Henkilötiedot seurakuntaneuvoston pöytäkirjassa

Dnro 417/452/2013

Asia:

Seurakunnan jäsen otti yhteyttä tietosuojavaltuutetun toimistoon kertoen tehneensä seurakunnan kirkkoherrasta kantelun tuomiokapitulille. Kirkkoherra oli vireille saattajan mukaan jakanut kantelun seurakuntaneuvoston kokousväelle, ja kantelu on liitetty seurakuntaneuvoston julkiseen pöytäkirjaan. Kantelussa näkyivät vireille saattajan nimi- ja osoitetiedot. Pöytäkirjaa ei kuitenkaan oltu julkaistu internetissä.

Vireille saattaja halusi tietää, oliko asiassa toimittu tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

Tietosuojavaltuutetun vastaus:

Seurakuntaneuvostolla on oikeus käsitellä sen päätösvaltaan kuuluvia salassa pidettäviäkin asioita. Seurakunnan toimielimen pöytäkirjaa ei yleensä voida pitää henkilörekisterinä. Kirkkolain 25 luvun 8 §:n mukaan kirkollishallinnossa sovelletaan pääsääntöisesti viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettua lakia. Tämän nk. julkisuuslain säännökset ovat henkilötietolain säännöksiin nähden ensisijaisia. Pelkästään julkisia henkilötietoja sisältävien pöytäkirjojen laatiminen ja muu ei-automaattinen käsittely kirkollishallinnossa perustuukin henkilötietolain sijaan ensisijaisesti kirkkolain ja julkisuuslain säännöksiin.

Kirkkolain 25 luvun 3 §:ssä on säädetty seurakuntaneuvoston velvollisuudesta pitää pöytäkirjansa yleisesti nähtävänä. Nähtävänäpitovelvollisuutta toteutettaessakin on toki tarpeen ottaa huomioon muun muassa yksityisyyden suojan tarve.

Nyt käsillä olevassa tapauksessa laadittu pöytäkirja ei sisältänyt salassa pidettäviä tai ar-kaluonteisia tietoja. Vireille saattajan tekemä kantelu oli liitetty pöytäkirjaan liitteenä, jota ei seurakuntaneuvoston antaman tiedon mukaan automaattisesti toimiteta pöytäkirjaa pyytäville henkilöille. Jos siis joku tuota liitteenä olevaa kanteluasiakirjaa nähtäväkseen pyytäisi, seurakuntaneuvosto joutuisi erikseen arvioimaan, annetaanko siitä tietoa vai ei.

Tietosuojavaltuutetun toimivaltaan ei kuulu ohjata seurakuntaneuvoston pöytäkirjan laatimista ja sisältöä. Samoin tietosuojavaltuutetun toimivaltaan ei kuulu kirkkolain mukaisen nähtävänäpitovelvollisuuden ja julkisuuslain mukaisen asiakirjajulkisuuden ohjeistaminen. Julkinen pöytäkirja ei toki saa sisältää salassa pidettäviä tietoja. Tietosuojavaltuutettu ei kuitenkaan voi ohjata seurakuntaneuvostoa sen harkitessa, mitä pöytäkirjaan merkitään ja ovatko pöytäkirjan liitteenä olevat tiedot julkisuuslain perusteella julkisia vaiko eivät. Kukin julkisyhteisö tulkitsee julkisuuslakia itse omassa toiminnassaan myös pöytäkirjojen ja niiden liitteiden laatimisen ja julkisuuden osalta.

Toki, vaikka seurakuntaneuvoston tuottamassa pöytäkirjassa olevat henkilötiedot eivät olisikaan salassa pidettäviä tai arkaluonteisia, seurakunnan on asiakirjoja laatiessaan samoin kuin tietoa niistä antaessaan joka tapauksessa tarpeen ottaa huomioon julkisuus- ja tiedotustarpeiden lisäksi asiaan liittyvät yksityisyyden suojan tarpeet. Sekä oikeus yksityiselämän suojaan että julkisuusperiaate julkisyhteisön toiminnassa ovat perustuslain säätämiä perusoikeuksia. Seurakunnan julkisuuspolitiikassa on hyvän tiedonhallinnankin tavoitteiden mukaista ottaa huomioon kaikki asiaan liittyvät perusoikeusintressit ja niistä johtuvat vaatimukset.

Tietosuojavaltuutettu totesi lopuksi, että koska tuomiokapituli jo tutki kyseistä kirkkoherraa koskevaa kanteluasiaa, niin voisi olla tarkoituksenmukaista että tuomiokapitulia pyydettäisiin samalla arvioimaan myös kirkkoherran ja seurakuntaneuvoston menettelyä tietosuojavaltuutetulta tiedustellussa asiassa.

 
Julkaistu 8.7.2014