Korjauspyynnön jättäminen

Henkilötietolain 29 §:n mukaan rekisterinpitäjän velvollisuus on oma-aloitteisesti sekä myös rekisteröidyn pyynnöstä korjata henkilörekisteriin sisältyvät virheelliset tiedot. Tiedon korjaamista koskevan pyynnön ei välttämättä tarvitse olla kirjallinen. Rekisterinpitäjän tulee ja sen intressissä on ryhtyä toimenpiteisiin jo suullisesti esitetyn pyynnön perusteella. Virheellisen tiedon käytöstä ja luovuttamisesta on henkilötietolain 47 §:ssä sdetty vahingonkorvausvastuu.

Sekä rekisteröidyn että rekisterinpitäjän oikeusturvan kannalta on useimmiten kuitenkin tarpeen, että korjausvaatimus pyydetään ja toimitetaan kirjallisena ja perusteltuna sekä riittävän yksilöitynä. Rekisterinpitäjän tulee ohjata rekisteröityä yksilöimään korjausvaatimuksessaan muun muassa sanatarkasti ne tiedot, jotka hän haluaa poistettavaksi kokonaan taikka muutoin oikaistavaksi sekä esittämään tällöin sanatarkasti korvaavan tekstin.

Rekisterinpitäjän tulee varmistua, että se asioi oikean henkilön kanssa. Tiedon korjaamisasia voidaan hoitaa rekisteröidyn toimeksiantona ja tällöin saadaan ykilöidyllä valtakirjalla käyttää asiamiestä.

Henkilötietolain 29 §:n mukana tiedon korjaaminen tulee tehdä ilman aiheetonta viivytystä. Rekisterinpitäjän asiana on määritellä ja suunnitella tarkoituksenmukaiset menettelytavat, jotta tiedon korjaaminen voidaan toteuttaa lain edellyttämässä ajassa. Tähän liittyen on syytä suunnitella ja määritellä:

  • kuka vastaanottaa ja miten korjausvaatimuksia koskevat pyynnöt
  • kuka päättää tiedon korjaamisesta
  • kuka toteuttaa tiedon korjaamisen
  • millä tavoin tieto korjataan ja miten siitä ilmoitetaan
  • mitä ohjeita asiasta annetaan ja miten henkilökuntaa koulutetaan asiaan
  • miten valvonta toteutetaan

 
Julkaistu 3.4.2002