Käyttöoikeuksien myöntäminen lukion henkilökunnalle oppilaitoksen opiskelijarekisteriin

28.06.2011

Tietosuojavaltuutetun vastaus:

Yksityisyyden suojan kannalta keskeinen periaate on, että jokainen työntekijä voi käsitellä vain sellaisia henkilötietoja, joita hän tarvitsee työtehtävissään. Perusoletuksena on, että opettaja voi käsitellä sellaisten opiskelijoiden tietoja, joita hän opettaa. Opiskelijan tietoja voi käsitellä vain siinä määrin, kun työtehtävät sitä edellyttävät. Koska käyttöoikeudet myönnetään työtehtävien perusteella, henkilötietojen käsittelyn tulee olla työtehtävien kannalta tarpeellista ja perusteltua. Ohjaus perustuu henkilötietolain 5 §, 6 §, 7 §, 9 § ja 32 §:ään (kts. myös lukiolaki 32 § ja laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 24 §).

Lukio-opetuksesta säädetään lukiolaissa. Opettajilla saattaa olla jossain työtehtävissä tarpeellista ja asiallisesti perusteltua käsitellä laajemminkin opiskelijoiden henkilötietoja. Ensin tulee kuitenkin arvioida, onko työtehtävä suoritettavissa ilman henkilötietoja, esimerkiksi tilastotietoja hyväksi käyttäen. Jos näin on, henkilötietoja ei ole perustetta käsitellä. Työtehtävien kannalta ei myöskään välttämättä ole tarpeellista nähdä kaikkia opiskelijasta kerättyjä tietoja. Työtehtäviin liittyvä henkilötietojen käsittelyn tarve tulee sen vuoksi analysoida tarkemmin myönnettäessä käyttöoikeuksia työntekijälle.

Tietojenkäsittelyjärjestelmät on tehty palvelemaan ihmistä. Järjestelmiä käytettäessä on kunnioitettava yksilöiden perusoikeuksia ja -vapauksia, kuten oikeutta yksityisyyteen (Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivi 95/46/EY annettu 24 päivänä lokakuuta 1995, yksilöiden suojelusta henkilötietojen käsittelyssä ja näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta). Henkilötietolain periaatteena on henkilötietojen käsittelyn minimointi. Henkilötietojen käsittelyn tarve liittyy rekisterinpitäjän toimintaan, ei tietojärjestelmän rakenteeseen. Henkilötietojen käsittelystä (myös käyttöoikeuksien myöntämisestä) vastaa rekisterinpitäjänä koulutuksen järjestäjä (HTL 3 § 4 kohta, lukiolain 3 §).

 
Julkaistu 27.1.2014