Analyyttisten palkkausjärjestelmien arviointitiedoista muodostuvista rekistereistä

Dnro 1834/03/2013

Asia:

Toimihenkilöiden työehtosopimuksilla sovituissa analyyttisissa palkkausjärjestelmissä arvioidaan työtehtävien vaativuutta sekä toimihenkilön henkilökohtaista pätevyyttä ja suoriutumista tehtävästä. Tehtävien vaativuuden arvioinnit perustuvat palkkausjärjestelmissä sovittuihin arviointijärjestelmiin. Arviointijärjestelmissä tehtävät pisteytetään vaativuutensa mukaan eri arviointitekijöiden pohjalta. Arviointitekijöiden määrä vaihtelee eri työehtosopimuksissa. Arvioinnissa muodostuu jokaiselle toimihenkilölle tehtäväkohtainen pisteytys, jonka pohjalta henkilön tehtävän vaativuuden mukainen palkka määräytyy.

Henkilökohtaisen pätevyyden ja suoriutumisen arvioinnissa ei työehtosopimuksilla ole sovittu tiettyä vakiomuotoista arviointijärjestelmää, vaan yritykset voivat sen vapaasti päättää työehtosopimuksen reunaehtojen puitteissa. Arviointijärjestelmistä syntyy aina joko numeraalinen tai sanallinen arviointi jokaisesta toimihenkilöstä. Tämän arvioinnin pohjalta muodostuu henkilön henkilökohtainen palkanosa. Lausuntopyynnön liitteenä on mallina analyyttisesta palkkausjärjestelmästä Kemianalan toimihenkilöiden palkkausjärjestelmän ylläpito-ohjeet. Ammattiliitto Pro pyysi tietosuojavaltuutetulta lausuntoa seuraavista kysymyksistä:

1) Muodostaako palkkausjärjestelmien tehtävien vaativuuden pisteytyksissä syntyvä pisterekisteri henkilötietorekisterin?

2) Muodostavatko henkilökohtaista pätevyyttä arvioitaessa syntyvät arviointitiedot (numeraaliset tai sanalliset) henkilötietorekisterin?

3) Onko yksittäisellä työntekijällä oikeus pyytää nähtäväkseen yllä mainituissa rekistereissä olevat henkilökohtaiset tietonsa?

Tietosuojavaltuutetun vastaus ja yleinen ohjaus:

Henkilötiedon käsitteestä ja henkilörekisterin määritelmästä

Henkilötietolain (523/1999) 2 §:n säännöksiä sovelletaan henkilötietojen automaattiseen tietojen käsittelyyn. Myös muuhun henkilötietojen käsittelyyn sovelletaan tätä lakia silloin, kun henkilötiedot muodostavat tai niiden on tarkoitus muodostaa henkilörekisteri tai sen osa.

Henkilötietolain 3 § 1 kohdan mukaisesti työntekijän henkilötiedolla tarkoitetaan kaikenlaisia työntekijän ominaisuuksia tai elinolosuhteita kuvaavia merkintöjä. Henkilötieto voi olla kirjallinen tai koneellisesti, sähköisesti tai optisesti tai magnetoimalla talletettu tieto, mutta ei yksinomaan suullinen tieto, ellei se perustu rekisteriin tallennettuun tietoon.

Henkilötietolain 3 §:n 3 kohdan mukaan henkilörekisterillä tarkoitetaan käyttötarkoituksensa vuoksi yhteenkuuluvista merkinnöistä muodostuvaa henkilötietoja sisältävää tietojoukkoa, jota käsitellään osin tai kokonaan automaattisen tietojenkäsittelyn avulla taikka joka on järjestetty kortistoksi, luetteloksi tai muulla näihin verrattavalla tavalla siten, että tiettyä henkilöä koskevat tiedot voidaan löytää helposti ja kohtuuttomitta kustannuksitta.

Siltä osin kun kysymyksessä on palkkausjärjestelmien esim. tehtävien vaativuuden pisteytykset tai tehtäväkohtaisten vaatimusten kuvailut tai vaativuusluokat taikka arviointitekijöiden pisteytykset sellaisenaan liittyen itse tehtävään tai tehtävänkuvaan, ilman että tiedot on yhdistetty luonnolliseen henkilöön, ei kyseessä vielä ole henkilötietojen käsittely.

Kun palkkausjärjestelmien mukaan määräytyvät työntekijää koskevat palkka- ja arviointitiedot pisteytyksineen taikka muut merkinnät yhdistetään tai ovat yhdistettävissä luonnolliseen henkilöön/työntekijään, on tällöin kyseessä henkilötietojen käsittely ja ne kuuluvat kunkin työnantajan henkilöstöhallinnon rekisteriin tai ne muodostavat henkilöstöhallinnon rekisterin tai sen osan.

Tietosuojavaltuutettu ohjasi henkilötiedon käsitteen osalta tutustumaan myös EU:n WP 29 tietosuojatyöryhmän (tietosuojadirektiivin 29 artiklan mukainen kansallisista tietosuojavaltuutetuista muodostettu työryhmä) WP 136, 20.6.2007,lausuntoon 4/2007 henkilötietojen käsitteestä, jossa on tulkittu henkilötiedon määritelmää ja sitä, mitä henkilötietodirektiivin henkilötiedolla tarkoitetaan:

Työntekijää koskeva arviointi ja tarpeellisuusvaatimus sekä henkilötietojen käsittely

Henkilötietolain (523/1999) 8.1 §:n 5 kohdan mukaan työnantajalla on oikeus käsitellä asiallisen yhteyden vuoksi palvelussuhteessa olevien työntekijöiden henkilötietoja.

Laki yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004) 3 §:n mukaan työnantaja saa käsitellä vain työntekijän työsuhteen kannalta välittömästi tarpeellisia henkilötietoja, jotka liittyvät työsuhteen osapuolten oikeuksien ja velvollisuuksien hoitamiseen ja työnantajan työntekijöille tarjoamiin etuuksiin taikka johtuvat työtehtävien erityisluonteesta. Tästä tarpeellisuusvaatimuksesta ei voida poiketa edes työntekijän suostumuksella.

Tietosuojavaltuutettu on aikaisemmissa kannanotoissaan (mm. dnro 287/451/2003 ja 132/41/2006) todennut, mm. että kehityskeskusteluissa käydyt neuvottelut sekä niissä tapahtuvat esimiehen suorittamat arviot työntekijöistä taikka esimiehen ja alaisen väliset keskinäiset arvioinnit tai itsearvioinnit esim. palkkauksen perusteen arviointia varten, jotka merkintöjen, muistion tai muun asiakirjan muodossa tallennetaan tai on tarkoitus tallentaa työnantajan henkilötietolain 3 § 3 kohdan tarkoittamaan henkilörekisteriin tai henkilöstöhallinnon tietojärjestelmiin, voidaan katsoa olevan työnantajan henkilöstöhallinnon henkilörekistereissä olevia työntekijöitä koskevia henkilötietoja.

Kehityskeskustelujen ja arviontien yhteydessä hankittavien henkilötietojen käsittelyyn liittyy olennaisesti henkilötietolain perusteluissa HE 96/1998 esitetty yksityisyyden suojaan kuuluva oikeus kunniaan ja oikeus tulla arvostetuksi oikeiden ja oleellisten tietojen perusteella. Henkilötietolain 6 §:n asianmukaisuusvaatimuksen mukaisesti henkilötietojen käsittelyn tulee olla asiallisesti perusteltua rekisterinpitäjän toiminnan kannalta.

Henkilötietolain 7 §:n käyttötarkoitussidonnaisuusvaatimuksen mukaisesti henkilötietojen käsittelyn tarkoitus tulee määritellä siten, että siitä ilmenee, minkälaisten rekisterinpitäjän tehtävien hoitamiseksi henkilötietoja käsitellään eikä tiettyyn tarkoitukseen kerättyjä tietoja saa käyttää muuhun tarkoitukseen. Henkilötietolain 9 § 2 momentin mukaan rekisterinpitäjän on huolehdittava siitä, ettei virheellisiä, epätäydellisiä ja vanhentuneita henkilötietoja käsitellä (virheettömyysvaatimus). Rekisterinpitäjän velvollisuutta arvioitaessa on otettava huomioon henkilötietojen käsittelyn tarkoitus sekä käsittelyn merkitys rekisteröidyn yksityisyyden suojalle.

Tietosuojavaltuutettu on lisäksi kannanotossaan 759/452/2003 todennut, että arvioinnin ja kehityskeskustelun perusteella laadittavan muistion tai muun asiakirjan sisältävien merkintöjen tulee täyttää em. laki yksityisyyden suojasta työelämässä 3 §:ssä säädetty tarpeellisuusvaatimus. Arvioinnin tarkoitus liittyy työsuhteen osapuolten oikeuksien ja velvollisuuksien hoitamiseen sekä usein myös työnantajan työntekijöille tarjoamiin etuuksiin, kuten lisäkoulutukseen. Valtuutetun käsityksen mukaan työnantajan palkkausjärjestelmän mukaisen työntekijän henkilökohtaisen palkanosan maksaminen arvioinnin perusteella on sellainen tieto, joka liittyy työsuhteen osapuolten oikeuksien ja velvollisuuksien hoitamiseen. Työnantajan olisi syytä laatia sellainen arviointilomake tai pohjapaperi, joka täyttää 3 §:n tarpeellisuusvaatimuksen.

Tietosuojavaltuutettu on lisäksi em. kannanotossaan todennut, että esimiehen ja alaisen kehityskeskustelun ja arvioinnin keskeinen luonne on sen luottamuksellisuus, jota tulee työyhteisössä vaalia ja ylläpitää siten, että arviointikeskusteluissa käydyt sekä suulliset keskustelut sekä aineisto säilyvät luottamuksellisena. Arviointikeskustelun alussa olisi syytä ilmoittaa työntekijälle, mitä henkilötietoja tullaan käsittelemään, miksi ja mitä tarkoitusta varten ne ovat tarpeellisia ja mitkä tahot tai yksiköt organisaation sisällä, esimerkiksi henkilöstöosasto, hallinto-osasto, yksikön johtajat tai esimiehet, tulevat nämä tiedot saamaan. Edellyttäen, että arviointimuistiot kootaan vähintään henkilötietolain 3 § 3 kohdan mukaiseen manuaaliseen henkilörekisteriin tai niitä käsitellään edes osittain automaattisen käsittelyn avulla, kuuluu tunnistettavia ihmisiä koskevat, arviointien perusteella tallennetut merkinnät tai muistioille tai muille asiakirjoille tallennetut merkinnät henkilötietolain soveltamisalaan, joiden suunnittelusta, käyttötarkoituksen määrittelystä ja suojaamisesta työnantajan on lisäksi huolehdittava henkilötietolain 5-7 §:ien, 9 §:n, 32 §:n ja 33 §:n mukaisesti.

Työnantajan on tietojen keräämisen yhteydessä määriteltävä laki yksityisyyden suojasta työelämässä 3 §:n ja henkilötietolain 5-7 §:ien ja 9 §:n mukaisesti tietojen käsittelyn tarpeellisuus, minkälaisten tehtävien hoitamiseksi henkilötietoja kerätään sekä keillä henkilöillä organisaatiossa on työtehtäviensä vuoksi oikeus käsitellä kyseisiä työntekijöiden henkilötietoja. Mm. työnantajan tekemät arviot työtekijöistä saattavat olla tarpeellisia esimerkiksi esimiesten tai henkilöstöhallinnon asioita hoitavien henkilöiden työtehtävien hoitamisessa ja työntekijöiden työsuhdetta koskevia päätöksiä tehtäessä ja toimeenpantaessa organisaation sisällä.

Henkilötietolain 32 §:ssä säädetään työnantajalle rekisterinpitäjänä velvollisuus suojata tarpeellisin teknisen ja organisatorisin toimin henkilötiedot asiattomalta pääsyltä tietoihin ja vahingossa tai laittomasti tapahtuvalta tietojen hävittämiseltä, muuttamiselta, luovuttamiselta, siirtämiseltä taikka muulta laittomalta käsittelyltä.

Henkilötietolain 33 §:ssä säädetään vaitiolovelvollisuudesta. Se, joka on henkilötietojen käsittelyyn liittyviä toimenpiteitä suorittaessaan saanut tietää jotakin toisen henkilön ominaisuuksista, henkilökohtaisista oloista tai taloudellisesta asemasta, ei saa tämän lain vastaisesti sivulliselle ilmaista näin saamiaan tietoja. Arkaluonteisia tai muitakaan henkilötietoja ei saa ilmaista tai luovuttaa sivullisille henkilöille, jotka eivät tarvitse niitä työtehtäviensä suorittamisessa.

Laki yksityisyyden suojasta työelämässä 24 §:n säädetyn rangaistussäännöksen mukaan lain vastaisesta henkilötietojen käsittelyä koskevasta rikkomuksesta tuomitaan työnantaja tai tämän edustaja samalla rangaistusasteikolla ja samasta teosta kuin tuomitaan henkilötietolain vastaavista rikkomisesta. Henkilörekisteririkoksesta tuomitaan rikoslain (39/1889) 38 luvun 9 §:n mukaan joko sakkoon tai vankeuteen yhdeksi vuodeksi. Teolla tulee loukata työntekijän yksityisyyden suojaa tai sen tulee aiheuttaa työntekijälle muuta vahinkoa tai olennaista haittaa. Teko edellyttää tahallisuutta tai törkeää huolimattomuutta käsiteltäessä työntekijän henkilötietoja niiden käyttötarkoituksen vastaisesti tai rikottaessa tietojen tarpeellisuusvaatimusta.

Työntekijän tarkastusoikeus

Tietosuojavaltuutettu on myös aiemmissa edellä mainituissa kannanotoissaan todennut, että asiassa on lisäksi erityisesti kysymys rekisteröidyn/työntekijän tarkastusoikeuden toteuttamisesta, johon sovelletaan laki yksityisyyden suojasta työelämässä 4 § 2 momentin mukaisesti henkilötietolain säännöksiä. Valtuutettu katsoi, että jokaisella työntekijällä on oikeus tarkastaa työnantajan määräysvaltaan kuuluviin henkilörekistereihin talletetut itseään koskevat tiedot, mukaan lukien työnantajan luomat tai laatimat arviot, ellei laissa säädetystä poikkeuksesta muuta johdu. Tämä oikeus liittyy kiinteästi oikeuteen tulla arvioiduksi oikeiden ja oleellisten tietojen perusteella. Henkilötietolain 26 §:n mukaan jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja. Rekisterinpitäjän on samalla ilmoitettava rekisteröidylle rekisterin säännönmukaiset tietolähteet sekä, mihin rekisterin tietoja käytetään ja säännönmukaisesti luovutetaan. Henkilötietolain 27 §:ssä säädettyjä tarkastusoikeuden poikkeuksia tulee tulkita suppeasti.

Henkilötietolain 28 §:n mukaan sen, joka haluaa tarkastaa itseään koskevat tiedot, on esitettävä tätä tarkoittava pyyntö rekisterinpitäjälle omakätisesti allekirjoitetussa tai sitä vastaavalla tavalla varmennetussa asiakirjassa tai henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona. Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä varattava rekisteröidylle tilaisuus tutustua 26 §:ssä tarkoitettuihin tietoihin tai annettava tiedot pyydettäessä kirjallisesti. Tiedot on annettava ymmärrettävässä muodossa. Jos rekisterinpitäjä kieltäytyy antamasta tietoja, hänen on annettava tästä kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Tarkastusoikeuden epäämisen veroisena pidetään sitä, että rekisterinpitäjä ei ole kolmen kuukauden kuluessa pyynnön esittämisestä antanut kirjallista vastausta rekisteröidylle. Tämän jälkeen rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Mikäli tapauksessanne on kyseessä erillisellä henkilöarviointitestillä tai soveltuvuusarviointitestillä tapahtuva työntekijän arvioiminen, tulee lisäksi sovellettavaksi laki yksityisyyden suojasta työelämässä 13 §. Työntekijää voidaan hänen suostumuksellaan testata henkilö- ja soveltuvuusarvioinnein työtehtävien hoidon edellytysten tai koulutus- ja muun ammatillisen kehittämisen tarpeen selvittämiseksi. Tällaisen testauksen voi suorittaa työnantaja, työnantajan edustaja tai jokin ulkopuolinen tällaiseen toimintaan erikoistunut taho. Työnantajan on varmistettava, että testejä tehtäessä käytetään luotettavia testausmenetelmiä ja niiden suorittajat ovat asiantuntevia ja testauksella saadut tiedot ovat virheettömiä. Tietojen virheettömyyttä varmistettaessa on otettava huomioon testausmenetelmä ja sen luonne.

Työnantajan tai tämän osoittaman testaajan on työntekijän pyynnöstä annettava työntekijälle maksutta henkilö- ja soveltuvuusarvioinnissa annettu kirjallinen lausunto. Jos lausunto on annettu työnantajalle suullisena, työntekijän tulee saada selvitys lausunnon sisällöstä. Työnantaja vastaa viime kädessä siitä, että työntekijä saa lausunnon.

Informointivelvollisuus ja yhteistoimintamenettely

Laki yksityisyyden suojasta työelämässä 4 §:n 2 momentti asettaa työnantajalle korostetun informointivelvollisuuden. Mikäli työnantaja hankkii työntekijästä tietoja tämän luotettavuuden selvittämiseksi, tulee työnantajan kertoa tällaisten tietojen hankkimisesta etukäteen. Muualta kuin työtekijältä itseltään kerätyistä tiedoista ja niiden sisällöstä työnantajan on kerrottava työntekijälle, ennen kuin tietoja käytetään työntekijää koskevaan päätöksentekoon. Työnantaja on velvollinen informoimaan työntekijää oma-aloitteisesti. Työnantaja tai tämän edustaja, joka tahallaan rikkoo tai törkeästä huolimattomuudesta rikkoo edellä sanottua ilmoitusvelvollisuutta, voidaan tuomita laki yksityisyyden suojasta työelämässä rikkomisesta sakkoon.

Lisäksi työnantajan tiedonantovelvollisuudesta on voimassa, mitä henkilötietolain 24 §:n mukaisesti rekisterinpitäjän informointivelvoitteesta säädetään. Rekisterinpitäjän/työnantajan on henkilötietoja kerätessään huolehdittava siitä, että rekisteröity/työntekijä voi saada tiedon rekisterinpitäjästä ja tarvittaessa tämän edustajasta, henkilötietojen käsittelyn tarkoituksesta sekä siitä, mihin tietoja säännönmukaisesti luovutetaan, samoin kuin ne tiedot, jotka ovat tarpeen rekisteröidyn oikeuksien käyttämiseksi asianomaisessa henkilötietojen käsittelyssä. Tiedot on annettava henkilötietoja kerättäessä ja talletettaessa tai, jos tiedot hankitaan muualta kuin rekisteröidyltä itseltään ja tietoja on tarkoitus luovuttaa, viimeistään silloin kun tietoja ensi kerran luovutetaan. Mikäli työntekijä on jo saanut nämä tiedot, voidaan informointivelvoitteesta poiketa 24 §:n 2 momentin 1 kohdan mukaisesti.

Tietosuojavaltuutettu kiinnitti lisäksi huomiota siihen, että laki yksityisyyden suojasta työelämässä 4 §:n 3 momentin mukaan henkilötietojen kerääminen työhön otettaessa ja työsuhteen aikana kuuluu yhteistoiminnasta yrityksissä annetussa laissa (334/2007), yhteistoiminnasta valtion virastoissa ja laitoksissa annetussa laissa (651/1988) sekä työnantajan ja henkilöstön välisestä yhteistoiminnasta kunnissa annetussa laissa (449/2007) tarkoitetun yhteistoimintamenettelyn piiriin (13.4.2007/457).

Työnantajan tulee neuvotella henkilöstön edustajien kanssa päättäessään uusien henkilötietojärjestelmien käyttöönotosta ja niiden sisällöstä, kuten muistakin kerättävistä tiedoista mukaan lukien erilaisilla testeillä saatavat tiedot. Yhteistoimintamenettelyssäkään ei voida sopia sellaisten tietojen keräämisestä, jotka eivät täytä lain tarpeellisuusvaatimusta.

Tietosuojavaltuutettu kiinnitti lopuksi huomiota siihen, että yhteistoimintamenettelyiden toteutumisen valvonta kuuluu ammattiliitoille.

 
Julkaistu 4.9.2015