Ammattikorkeakoulussa opiskelevien henkilötietojen luovuttaminen opiskelijakunnalle

Tietosuojavaltuutetun kannanotto 24.4.2006
Dnro 2398/452/2005

Asia

Voiko ammattikorkeakoulu luovuttaa opiskelijoiden yhteystietoja opiskelijakunnalle, jotta kaikille opiskelijoille voitaisiin tiedottaa opiskelijakunnan perustamisesta. Opiskelijakunta halusi myös päivittää ylläpitämäänsä jäsenrekisteriä opiskelijarekisterin tietojen perusteella saadakseen tietää, opiskeleeko jäseneksi hakeva ammattikorkeakoulussa ja mikä hänen osoitteensa on.

Kannanotto

Koska jäsenyys on vapaaehtoista, opiskelijakunta voi käsitellä vain jäseneksi hakevien tai jäsentensä henkilötietoja. Sillä ei ole oikeutta saada kaikkien oppilaitoksessa opiskelevien yhteystietoja. Toisessa kysymyksessä tietosuojavaltuutettu suositteli, että jäseneksi hakevalta pyydetään suostumus tietojensa päivittämiseen opiskelijarekisteristä.

Perustelut

Jäsenten nimet ja yhteystiedot ovat henkilötietoja, joiden käsittelyyn sovelletaan henkilötietolakia. Rekisterinpitäjällä, joka vastaa henkilötietojen käsittelystä, tarkoitetaan sitä tahoa, jonka käyttöä varten henkilörekisteri perustetaan ja jolla on oikeus määrätä henkilörekisterin käytöstä. Opiskelijakunta toimii jäsenrekisterinsä rekisterinpitäjänä.

Ammattikorkeakoululain 42a §:n mukaan ammattikorkeakoulussa on opiskelijakunta, johon voivat kuulua ammattikorkeakoulun päätoimiset opiskelijat ja opiskelijakunnan jäsenikseen hyväksymät muut ammattikorkeakoulun opiskelijat. Hallitus ehdotti lisättäväksi ammattikorkeakoululakiin säännökset opiskelijakunnista, joihin kuuluisivat kaikki ammattikorkeakoulun päätoimiset opiskelijat (HE 24/2004). Perustuslakivaliokunta kuitenkin katsoi, että säännös pakkojäsenyydestä on vastoin perustuslaissa turvattua yhdistymisvapautta. Jäsenyys opiskelijakunnassa on näin ollen ammattikorkeakoulun opiskelijalle vapaaehtoista (SiVM 2/2005 vp ja PeVL 39/2004 vp).

Perustuslakivaliokunnan tavoin sivistysvaliokunta piti tärkeänä, että oppilaskunnista, niiden asemasta ja tehtävistä tiedotetaan opiskelijoille. Ammattikorkeakoulu ylläpitää rekisterinpitäjänä opiskelijarekisteriä sille toimiluvassa määrätyn koulutustehtävän mukaisesti. Tiedottaminen olisi tietosuojavaltuutetun käsityksen mukaan asiallisesti perusteltua ammattikorkeakoulun toiminnan kannalta ja yhteensopivaa opiskelijatietojen käsittelyn tarkoituksen kannalta, mitä henkilötietolain 6 § ja 7 § edellyttävät. Sen vuoksi tiedottamisesta voisi tietosuojavaltuutetun käsityksen mukaan huolehtia ammattikorkeakoulu, joka voisi tässä käyttää hyväksi opiskelijarekisteriään.

Opiskelijoiden henkilötietojen antamisessa ammattikorkeakoulun opiskelijarekisteristä opiskelijakunnalle on kyse henkilötietojen luovuttamisesta. Julkisten henkilötietojen antamisesta säädetään viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (julkisuuslaki) 16 §:n 3 momentissa. Sen mukaan luovutuksen saajalla tulee olla henkilötietolain mukainen oikeus tallettaa ja käyttää sellaisia henkilötietoja. Opiskelijakunnalla on henkilötietolain 8 §:n 1 momentin 5 kohdan perusteella oikeudellinen peruste käsitellä jäsentensä henkilötietoja (asiallinen yhteys). Tämän kohdan perusteella se ei voi käsitellä niiden opiskelijoiden henkilötietoja, jotka eivät ole liittyneet jäseniksi. Osoitetiedot voivat olla julkisuuslain 24 §:n 31 kohdan mukaan myös salassa pidettäviä. Salassa pidettävien tietojen luovuttamisesta säädetään julkisuuslain 7 luvussa.

Opiskelijakunta voi henkilötietolain 9 §:n mukaan käsitellä sellaisia jäsentensä henkilötietoja, jotka voidaan katsoa tarpeellisiksi sen toiminnassa. Yhteystiedot ovat tarpeellisia opiskelijakunnan ja jäsenen välisessä yhteydenpidossa. Koska opiskelijakuntaan voi edellä mainitun lain mukaan kuulua vain ammattikorkeakoulun päätoimiset opiskelijat ja opiskelijakunnan hyväksymät muut ammattikorkeakoulun opiskelijat, tieto siitä, että jäsen on oppilaitoksen opiskelija, voidaan katsoa tarpeelliseksi tiedoksi.

Tietosuojavaltuutettu ei nähnyt estettä sille, että jäseneksi hakevan tai jäsenen julkiset yhteystiedot ja tieto siitä, että hän on koulun opiskelija, saadaan ammattikorkeakoulun opiskelijarekisteristä. Ongelmana on lähinnä se, että tiedustellessaan ammattikorkeakoulusta jäseneksi hakevan tietoja, opiskelijakunta samalla luovuttaa oppilaitokselle tiedon jäsenhakemuksesta tai jäsenyydestä. Ottaen huomioon, että jäsenyys on vapaaehtoista, tietosuojavaltuutettu suositteli, että jäsenhakemukseen liitetään kohta, jossa tällaiseen tietojen luovutukseen pyydetään jäseneksi hakevan suostumus. Samalla voidaan pyytää suostumus jäsenen tietojen tulevaan päivittämiseen opiskelijarekisteristä. Tässä yhteydessä tulee myös huolehtia siitä, että jäseneksi hakeva saa henkilötietolain 24 §:ssä säädetyt tiedot henkilötietojensa käsittelystä.

Sovelletut säännökset

Henkilötietolaki: 3 § 1, 2, 4 ja 7 kohta, 6 §, 7 §, 8 § 1 momentti 5 kohta, 9 §, 24 §
Julkisuuslaki: 16 § 3 momentti, 24 § 31 kohta ja 7 luku

 
Julkaistu 27.1.2014