Henkilötietojen käsittely rekrytointimenetelmiä käytettäessä

Dnro 1747/44/2006 (4.5.2009)

Asian kuvaus ja saadut selvitykset:

Rekisterinpitäjä A oli käyttänyt konsulttiyhtiö B Oy:n palveluksia ja rekrytointimenetelmää, jossa hakija joutui kertomaan muiden hakijoiden kuullen itseään koskevia henkilötietoja. A lähetti tietosuojavaltuutetulle selvityksensä, jonka liitteeksi se oli hankkinut B Oy:n selvityksen samasta asiasta. Näitä vastauksia myös tietosuojavaltuutettu referoi tarvittaessa.

1. Onko A hankkinut kyseisiä lehtikirjoituksessa mainittuja rekrytointipalveluja B Oy:ltä?
A vastasi käyttäneensä näitä palveluja useita kertoja vuoden 2006 aikana.

2. Pitääkö paikkansa lehtikirjoituksen tieto siitä, että työnhakijat joutuvat ilmaisemaan itseään koskevia tietoja toisten hakijoiden läsnä ollessa?
Vastauksessansa A kertoi, että työnhakijat joutuvat ilmaisemaan oman nimensä. Sen sijaan syntymäaikaa, ammattia, koulutusta tai asianomaisen henkilökohtaisia tietoja ei pyydetä esittämään. Asiaa kuvattiin tarkemmin B Oy:n lausunnossa.

3. Minkälaisesta menetelmästä on kysymys?
Vastaukseen oli oheistettu B Oy:n selvityksen heidän käyttämästään menetelmästä. Siinä oli mukana selvitys yhtiön käyttämästä PIRT -valintaprosessista.

4. Millä tavalla näin kerättyjä tietoja käsitellään?
Vastauksesta ilmeni, että A:n valintaraadin jäsenet tuhoavat mahdolliset henkilökohtaiset muistiinpanonsa valintaprosessin päätyttyä. B Oy:ltä saatu henkilöarviointilausunto on raadin jäsenten käytettävissä. Yksi kappale tästä lausunnosta säilytetään lukitussa tilassa vuoden ajan siltä varalta, että joku hakijoista hakee muutosta päätökseen tai nostaa siitä siviilikanteen. B Oy säilyttää hakijoiden tuottamat kirjalliset dokumentit kaksi vuotta samoin kuin henkilöarvion sisältäv lausunto. Konsulttien henkilökohtaiset muistiinpanot tuhotaan toimeksiannon päätyttyä.

5. Onko kysymys mahdollisesti yksityisyyden suojasta työelämässä annetun lain 13 §:ssä tarkoitetusta henkilöarvioinnista?
Tähän vastattiin myöntävästi.

6. Minkälaisen sopimuksen A on tehnyt B Oy:n kanssa työnhakuun liittyvien henkilötietojen käsittelystä? Onko A tietoinen käytetyistä menetelmistä ja miten sopimuksessa on asiasta sovittu sekä miten muutoin sopimuksessa on määritelty työnhakijatietojen keräämisestä ja käsittelystä?
Vastaukseen oheistettiin viimeisin rekrytointisopimus ja todettiin, että siinä ei ole erityistä kohtaa työnhakuun liittyvien henkilötietojen käsittelystä.

7. Miten työnhakijoiden henkilötietolain 24 §:ssä tarkoitetusta informoinnista on huolehdittu ja miten/kuka informoinnista huolehtii.
Rekrytointiprosessiin sisältyvästä henkilöarvioinnista informoi B Oy. A:n tekemästä työntekijävalinnasta informoi esittelijänä toiminut viranhaltija. Yhteenvetona todettiin, että A:n kokemus B Oy:n kanssa tehdystä yhteistyöstä oli ollut myönteinen ja A katsoi toimineensa rekrytointiprosessissa kaikin tavoin lain mukaisesti.

Tietosuojavaltuutetun vastaus:

Asian arvioinnista yleensä

Tietosuojavaltuutettu otti kantaa asiaan henkilötietolain ja yksityisyyden suojasta työelämässä annetun lain noudattamisen kannalta.

Tietosuojavaltuutetusta on selvää, että A:lla on yksityisyyden suojasta työelämässä annetun lain 3 §:n nojalla oikeus käsitellä kaikkien työnhakijoiden henkilötietoja siinä määrin kuin se on lainkohdan nojalla tarpeellista harkitessaan palvelussuhteeseen ottamista. Ei ole tullut ilmi perusteita epäillä, että olisi käsitelty sellaisia henkilötietoja, joita A:lla rekrytoijana ei olisi oikeutta käsitellä.

Henkilötietolain 24 §:n tarkoittamaa informointia tietosuojavaltuutettu piti myös asianmukaisena. Vastuu informoinnista on A:lla, mutta käytännön informointi on voitu siirtää B Oy:n tehtäväksi.

Kysymys on ensinnäkin siitä, onko henkilötietoja luovutettu muille hakijoille ja toiseksi siitä, kuinka on varmisttu yksityisyyden suojasta työelämässä annetun lain 13 §:n mukaisesti käytetyn testausmenetelmän luotettavuudesta.

Asian arviointi henkilötietolain noudattamisen kannalta

Kysymykseen 2 annetussa vastauksessa kerrotaan, että hakijoilta on kysytty vain heidän nimensä, jotka näin ovat tulleet kaikkien muidenkin hakijoiden tietoon. Nimen kysymisestä kaikkien kuullen tietosuojavaltuutetulla ei ole huomautettavaa.

Väite siitä, että muita henkilötietoja ei kysytä, ei saadun selvityksen mukaan pidä paikkaansa. B Oy:n selosteessa Ryhmätilanteen rakenne näkyy, että ryhmätilanteessa selvitetään erittäin paljon työntekijän henkilökohtaisia ja yksityisyyteen liittyviä asioita.

Kohtiin 2 ja 3 on mahdotonta vastata kertomatta henkilökohtaisista ominaisuuksistaan. Kohtaan 4 vastatessa on käytännössä pakko kertoa, missä ammatissa tällä hetkellä toimii. Kohdassa 8 kysytään aivan suoraan henkilökohtaisista ominaisuuksista. Muissa kohdissa kysellään samantapaisia asioita. Itse asiassa voidaan sanoa, että koko ryhmätilanne perustuu henkilökohtaisten ominaisuuksien arviointiin kaikkien kuullen.

PIRT-valintaprosessin kuvauksen kohdan 4 mukaan valintaraati antaa ryhmätilanteessa suullisen reflektion jokaisesta osallistujasta ja jokainen osallistuja antaa suullisen reflektion raadin palautteeseen ryhmätilanteessa. Nämä kaikki tiedot tulevat siis kaikkien hakijoiden tietoon.

Kysymyksen kohdassa 6 todetaan, että siinä ei ole erityistä kohtaa työnhakuun liittyvien henkilötietojen käsittelystä. Kerrotaan, että henkilötietojen käsittely on kyllä ollut esillä B Oy:n edustajan kanssa käydyssä keskustelussa.

Keskustelussa on todettu valintaprosessiin liittyvien asiakirjojen luottamuksellisuus sekä niiden hävittäminen ja säilyttäminen. Millään tavalla ei ole edes pyritty ohjeistamaan B Oy:n edustajaa henkilötietojen käsittelystä.

Kysymyksessä 4 vastataan, kuinka tietoja käsitellään. Todetaan muun ohella, että raadin jäsenetkin tuhoavat omat muistiinpanonsa. Kuitenkin luultavasti myös työnhakijat tekevät omia muistiinpanojaan. Selvityksen mukaan ei ole mitään keinoa estää näitä toisten henkilötiedoista tehtyjä muistiinpanoja joutumasta mihin tahansa.

Asian arviointi yksityisyyden suojasta työelämässä annetun lain noudattamisen kannalta

Yksityisyyden suojasta työelämässä annetun lain 13 §:n mukaan työnantajan on varmistettava, että henkilö- ja soveltuvuusarviointeja tehtäessä käytetään luotettavia testausmenetelmiä, testien suorittajat ovat asiantuntevia ja testauksella saatavat tiedot ovat virheettömiä.

Vastauksesta selviää, että tätä ei ole edes yritetty selvittää. Tähän viittaa muun muassa se, että kysymyksessä 2 viitataan vain B Oy:n selvitykseen aivan kuin voitaisiin siirtää vastuu sille.

Tietosuojavaltuutetun kannanotto

Tietosuojavaltuutettu katsoi, että käyttämällä testausmenetelmää, jossa työnhakija joutuu kertomaan yksityisasioitaan toisten kuullen, rekisterinpitäjä A on laiminlyönyt noudattaa henkilötietolain 5 §:n tarkoittamaa huolellisuutta henkilötietojen käsittelyssä.

Valtuutettu katsoi, että A on laiminlyönyt yksityisyyden suojasta työelämässä annetun lain
13 §:n mukaan varmistaa käyttämiensä henkilö- ja soveltuvuusarviointien testausmenetelmien luotettavuuden, testien suorittajien asiantuntevuuden ja testauksella saatavien tietojen virheettömyyden. Vaikutti siltä, että A ei ollut tietoinen siitä, että nämä asiat olisi tullut selvittää.

Tietosuojavaltuutettu ei ryhtynyt muihin toimenpiteisiin kuin että huomautti A:ta asiasta vastaisen varalle. B Oy:n käyttämän testausmenetelmän asianmukaisuuteen sinänsä valtuutettu ei ottanut kantaa .

Sovelletut lainkohdat:
Henkilötietolain 3 §, 5 §, 24 §, 40 §, yksityisyyden suojasta työelämässä annetun lain 13 §

 
Julkaistu 27.1.2014