan ei voida kerätä tarpeettomia tietoja. Jos psykologiset tutkimukset osoittavat, että ei ole perustetta lapsen opetuksen myöhemmälle aloittamiselle, tieto hakemuksen tekemisestä saattaa antaa harhaanjohtavan käsityksen lapsesta opetusta järjestettäessä.

Tietouojavaltuutettu katsoi, ettei tietoa lapsen huoltajan opetusvirastolle tekemästä hakemuksesta lapsen koulunkäynnin poikkeavasta aloittamisajankohdasta voida tallettaa oppilasrekisteriin, koska lapsi ei ole vielä koulun oppilas, vaan oppivelvollisuuden aloittamisajankohtaa vasta selvitetään. Kerättyjen tietojen käyttötarkoitus ei ole opetuksen järjestäminen. Tietosuojavaltuutetun käsityksen mukaan tieto opetuksen poikkeavaa aloittamisajankohtaa koskevasta hakemuksesta ja muu päätöksen tekemiseen liittyvä materiaali, tulee näin ollen tallettaa erilliseen henkilörekisteriin.

Tietosuojavaltuutettu kiinnitti huomiota myös hakijan informointiin ja rekisteriselosteen laatimiseen. Henkilötietolain lähtökohtana (HetiL 24 §) on, että rekisteröidyllä on mahdollisuus saada tieto itseään koskevien henkilötietojen käsittelystä. Hakijoita tulee siis informoida heidän henkilötietojensa käsittelystä hakuprosessissa. Henkilörekisteristä tulee myös laatia lain 10 §:n mukainen rekisteriseloste, joka tulee olla jokaisen saatavilla.

Asian käsittelyyn liittyvien tietojen salassa pidosta

Hakemukseen liittyvien henkilötietojen salassa pidosta on säännöksiä perusopetuslain 40 §:ssä ja viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (julkisuuslaki) 24 §:ssä. Esimerkiksi oppilaiden henkilökohtaisia oloja koskevat tiedot, jotka on saatu koulutukseen liittyviä tehtäviä hoidettaessa, ovat salassa pidettäviä. Samoin salassa pidettäviä ovat asiakirjat, jotka sisältävät tietoja henkilölle suoritetusta psykologisesta testistä tai soveltuvuuskokeesta tai sen tuloksesta. Jo tieto siitä, että huoltaja hakee lapsensa koulunkäynnin aloittamisajankohdan myöhentämistä, kertoo tietosuojavaltuutetun käsityksen mukaan lapsen henkilökohtaisista oloista.

Perusteista antaa tieto salassa pidettävistä asiakirjoista kerrotaan julkisuuslain 7 luvussa. Salassa pidettävän tiedon voi antaa, jos tiedon antamisesta tai oikeudesta tietojen saamiseen on laissa erikseen nimenomaisesti säädetty. Tietojen antaminen on myös mahdollista jos se, jonka etujen suojaamiseksi salassapitovelvollisuus on säädetty, antaa siihen suostumuksensa.

Opetuksen järjestämisestä vastaavien toimielinten jäsenet, koulun perusopetuslain 37 §:ssä määritelty henkilöstö sekä kouluterveydenhuollosta ja muusta oppilashuollosta vastaavat henkilöt saavat antaa toisilleen sekä koulutuksesta vastaaville viranomaisille opetuksen asianmukaisen järjestämisen edellyttämät välttämättömät tiedot salassapitosäännösten estämättä. Tämä ilmenee perusopetuslain 40 §:n 2 momentista. Salassapitovelvollisuus tulee ottaa huomioon hakemukseen sisältyvien tietojen käsittelyssä. Tarvittaessa pitää pystyä perustelemaan, minkä vuoksi jokin tieto on ollut välttämätöntä antaa opetuksen asianmukaiseksi järjestämiseksi lain kohdassa mainitulle taholle.

Myös henkilötietolain 32 § velvoittaa suojaamaan henkilötiedot ulkopuolisilta. Ulkopuolisia ovat ne, jotka eivät tarvitse henkilötietoja työtehtävissään ja joilla ei ole oikeutta saada salassa pidettäviä tietoja.

Tietosuojavaltuutetun käsityksen mukaan oppilaspaikkojen täyttämistä koskevassa suunnittelussa tulisi lähtökohtaisesti käyttää tilastotietoja. Mietittäväksi jää, miksi tietyllä alueella tehtyjen perusopetuksen myöhempää aloittamista koskevien hakemusten lukumäärätieto ei ole riittävä. Joka tapauksessa tulee ottaa huomioon henkilötietolain velvoitteet sekä tietojen salassa pitoa koskevat säännökset.

Sovelletut säännökset:

Henkilötietolaki 3.1 § kohta 4, 6 §, 7 §, 8.1 § kohta 4 ja 5, 9 §, 11 ja 12 §, 32 §
Perusopetuslaki 27 §, 37 §, 40 §
Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 24 §

 
Julkaistu 27.1.2014