Uusia säännöksiä sosiaalihuollon asiakastietojen kirjaamisesta ja säilyttämisestä

Julkaistu 8.4.2015  Päivitetty 17.4.2015

Huhtikuun alussa on tullut voimaan laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista (254/2015; myöhemmin asiakasasiakirjalaki), jossa säädetään asiakastietojen kirjaamisesta ja säilyttämisestä sosiaalihuollossa. Sosiaalihuollossa sovelletaan myös henkilötietolakia, mutta tarkkoja säännöksiä sosiaalihuollossa kirjattavista tiedoista tai niiden säilytysajoista ei ole aiemmin ollut olemassa. Uuden lain myötä sosiaalihuoltoon muodostuu kaksi rekisteriä; sosiaalihuollon ilmoitusrekisteri ja sosiaalihuollon asiakasrekisteri. Osa lain säännöksistä on jo voimassa ja osa astuu voimaan laissa olevan siirtymäsäännöksen mukaisesti myöhemmin.

Asiakasasiakirjalaissa on säännöksiä mm. asiakasasiakirjoihin kirjattavista perustiedoista, tietojen luovuttamista ja saamista koskevista merkinnöistä ja alaikäisen asiakkaan kielto-oikeuden kirjaamisesta. Lisäksi säännöksiä on mm. siitä, minkälaisia tietoja kirjataan asiakirjatyypeittäin sekä asiakastietojen kirjaamisesta sisäisessä yhteistyössä ja organisaatioiden välisessä monialaisessa yhteistyössä. Tiedot tulee kirjata määrämuotoisina asiakirjoina sen jälkeen, kun Terveyden ja hyvinvoinnin laitos on antanut tarkemmat määräykset sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen rakenteista ja asiakasasiakirjoihin merkittävistä tiedoista. Laissa on myös sosiaalihuollon eri palvelutehtävissä laadittujen ja kerättyjen asiakasasiakirjojen säilytysajat.

Asiakasasiakirjalain mukaan kunnallisessa sosiaalihuollossa on vain kaksi rekisteriä, jotka ovat sosiaalihuollon ilmoitusrekisteri ja sosiaalihuollon asiakasrekisteri. Niihin tiedot talletetaan sosiaalihuollon palvelutehtävittäin eriteltyinä. Kaikista asiakirjoista on käytävä ilmi, mihin palvelutehtävään tai palvelutehtäviin ne liittyvät. Terveyden ja hyvinvoinnin laitos antaa määräykset sosiaalihuollon palvelutehtävien luokituksesta. Ilmoitusrekisteriin talletetaan yksityisen henkilön palvelutarpeen selvittämiseksi tehdyt ilmoitukset ja pyynnöt sekä niiden käsittelyä koskevat tiedot. Muut asiakasasiakirjat talletetaan sosiaalihuollon asiakasrekisteriin. Yksityisessä sosiaalihuollossa on vain sosiaalihuollon asiakasrekisteri, johon asiakastiedot talletetaan palvelutehtävittäin. Sosiaalihuollon henkilörekistereitä koskevaa säännöstä sovelletaan silloin, kun organisaatio liittyy valtakunnalliseen sosiaalihuollon arkistoon, kuitenkin viimeistään 1.1.2021.

Asiakasasiakirjalain mukaan asiakastietojen henkilötietolain mukaisena rekisterinpitäjänä on palvelunjärjestäjä. Palvelunjärjestäjä on ensinnäkin palvelunantaja, jolla on viranomaisena velvollisuus huolehtia asiakkaan lakiin tai viranomaisen päätökseen perustuvasta palvelun tai etuuden saannista. Rekisterinpitäjä on siten kunnallisessa sosiaalihuollossa sosiaalihuollosta kunnassa vastaava toimielin tai toimielimet, esimerkiksi perusturvalautakunta tai sosiaali- ja terveyslautakunta tai niiden asianomainen jaosto. Kuntayhtymän asianomainen toimielin on rekisterinpitäjä silloin, jos kuntayhtymä on sosiaalihuollon palvelunjärjestäjä. Sosiaaliviranomainen on rekisterinpitäjä silloinkin, kun se palvelunjärjestäjänä ostaa sosiaalihuollon palveluja yksityisiltä palvelunantajilta tai esimerkiksi muilta kunnilta. Yksityinen sosiaalihuollon palvelunantaja on palvelunjärjestäjä ja rekisterinpitäjä silloin, kun annettava palvelu perustuu yksityisen palvelunantajan ja asiakkaan väliseen sopimukseen. Esimerkiksi vanhus hakeutuu itse suoraan hoivakotiin ja maksaa itse sieltä saamansa palvelut. Sen sijaa silloin, kun palvelunjärjestäjänä on kunnallinen sosiaaliviranomainen, niin yksityinen palvelunantaja toimii vain palveluntuottajana tai palveluntoteuttajana ja käsiteltävät asiakastiedot ovat sosiaaliviranomaisen rekisteritietoja. Asiakasasiakirjalaissa on myös säännöksiä siitä, mistä palveluntuottaja, palveluntoteuttaja ja rekisterinpitäjänä toimiva palvelunjärjestäjä vastaavat. Näitä säännöksiä voidaan soveltaa heti tai viimeistään 1.1.2016 alkaen.

Lisätietoja asiasta antaa tietosuojavaltuutettu Reijo Aarnio, puhelin 029 56 66730 ja ylitarkastaja Marita Höök, puhelin 029 56 66738.