Kotihoidon tietojen käsittelystä

Dnro 1565/41/2012
07.06.2013

Tietosuojavaltuutetulta tiedusteltiin yhdistetyn kotihoidon tietojen käsittelyyn liittyen seuraavaa. Kaupungissa toimii yhdistetty kotihoito, joka sisältää kotipalvelun ja koti­sairaanhoidon. Kotihoito kuuluu hallinnollisesti sosiaalipalveluihin ja asiakastiedot kirjataan sosiaalitoimen asiakasrekisteriin. Maakunnassa on käytössä sekä sosiaali- että terveystoimessa sama asiakas- ja potilastietojärjestelmä. Se on käytössä maakunnan kaikissa kunnissa sekä sairaanhoito- ja sosiaali­palvelujen kuntayhtymässä. Toisen rekisterinpitäjän tietoja ei voi katsella il­man potilaan/asiakkaan suostumusta, joka kirjataan sähköiseen muotoon. Tiedustelijan kertoman mukaan tästä on aiheutunut erittäin paljon haittaa ja suorastaan potilasturvallisuutta vaaranta­via tilanteita. Esimerkiksi silloin, kun kotihoidon asiakas joutuu erikoissairaanhoidon päivystykseen hän saattaa usein olla tilassa, jossa hän ei osaa eikä ymmärrä tarpeelliseksikaan ilmaista olevansa kotihoidon asiakas. Tällöin ei osata ajatella, että sosiaali­toimen rekisterissä saattaisi olla tärkeitä ja hoitoon vaikuttavia tietoja, eikä tehdä suos­tumusta. Tämän seurauksena tietoja ei nähdä. Tästä on käytännössä aiheutunut tilan­teita, joissa hoito lykkääntyy ratkaisevasti, kun tehdään uudelleen tutkimuksia, joiden vastaukset olisivat jo nähtävissä, jos suostumus pyydettäisiin. On myös tapahtunut päällekkäisten lääkitysten aloittamista ym. Näissä tapauksissa potilaan oikeus yksityi­syyden suojaan on tiedustelijan kertoman mukaan heikentänyt merkittävästi potilaan muita oikeuksia, esimerkiksi oi­keutta hyvään hoitoon. Yksikään kotihoidon asiakas ei tällaista halua.

Tiedustelija kertoi mietityn, olisiko tilanteeseen sellaista ratkaisua, joka poistaisi edellä kerrotut on­gelmat. Yhtenä keinona on suunniteltu sitä, että kotihoito siirrettäisiin hallin­nollisesti terveystoimen alaisuuteen, jolloin kotihoidon yksiköt olisivat terveystoimen yksi­köitä ja kuuluisivat terveystoimen rekisteriin. Tietosuojavaltuutetulta tiedusteltiin, onko tämä lain mu­kaan mahdollista (kysymys 1). Kotihoidossa työskentelee am­mattiryhmiä, esimerkiksi sosiaalipalveluohjaajat, joiden tehtävät eivät ole terveyden­huoltoa. Miten näiden työntekijöiden kirjaukset pitäisi hoitaa siinä tilan­teessa (kysymys 2).

Kotihoidon asiakkaiden kanssa tehdään aina hoidon alkuvaiheessa hoito- ja palvelusitoumus. Asiakas ottaa sitoumuksessa kantaa tietojen luovutukseen ja lähes poikkeuksetta suostuu tietojensa yhteiskäyttöön sosiaali- ja terveystoimen välillä kaupungin perusterveydenhuollon sisällä. Asiakas myös nimeää ne muut tahot, joille kotihoidon tietoja saa luovuttaa. Käytännössä lupa luovuttaa tietoja esim. sairaanhoito­piirille saadaan aina. Hoito- ja palvelusitoumus tallennetaan tietojärjestelmn, mutta se on vain lomakemuodossa, joten se ei teknisesti avaa tietojen näkyvyyttä rekisterien välil­le, vaan siihen vaaditaan suostumus, joka usein jää pyytämättä. Tiedustelija kertoi myös, että tietojärjestelmässä on teknisesti mahdollista määritellä kotihoidon yksiköille rekisterinpitäjäksi sekä kaupungin sosiaalitoimi että terveystoimi. Tämä poistaisi tekniset ongelmat tietojen katselusta. Tietoja katseltaisiin vain potilaan/asiakkaan luvalla. Tietosuojavaltuutetulta tiedusteltiin, voiko kotihoidon asiakas- ja potilastietojen käsittelyongelmia ratkaista edellä kuvatul­la tavalla (kysymys 3).

Tietosuojavaltuutetun kannanotto:

Tietosuojavaltuutettu viittasi aluksi tietosuojavaltuutetun kotisivuilla olevaan kannanottoon (1773/49/09) http://www.tietosuoja.fi/48607.htm, jonka alussa kerrotaan yleisesti potilastietojen ja sosiaalihuollon asiakastietojen käsittelyä koskevista säännöksistä ja jonka lopussa on myös seuraava kotihoitoa koskeva kysymys ja vastaus:

"Henkilötietojen käsittely kotihoidossa (yhdistetty kotipalvelu ja kotisai­raanhoito)
Käytännön ongelmia on aiheuttanut, että organisaatiot ovat ottaneet käyttöön yhteisen kotihoidon tietojärjestelmän (yleensä osana terveyden­huollon tietojärjestelmää), jolloin kotipalvelu kirjaa omat tietonsa siihen eikä niille välttämättä ole mitään omaa osaa, osarekisteristä puhumatta­kaan. Asialla on myös merkitystä tietojen säilyttämisen ja säilytysajan kannalta. Nyt 25 v / 112 v. Minkälaiset ohjeet tietojen käsittelylle?

Tietosuojavaltuutetun vastaus:

Vaikka eri toiminnat, esim. sosiaalihuoltoon kuuluva kotipalvelutoiminta ja terveydenhuoltoon kuuluva kotisairaanhoito, toiminnallisesti yhdistet­täisiin, se ei oikeuta saamaan rekisteritietoja toisesta rekisteristä ilman asianomaisen suostumusta tai lainsäädännöstä löytyvää perustetta. Asiakkaan suostumuksella voidaan kuitenkin muodostaa yhteinen koti­palvelun ja kotisairaanhoidon rekisteri siltä osin, kun se on toiminnalli­sesti perusteltua ja tarpeellista. Yhteisesti käytettävien tietojen osalta on ilmettävä, kuuluvatko ne kotipalvelurekisteriin vai kansanterveyslain mukaiseen potilasrekisteriin vai molempiin. Mikäli tiedoista muodoste­taan kokonaan uusi yhdistetyn kotihoidon rekisteri, tulee talletetuista tie­doista ilmetä, mitkä tiedot ovat sosiaalihuollon asiakastietoja ja mitkä potilastietoja. Potilastietojen osalta sovelletaan potilastietoja koskevia säännöksiä mm. tietojen salassapidosta, luovuttamisesta ja tietojen säily­tysajasta. Sosiaalihuollon asiakastietojen osalta sovelletaan niitä koske­via säilytysaikoja ja salassapito ja luovutussäännöksiä.

Vanhusten yhdistettyä kotihoitoa koskevan kokeilun (sosiaalihuoltolaki 2 a luku ja kansanterveyslaki 2a luku) piiriin kuuluvissa kunnissa voi­daan ilman asiakkaan tai potilaan suostumusta muodostaa yhteinen koti­hoidon rekisteri, jossa kuitenkin tulee olla määriteltynä, mitkä tiedot ovat potilastietoja ja mitkä sosiaalihuollon asiakastietoja. Sosiaalihuoltolain 2a luvun 12 f §:n mukaan kotihoidon asiakkaan terveyden- ja sairaanhoi­toa koskevien kotihoidon asiakirjojen laatimiseen, säilyttämiseen ja sa­lassapitoon sekä tietojen luovuttamiseen sovelletaan potilasasiakirjoja koskevia säännöksiä. Muiden asiakkaan kotihoitoa koskevien asiakirjo­jen laatimiseen, säilyttämiseen, salassapitoon sekä tietojen luovuttami­seen sovelletaan sosiaalihuollon asiakirjoja koskevia säännöksiä. Lisäksi kokeilua koskevan lainsäädännön nojalla ja mukaisesti voidaan mm. saa­da tietoja ilman asiakkaan suostumusta terveyskeskuksesta ja antaa tieto­ja sinne. Kokeilulaki oikeuttaa myös käyttämän tietoja yhdistetyn koti­hoidon sisällä työtehtävien edellyttämässä laajuudessa."

Edellä mainitussa vastauksessa mainittu kansanterveyslaki on osittain kumottu ja sen tilalle on tullut terveydenhuoltolaki. Kotihoidon kokeilua koskevat 2 a luvun säännök­set ovat kuitenkin edelleen voimassa ja vastaavat säännökset ovat myös sosiaalihuol­tolain 2 a luvussa. Kokeilu­laista löytyy lisätietoja myös sosiaali- ja terveysministeriön sivuilta http://www.stm.fi/sosiaali_ja_terveyspalvelut/sosiaalipalvelut/kotipalvelut.

Voidaanko kotihoito siirtää hallinnollisesti sosiaalitoimen alaisuudesta terveystoimen alaisuuteen (kysymys 1)? Miten esim. sosiaalipalve­luohjaajien ja muiden ei terveydenhuoltoa tekevien henkilöiden kirjaukset siinä ta­pauksessa tehtäisiin (kysymys 2)?

Kaupungin internet - sivujen mukaan kaupungilla on sosiaali- ja terveyslautakunta, jonka alais­ta toimintaa kotihoito on. Kyseessä on yhdistetty kotihoito, johon kuuluu sekä kotisai­raanhoito että kotipalvelu. Edellä mainitussa kannanotossa kerrotaan tarkemmin koti­hoitoon liittyvästä henkilötietojen käsittelystä.

Sosiaalihuollon puolella kotihoidon tiedot muodostavat sosiaalihuollon asiakasrekiste­rin, jossa ovat omina osioinaan kotipalvelun tiedot (sosiaalihuollon asiakastietoja) ja kotisairaanhoidon tiedot (potilastietoja).

Edellä mainitussa kannanotossa mainittu ns. kotihoidon kokeilulaki lähtee siitä, että yhdistetty kotihoito voi olla joko sosiaalitoimen tai terveystoimen alaista. Kummassa­kin tapauksessa tulee kuitenkin käsitellä eri osioinaan kotipalvelun ja kotisairaanhoi­don tietoja, vaikka ne olisivat samassa rekisterissäkin. Tämä johtuu kyseisten tietojen erilaisista salassapito-, luovutus- ja säilytysaikasäännöksistä.

Henkilötietolaki ei määrittele sitä, pitääkö kotihoidon olla sosiaalitoimen tai terveys­toimen alaista. Sosiaalihuoltolain 6 §:n mukaan sosiaalihuollon toimeenpanoon kuulu­vista tehtävistä huolehtii yksi tai useampi kunnan määräämä monijäseninen toi­mielin. Kyseisessä kaupungissä toiminta on joka tapauksessa sosiaali- ja terveyslautakunnan alaista, kuuluupa kotihoito hallinnollisesti sosiaalitoimeen tai terveystoimeen. Ainakin silloin, jos kaupunki kuuluu edellä mainitun kokeilulain piiriin, voi kotihoito olla terveystoimen alaisuudessa. Sosiaali- ja terveysministeriö opastaa tarkemmin sosiaali- ja terveydenhuollon palve­lun järjestämisestä.

Lainsäädännöstä ei löydy selvää vastausta siihen, miten kotipalvelun tietoja terveys­toimen alaisuudessa tulisi käsitellä ja rekisteröidä. Asia on siten tulkinnanva­rainen. Tietosuojavaltuutetun toimistossa oli aiemmin käsiteltävänä asia, joka koski terveyskeskuksessa annettavaan päihdetyöhön liittyvän sosiaalityön kirjaamista (2557/41/10), johon liittyen tietosuojavaltuutettu ei kuitenkaan saanut ministeriöltä pyytämäänsä lausuntoa. Koska kotipalvelun asiakastiedot ovat sosiaalihuollon asiakastietoja, ne olisi lienee selvintä tallettaa terveystoimen alaisuudessa omaan erilliseen rekisteriinsä.

Yksi vaihtoehto kerrottuun ongelmaan voisi olla liittyä edellä mainitun kotihoidon kokeilulain piiriin, ellei kaupunki jo siihen kuulu. Asiasta saa tarvittaessa li­sätietoja sosiaali- ja terveysministeriöltä, jolle kokeiluun mukaan haluavien kuntien tulee ilmoittautua. Mi­nisteriö hyväksyy kunnat mukaan kokeiluun. Kokeilulain sään­nökset mahdollistavat tietojen luovuttamisen terveyskeskuksen ja kotihoidon välillä il­man potilaan suostu­musta myös teknisen käyttöyhteyden avulla. Tämä helpottaa poti­laiden hoitoa erityi­sesti niissä tilanteis­sa, joissa potilas ei kykene antamaan suostu­musta.

Voidaanko kotihoidon rekisterinpitäjiksi määritellä sekä kaupungin sosiaalitoimi että terveystoimi (kysymys 3)? Tietosuojavaltuutetun käsityksen mukaan yhdistetyn kotihoidon rekisterinpito voidaan järjestää usealla eri tavalla. Yksi vaihto­ehto on tiedustelunne mukainen eli yhdistettyyn kotihoitoon kuuluvan kotipalvelun osalta ja sosiaalihuollon asiakastietojen osalta rekisterinpitäjäksi voidaan määritellä kyseessä olevasta sosiaalihuollon palvelusta vastaava toimielin eli kyseisessä kaupungissa ilmeisesti so­siaali- ja terveyslautakunta. Yhdistettyyn kotihoitoon kuuluvat kotisairaanhoidon tie­dot puolestaan voivat kuulua terveydenhuollon puolen rekisteriin. Terveydenhuollossa tietosuojavaltuutetun käsityksen mukaan rekisterinpitäjänä kuitenkin toimii terveyden­huollon toimintayksikkö, esimerkiksi terveyskeskus. Yhdistetyn kotihoidon tarkoituk­sen toteuttamiseksi lienee tarpeen saada ainakin jossain määrin tietoja myös kotipalve­lurekisteristä kotisairaanhoidolle ja toisin päin. Tietojen saantioikeus työtehtävien edellyttämässä laajuudessa voidaan järjestää kotihoidon asiakkaan/potilaan suostu­muksella. Silloin, jos kunta kuuluu edellä mainitun kotihoidon kokeilulain piiriin, tu­lee kotihoito kuitenkin määritellä joko sosiaalitoimen tai terveystoimen alaisuuteen kyseisten säännösten mukaisesti.

Terveydenhuoltolain 9 §:n mukaan sairaanhoitopiirin kuntayhtymän alueen kunnalli­sen perusterveydenhuollon ja erikoissairaanhoidon potilasasiakirjat muodostavat ter­veydenhuollon yhteisen potilastietorekisterin. Kyseisen pykälän mukaan edellä maini­tussa yhteisessä potilastietorekisterissä muiden rekisterinpitäjien tietojen katsomiseen ei tarvita potilaan suostumusta. Potilasta on kuitenkin informoitava asiasta ja hänellä on mahdollisuus kieltää tietojensa käyttö toisessa toimintayksikössä. Kyseisessä pykä­lässä on tarkempia säännöksiä siitä, miten tietojensaanti tulee toteuttaa.

Sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelyä kos­kevaa lainsäädäntöä ollaan uudistamassa. Sosiaali- ja terveysministeriössä on asetettu työryhmä (15.3.2013 STM016:00/2013), jonka tehtävänä on valmistella sosiaalihuol­lon asiakasasiakirjoja koskevaa lainsäädäntöä. Työryhmän tehtävänä on myös arvioida potilas- ja asiakasasiakirjoja koskevan nykyisen lainsäädännön eroavaisuuksia, niiden perusteita sekä mahdollisuuksia valmistella myöhemmin niitä koskevaa yhtenevää tai yhteistä lainsäädäntöä. Tietosuojavaltuutettu on lähettänyt tämän vastauksen tiedoksi kyseiselle työryhmälle, jotta esiin tuotu ongelma voitaisiin ottaa huomioon lainvalmistelutyössä.

Sovellettavat säännökset:

Henkilötietolaki (523/1999) 3 § 3 k ja 4 k ja 6-7 §
Sosiaalihuoltolaki (710/1982) 1 §, 6 § ja 2 a luku
Kansanterveyslaki (66/1972) 2 a luku
Terveydenhuoltolaki (1326/2010) 9 §
Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (812/2000) 2 §, 3 §, 14, 16 §
Laki potilaan asemasta ja oikeuksista (785/1992) 1 §, 2 § 1- 2 k ja 5 k, 13 §

 
Julkaistu 27.1.2014